Activa y conecta Chekin: recopilación de información de huéspedes y envío automático a la Polizia di Stato e ISTAT 🪪🇮🇹

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Sara V
  • Actualización

Tiempo de lectura: 5 minutos

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¡Hola, estimados hoteleros!

Prepárate para optimizar la gestión de tus huéspedes y asegurar el cumplimiento legal sin esfuerzos con la integración de Chekin a través de tu cuenta de Amenitiz. Esta guía está diseñada específicamente para propiedades en Italia 🇮🇹, mostrando cómo recopilar y enviar automáticamente la información de los huéspedes tanto a la Polizia di Stato como al ISTAT, mejorando así los procesos de check-in y asegurando el cumplimiento con las regulaciones locales. 🚔

 

Características clave de la integración de Chekin:

🔄 Sincronización de datos: Sincroniza automáticamente los detalles de reservas y contactos de huéspedes desde Amenitiz a Chekin, asegurando que tus registros estén siempre actualizados y sean consistentes.

🧑‍⚖️ Cumplimiento legal: Gestiona fácilmente la información legal configurando tus perfiles en Chekin para la Polizia di Stato y el ISTAT. Personaliza la frecuencia con la que recopilas datos con comunicaciones por correo electrónico automatizadas antes de la llegada de los huéspedes.

📲 Autogestión por parte del huésped: Permite que los huéspedes proporcionen cómodamente su información de identificación usando sus móviles, mediante foto o entrada manual, mejorando la experiencia de check-in.

📤 Envíos automáticos: Chekin envía automáticamente la información de los huéspedes a la Polizia di Stato cada noche a las 11 PM, facilitando el cumplimiento oportuno y sin intervención manual.

🔔 Aunque Chekin se integra perfectamente con Amenitiz, opera como una plataforma independiente. Toda la gestión y las operaciones diarias deben realizarse a través de la interfaz de Chekin (www.chekin.com), equipada con herramientas especializadas adaptadas a las necesidades de tu propiedad. Esta disposición permite que ambos sistemas aprovechen sus fortalezas, asegurando una experiencia de usuario cohesiva

Parte 1. Activando Chekin en Amenitiz

Mira nuestro tutorial 👇▶️

 

Paso a paso 👩‍💻

1️⃣ Comienza accediendo a tu área de administración en Amenitiz y seleccionando la sección 'Marketplace'. Escribe 'Chekin' en la barra de búsqueda y prepárate para activar este servicio crucial.

2️⃣ Haz clic en ‘Activar’. Es esencial crear tu cuenta de Chekin a través de Amenitiz para asegurar una sincronización perfecta. ❗ Evita la creación directa de la cuenta en el sitio web de Chekin para prevenir problemas de integración.

3️⃣ Rellena los detalles de tu cuenta personal (correo electrónico y contraseña).

4️⃣ Elige entre ‘Hotel’ y ‘Alquiler vacacional’ según el tipo de operación que manejas.

Esta decisión influye en la configuración inicial y en la naturaleza de la información que Chekin gestionará para ti. Una vez creada la cuenta, no podrás cambiarla. Si deseas cambiar el tipo de propiedad, tendrás que eliminar la cuenta existente y crear una nueva a través del Marketplace de Amenitiz nuevamente. ⚠️ 

Parte 2. Configuración inicial en Chekin después del inicio de sesión

Paso 1 - Configuración de propiedades

Mira los tutoriales 👇▶️

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Paso a paso 👩‍💻

Accede a tu cuenta recién creada en www.chekin.com.

1️⃣ Ve a la pestaña 'Propiedades' y haz clic en el nombre de tu propiedad.

2️⃣ En la primera sección, ‘Información de la propiedad’, verifica que la información de tu propiedad sea precisa y que todos los campos estén completos. ❗ Siempre haz clic en ‘Guardar cambios’.

3️⃣ En la segunda sección, ‘Check-in online’, activa la opción ‘Enviar check-in online a los huéspedes automáticamente’ y selecciona cuándo deseas enviar el formulario (ya sea ‘Cuando se crea la reserva’, o ‘24h antes del check-in’, por ejemplo). Siempre haz clic en ‘Guardar cambios’.

4️⃣ En la tercera sección, ‘Legal', conéctate a los portales de Polizia di Stato e ISTAT e introduce los detalles necesarios para la integración legal. Primero, activa la opción ‘Activar el envío automático de datos de los huéspedes a tu cuenta policial’ y procede a insertar tus credenciales de Polizia di Stato. Siempre haz clic en ‘Guardar cambios’. Segundo, activa la opción ‘Activar el envío automático de datos de los huéspedes a tu cuenta ISTAT’ e inserta tu información de ISTAT.

 

¿Cómo sé que está correctamente configurado? 🤔

 

 

 

 

Paso 2 - Confirmar reservas

Gestión de reservas:

Ve a la pestaña ‘Reservas’ para monitorear la completitud y transmisión de datos de los huéspedes. Cada huésped mostrará un estado:

☑️ Completado: todos los datos del huésped fueron recopilados y luego enviados a las respectivas autoridades.

 

👮 Incompleto/Retenido: la información del huésped estaba parcial o completamente sin rellenar, impidiendo su transmisión a las autoridades.

 

Si los huéspedes no han llenado el formulario, puedes reenviarlo manualmente por correo electrónico o copiar el enlace y pegarlo en un mensaje personalizado. 👇

 

Si los datos no se envían automáticamente a la hora programada de las 11 PM (hora local) a las autoridades, también puedes hacerlo manualmente. Entra en la reserva con estado incompleto y en la sección ‘Policía (Check-in)’ haz clic en ‘enviar manualmente’. 👇

💡 Consejo adicional: Usa la aplicación Chekin para gestionar operaciones desde cualquier lugar. Descárgala aquí:
iOS
Android

Después de que un huésped haya completado el formulario en línea enviado por Chekin, es posible importar esta información a Amenitiz 🙌 (para aprender cómo hacerlo, consulta este artículo).

Seguir estos pasos transformará la gestión de tu propiedad, liberando más tiempo para ofrecer una experiencia excepcional a los huéspedes. 🌟

 

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