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¡Hola, entusiastas de la hospitalidad! 👋
Ahora que tu herramienta de facturación está configurada en Amenitiz, vamos a desbloquear todo su potencial activando la numeración secuencial en InvoiceXpress y asegurando una integración perfecta con el Portal das Finanças. Es crucial completar estos pasos para cumplir completamente con las leyes fiscales portuguesas y poder exportar el archivo SAF-T. ⚠️
¿Qué es el SAF-T? 🤔
El SAF-T (Archivo Estándar de Auditoría para Impuestos) es un estándar internacional para el intercambio electrónico de datos contables fiables de las organizaciones a la autoridad fiscal nacional. En Portugal, los archivos SAF-T simplifican la presentación de información relacionada con impuestos y son una parte crucial del cumplimiento fiscal. Deben generarse en escenarios específicos como la presentación mensual, facilitando la auditoría automática por parte de las autoridades fiscales.
Parte 1: Configura tus datos en Acesso.gov.pt
Antes de que InvoiceXpress pueda gestionar secuencias, necesitas un usuario autorizado configurado en el portal Acesso.gov.pt con permisos específicos:
Mira el tutorial ▶️👇
Guía paso a paso 👩💻
1️⃣ Visita acesso.gov.pt.
Si ya tienes un usuario, simplemente inicia sesión y selecciona la opción "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice" como operación autorizada.
Si no tienes un usuario, crea uno y asegúrate de marcar "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice" como una de las operaciones autorizadas.
2️⃣ Envía los cambios para finalizar la configuración de tus permisos.
Parte 2: Configura tu cuenta de InvoiceXpress
Con los permisos establecidos en Acesso.gov.pt, ahora puedes configurar los ajustes de comunicación en InvoiceXpress para gestionar secuencias:
1️⃣ Ve a la página de gestión de Secuencias bajo Preferencias de la Cuenta → Documentos, y selecciona "Secuencias".
2️⃣ Haz clic en "Configuración" en "Comunicación con AT":
Si ya tienes credenciales de Comunicación Automática para AT configuradas, puedes usar estas o ingresar nuevas credenciales. Luego, haz clic en "Guardar".
Si no tienes los permisos para la Comunicación Automática con AT, introduce los datos de Subusuario y Contraseña y haz clic en "Guardar".
3️⃣ Las credenciales ahora están introducidas, y el registro de secuencia se puede realizar durante el proceso de creación de secuencia.
Parte 3: Crea y registra una nueva secuencia, o registra una secuencia existente
Después de configurar la comunicación con la Autoridad Fiscal (AT), está todo listo para el último paso de configuración, que implica crear nuevas secuencias y registrar nuevas o existentes. Esta decisión depende de si deseas empezar de nuevo o continuar con las secuencias existentes.
Mira el tutorial ▶️👇
Guía paso a paso 👩💻
1️⃣ Para crear una nueva secuencia:
En el menú de Secuencias, haz clic en el botón “Crear Nueva Serie”. Asegúrate de que la comunicación con AT esté activa.
Elige el nombre para la nueva secuencia. Si deseas que esta secuencia sea la predeterminada para todas las nuevas facturas, activa la opción Usar esta Secuencia por defecto. Finalmente, haz clic en Guardar y Registrar.
2️⃣ Para registrar una secuencia existente:
Para registrar una secuencia existente que ya tiene documentos emitidos, simplemente haz clic en el botón "Registrar Secuencia" después de seleccionar la secuencia deseada. Esta acción permite la inclusión del ATCUD en todos los documentos emitidos a partir de esa fecha en adelante.
Parte 4: Activa la comunicación de la información de facturas a la Autoridad Tributaria (Autoridade Tributária)
Hay 2 métodos para hacer esto:
- Manualmente - Una vez al mes, exporta el informe SAF-T XML desde InvoiceXpress y envíalo a la Autoridad Tributaria (puedes ver todos los pasos en este artículo).
- Automáticamente - Comunica automáticamente a través de InvoiceXpress (consulta cómo configurarlo en este artículo).
❗️Según las reglas de AT, durante un año calendario una empresa solo puede comunicar su facturación por un único método. El que elijas en InvoiceXpress debería ser el que uses al menos hasta el final de ese año.
Parte 5: Entendiendo y gestionando los indicadores de estado
Una vez que hayas seguido meticulosamente los pasos anteriores, tu herramienta de facturación de Amenitiz mostrará uno de tres posibles indicadores de estado:
🟢 Facturación activada (Verde): ¡Todo listo! Tu herramienta ha sido activada con éxito y estás listo para comenzar a emitir facturas.
🟡 Activación de la facturación pendiente (Amarillo): Tu registro está en revisión. Podría tomar algunos días para completar la activación.
🔴 Activación de la facturación fallida (Rojo): Algo está mal. Es hora de un poco de trabajo detectivesco: revisa todos los detalles que has enviado y realiza los ajustes o adiciones necesarios.
❗️Puede tomar hasta 30 días para que la activación del sistema de facturación en Portugal se complete. Piénsalo como un fino vino de Oporto envejeciendo a la perfección.
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