Chapitre 1 : Les bases d'Amenitiz !

Bonjour et bienvenue dans le premier chapitre d’Amenitiz Academy sur les bases de la plateforme ! Ce chapitre sera divisé en 11 modules pour vous apprendre les premiers paramétrages de la plateforme. Vous pouvez ouvrir le menu déroulant du module qui vous intéresse si vous ne souhaitez voir que l'un d'entre eux en particulier. Si vous ne vous sentez pas à l'aise, suivez-les dans l'ordre, et nous irons pas à pas ! 👣

Le but de ce chapitre est de vous fournir tous les éléments et étapes nécessaires pour un bon début sur la plateforme, ce sera majoritairement des tâches qu'il vous suffira d'exécuter une seule fois !💡

Les vidéos sont disponibles à tout moment, vous pouvez donc les visionner à nouveau si besoin. Une grande partie des réponses aux questions que vous vous posez se trouvent dedans ! 📹

Toute l’équipe vous souhaite une excellente navigation et est ravie de vous compter parmi nos collaborateurs.

Bon visionnage et bon apprentissage. ☀️

Amenitiz et toute son équipe

• Dans ce court tutoriel, vous verrez comment vous connecter à votre espace personnel sur Amenitiz !
  

   

   

  Voici les étapes à suivre pour vous connecter à votre espace personnel :

  1️⃣ Allez sur https://amenitiz.com/fr/ 

  2️⃣ Cliquez sur "Connexion".

  3️⃣ Entrez votre email et mot de passe.

  🔄 Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe cliqué sur Mot de passe oublié ?

  4️⃣ Cliquez sur "Se connecter".

• Dans ce court tutoriel, vous verrez comment remplir les informations générales de votre propriété, cette partie vous permettra d’indiquer à vos clients comment vous contacter et retrouver votre bien.
  

   

   

  Voici les étapes à suivre pour compléter vos informations générales :

  1️⃣ Cliquez sur "La propriété".

  2️⃣ Cliquez sur "Général".

  3️⃣ Renseignez vos informations.

  ➡️ "Numéro de téléphone optionnel" et "Siret" ne sont pas obligatoires.

  4️⃣ Une fois que tout est rempli cliquez sur "Enregistrer".

• Dans ce court tutoriel, vous apprendrez à créer et modifier votre propriété, c’est ici que vous allez vraiment pouvoir la mettre en valeur et ainsi sortir du lot.
  

   

  Voici les étapes à suivre pour créer et éditer un établissement :

  1️⃣ Toujours dans "La propriété" allez ensuite dans " Chambres".

  2️⃣ Cliquez sur "Commencer" ou "Ajouter un nouveau logement".

  3️⃣ Renseignez toutes les informations et cliquez sur "Enregistrer".

  🔁 Répetez le processus, si vous possédez d'autres hébergements.

• Dans ce court tutoriel, vous verrez comment créer une tarification par personne, cette fonction vous permet d’adapter le prix de votre bien tout en prenant en compte le nombre de voyageurs.
  

   

   

  Voici les étapes à suivre pour définir un prix par personne :

  1️⃣ Toujours dans "Chambres".

  2️⃣ Cliquez sur votre "Désactivée" sur votre annonce et changez pour "Activée".

  3️⃣ Cliquez sur "Ajouter un prix par personne".

  4️⃣ Définissez le nombre de personnes, le type de variation que vous souhaitez proposer et le montant de la variation.

  5️⃣ Cliquez sur "Créer".

  🔁 N'oubliez pas de répéter ces actions pour toutes les personnes non incluses dans le prix par défaut et gardez à l'esprit que la variation dépend du prix par défaut ! 🧠

• Dans ce court tutoriel, vous verrez comment paramétrer les horaires de check-in & check-out. Une fois ces horaires définis vos voyageurs pourront les voir au moment de leur réservation et posséderont donc déjà l’information.
  

   

   

  Voici les étapes à suivre pour configurer votre Checkin & out :

  1️⃣ Dans l'onglet "La propriété" cliquez sur "Check-in/out".

  2️⃣ Une fois dans cet onglet, configurez une plage horaire pour l'arrivée et le départ. ⏰

  3️⃣ Ajoutez des instructions d'arrivée/départ si besoin.

  4️⃣ Cliquez sur "Enregistrer".

• Dans ce court tutoriel, vous verrez comment ajouter ou supprimer des équipements.
  

   

   

  Voici les étapes à suivre pour modifier, ajouter ou supprimer des équipements :

  1️⃣ Toujours dans l'onglet "La propriété" cliquez sur "Équipements".

  2️⃣ Une fois dans cet onglet, il sera possible de changer le nom d'un équipement ou de le supprimer.

  3️⃣ Il sera également possible d'ajouter un nouvel équipement et le nommer, suite à cela il apparaîtra dans la liste.

  4️⃣ Retournez sur votre annonce et cochez l'équipement pour le faire apparaître au sein de votre annonce.

• Dans ce court tutoriel, vous verrez comment paramétrer votre taxe de séjour si votre bien est classé.
  

   

   

  Voici les étapes à suivre pour la configurer :

  1️⃣ Dans l'onglet "Paramètres" cliquez sur "Taxes".

  2️⃣ Une fois dans cet onglet, il sera possible de définir si la taxe est identique pour les différents logements ainsi que si elle est inclue ou non dans le prix de la chambre.

  3️⃣ Cliquez sur "Nouvelle taxe de séjour" et renseigner le nom de la taxe ainsi que son montant.

  4️⃣ Pensez à bien sauvegarder votre choix 😉.

• Dans ce court tutoriel, vous verrez comment paramétrer votre taxe de séjour si c’est un pourcentage du montant de la réservation.
  

   

   

  Voici les étapes à suivre pour la configurer :

  1️⃣ Dans l'onglet "Moteur de rés." cliquez sur "Extras".

  2️⃣ Une fois dans cet onglet, il faudra cliquez sur "Créer un nouvel extra" .

  3️⃣ Renseignez les informations demandées au fur et à mesure et surtout une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur "Sauvegarder".

• Dans ce court tutoriel, vous découvrirez les paramètres de base de l’outil de facturation. Ainsi vous aurez juste à rentrer les informations de vos clients pour créer des factures en toute simplicité.
  

   

   

  Voici les étapes à suivre pour paramétrer votre outil de facturation :

  1️⃣ Dans l'onglet "Factures" cliquez sur "Réglages".

  2️⃣ Une fois dans cet onglet, il sera possible de renseigner les informations de votre entreprise.

  3️⃣ Choisissez le type d'affichage que vous voulez simplifié ou détaillé (cela aide principalement à regrouper les lignes par catégorie pour une lecture plus facile). Vous pouvez également écrire un pied de page, choisir des couleurs et ajouter votre logo.

  4️⃣ Une fois ces étapes complétées, n'oubliez pas de "Sauvegarder"

• Dans cette section, vous verrez les différentes étapes pour paramétrer les factures SAFT sur le Portal das Finanças et via InvoiceXpress.
  

  ➡️ Pour le Portal das Finanças.

  1️⃣ Cliquez sur le lien https://invoicexpress.com/blog/comunicacao-automatica-facturas-guias-at et suivez les instructions pour vous connecter au Portal das Finanças sur votre compte personnel.

  2️⃣ Une fois connecté au Portal das Finanças, créez un nouvel utilisateur avec un nom et un mot de passe uniques. Cela permettra les connexions futures à l'espace InvoiceXpress.

  3️⃣ Sur le Portal das Finanças, assurez-vous de cocher les trois cases suivantes :

  • WFA - Communication des données de facture
  • WDT - Communication des données de document de transport
  • WSE - Communication et gestion des séries via webservice

  4️⃣ Après la configuration sur le Portal das Finanças, allez dans votre espace personnel Amenitiz et naviguez jusqu'à Factures, puis Paramètres. Ici, vérifiez que toutes les informations de votre entreprise sont correctes.

  5️⃣ Si tout est exact, cliquez sur "Activer la facturation."

  Sachez qu'il peut falloir jusqu'à 30 jours pour activer l'enregistrement du système de facturation au Portugal. L'état de traitement indique que toutes les informations sont en cours d'analyse par les autorités.❗️

  ➡️ Pour Invoice Xpress.

  1️⃣ Après avoir cliqué sur "Activer la facturation", vous recevrez un email de InvoiceXpress contenant un lien vers http://www.app.invoicexpress.com. Suivez ce lien et connectez-vous en utilisant votre email et mot de passe.

  Après avoir terminé la configuration, vous devrez changer votre mot de passe.

  2️⃣ Une fois connecté à InvoiceXpress, naviguez jusqu'à "Configurar ATCUD" puis "Comunicação com AT - Ligação Não Activa." Cliquez sur "Configurar", entrez vos identifiants du Portal das Finanças (créés dans le module précédent), et enregistrez. Le statut devrait alors lire "Ligação Ativa."

  3️⃣ Créez une nouvelle série de factures en sélectionnant "Criar Nova Serie." Il est crucial d'utiliser une série différente de celle actuellement en usage. Enregistrez cette nouvelle série.

  4️⃣ Activez la séquence une fois que vous êtes connecté avec succès. Cette activation ne peut être complétée qu'après avoir établi une connexion réussie avec l'Autorité Fiscale.

  5️⃣ Enfin, activez la communication des informations de facture à l'Autorité Fiscale (Autoridade Tributária). Il existe deux méthodes pour cela :

  • Manuellement : Exportez le rapport SAF-T XML d'InvoiceXpress mensuellement et envoyez-le à l'Autorité Fiscale. Les étapes détaillées peuvent être trouvées dans cet article.
  • Automatiquement : Configurez la communication automatique via InvoiceXpress. Les instructions pour cela sont disponibles dans cet article.
• Dans ce court tutoriel, vous verrez comment rédiger vos conditions générales de ventes. En effet ces conditions sont obligatoires et vous permettent de vous protéger en cas de litiges avec l’un de vos clients.
  

   

   

  Voici les étapes à suivre pour rédiger vos conditions générales de ventes :

  1️⃣ Dans l'onglet "Paramètres" cliquez sur "Conditions Générales".

  2️⃣ Dans cette section, vous verrez une liste d'éléments qui doivent être inclus dans vos conditions générales de vente.

  3️⃣ Pour plus d'informations, vous pouvez visiter le site web du gouvernement en cliquant ici : https://www.economie.gouv.fr/.

  4️⃣ Une fois rédigée, n'oubliez pas de "Sauvegarder".