Activa y conecta Chekin: recopilación de información de huéspedes y envío automático al SEF 🪪 🇵🇹

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Sara V
  • Actualización

Tiempo de lectura: 5 minutos

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¡Hola, estimados hoteleros!

Prepárate para optimizar la gestión de tus huéspedes y asegurar el cumplimiento legal sin esfuerzos con la integración de Chekin a través de tu cuenta de Amenitiz. Esta guía está diseñada específicamente para propiedades en Portugal 🇵🇹, mostrando cómo recopilar y enviar automáticamente la información de los huéspedes al SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras), mejorando así los procesos de check-in y asegurando el cumplimiento con las leyes locales. 🚔

 

Características clave de la integración de Chekin:

🔄 Sincronización de datos: Sincroniza automáticamente los detalles de reservas y contactos de huéspedes desde Amenitiz a Chekin, asegurando que tus registros estén siempre actualizados y sean consistentes.

🧑‍⚖️ Cumplimiento legal: Gestiona fácilmente la información legal configurando los detalles de tu perfil SIBA/SEF en Chekin. Personaliza la frecuencia con la que recopilas datos con comunicaciones por correo electrónico automatizadas antes de la llegada de los huéspedes.

📲 Autogestión por parte del huésped: Permite que los huéspedes proporcionen cómodamente su información de identificación usando sus móviles, mediante foto o entrada manual, mejorando la experiencia de check-in.

📤 Envíos automáticos al SEF: Chekin envía automáticamente la información de los huéspedes al SEF cada noche a las 11 pm, facilitando el cumplimiento oportuno y sin intervención manual.

🔔 Aunque Chekin se integra perfectamente con Amenitiz, opera como una plataforma independiente. Toda la gestión y las operaciones diarias deben realizarse a través de la interfaz de Chekin (www.chekin.com), equipada con herramientas especializadas adaptadas a las necesidades de tu propiedad. Esta disposición permite que ambos sistemas aprovechen sus fortalezas, asegurando una experiencia de usuario cohesiva

Parte 1. Activando Chekin en Amenitiz

Mira nuestro tutorial 👇▶️

 

Paso a paso 👩‍💻

1️⃣ Comienza accediendo a tu área de administración en Amenitiz y seleccionando la sección 'Marketplace'. Escribe 'Chekin' en la barra de búsqueda y prepárate para activar este servicio crucial.

2️⃣ Haz clic en ‘Activar’. Es esencial crear tu cuenta de Chekin a través de Amenitiz para asegurar una sincronización perfecta. ❗ Evita la creación directa de la cuenta en el sitio web de Chekin para prevenir problemas de integración.

3️⃣ Rellena los detalles de tu cuenta personal (correo electrónico y contraseña).

4️⃣ Elige entre ‘Hotel’ y ‘Alquiler vacacional’ según el tipo de operación que manejas (si tienes más de una cuenta en SIBA, entonces debes elegir ‘Alquiler vacacional’).

Esta decisión influye en la configuración inicial y en la naturaleza de la información que Chekin gestionará para ti. Una vez creada la cuenta, no podrás cambiarla. Si deseas cambiar el tipo de propiedad, tendrás que eliminar la cuenta existente y crear una nueva a través del Marketplace de Amenitiz nuevamente. ⚠️ 

Parte 2. Configuración inicial en Chekin después del inicio de sesión

Paso 1 - Configuración de propiedades

Mira los tutoriales 👇▶️

1.

2.

 

Paso a paso 👩‍💻

Accede a tu cuenta recién creada en www.chekin.com.

1️⃣ Ve a la pestaña 'Propiedades' y haz clic en el nombre de tu propiedad.

2️⃣ En la primera sección, ‘Información de la propiedad’, verifica que la información de tu propiedad sea precisa y que todos los campos estén completos. ❗ Siempre haz clic en ‘Guardar cambios’.

3️⃣ En la segunda sección, ‘Check-in online’, activa la opción ‘Enviar check-in online a los huéspedes automáticamente’ y selecciona cuándo deseas enviar el formulario (ya sea ‘Cuando se crea la reserva’, o ‘24h antes del check-in’, por ejemplo). Siempre haz clic en ‘Guardar cambios’.

4️⃣ En la tercera sección, ‘Legal’, conéctate al portal SIBA (SEF) e introduce los detalles necesarios para la integración legal. Primero, activa la opción ‘Activar el envío automático de datos de huéspedes a tu cuenta policial’ y procede a insertar tus credenciales, dadas en el momento de registro en SIBA (el número de establecimiento suele ser 0). Siempre haz clic en ‘Guardar cambios’.

 

¿Cómo sé que está correctamente configurado? 🤔

 

 

 

 

Paso 2 - Confirmar reservas

Gestión de reservas:

Ve a la pestaña ‘Reservas’ para monitorear la completitud y transmisión de datos de los huéspedes. Cada huésped mostrará un estado:

☑️ Completado: todos los datos del huésped fueron recopilados y luego enviados al SEF.

 

👮 Incompleto/Retenido: la información del huésped estaba parcial o completamente sin llenar, impidiendo su transmisión al SEF.

 

Si los huéspedes no han llenado el formulario, puedes reenviarlo manualmente por correo electrónico o copiar el enlace y pegarlo en un mensaje personalizado. 👇

 

Si los datos no se envían automáticamente a la hora programada de las 11 pm (hora local) al SEF, también puedes hacerlo manualmente. Entra en la reserva con estado incompleto y en la sección ‘Policía (Check-in)’ haz clic en ‘enviar manualmente’. 👇

Asegúrate de que el perfil de tu SIBA tenga el ‘Método de Envio’ establecido en ‘Página no Portal' para una interfaz precisa. ‘Web Services’ podría causar que los datos no se envíen al SEF. 

💡 Consejo adicional: Usa la aplicación Chekin para gestionar operaciones desde cualquier lugar. Descárgala aquí:
iOS
Android

Después de que un huésped haya completado el formulario en línea enviado por Chekin, es posible importar esta información a Amenitiz 🙌 (para aprender cómo hacerlo, consulta este artículo).

Seguir estos pasos transformará la gestión de tu propiedad, liberando más tiempo para ofrecer una experiencia excepcional a los huéspedes. 🌟

 

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