Chapitre 5 : Les réservations

Bonjour et bienvenue dans ce sixième chapitre d’Amenitiz Academy sur les bases de la plateforme ! Ce chapitre sera divisé en 8 modules pour vous apprendre tous les secrets liés aux réservations. Vous pouvez aller au module qui vous intéresse en cliquant sur celui désiré. Si vous ne vous sentez pas à l'aise, suivez les modules, et nous irons pas à pas ! 👣

Le but de ce chapitre est de vous partager tous les secrets et détails d'une réservation. 🤫

Les vidéos sont disponibles à tout moment, vous pouvez donc les visionner à nouveau si besoin. Une grande partie des réponses aux questions que vous vous posez se trouvent dedans 📹/span

Toute l’équipe vous souhaite une excellente navigation et est ravie de vous compter parmi nos collaborateurs.

Bon visionnage et bon apprentissage. ☀️

Amenitiz et toute son équipe

• Dans ce court tutoriel, vous verrez comment créer une réservation dans le cadre d’un appel provenant d’un client et où voir le détail des réservations.
  

   

   

  Voici les étapes à suivre pour créer une réservation manuelle :

  1️⃣ Cliquez sur "Ajouter une réservation" en haut du menu.

  2️⃣ Une fois le menu ouvert, cliquez sur "Suivant" puis définissez les dates, le logement et le tarif que vous proposez au client.

  3️⃣ Ensuite il sera possible de remplir les détails de la réservation : indiquer le nombre de personnes, et modifier le prix si vous le souhaitez ainsi que d'ajouter des extras en fonction des demandes du client.

  4️⃣ Si c'est un nouveau client "Ajouter un nouveau client" sinon cherchez-le dans votre base de données.

  5️⃣ Choisissez la méthode de paiement grâce à notre solution Amenitiz Pay entre le lien de paiement, la carte de crédit, la demande de carte de crédit par e-mail, le virement bancaire SEPA ou non sélectionné si vous voulez vous occuper vous-même de ce dernier.

  6️⃣ Ajoutez un commentaire sur la réservation si besoin et "Enregistrer".

  ➡️ Enfin rendez-vous dans le détail de la réservation, pour cela deux options s'offrent à vous depuis le "Calendrier" cliquez sur une réservation ou alors depuis l'onglet "Réservation", "Voir le détails". 

• Dans ce court tutoriel, vous verrez en détails l’onglet "Résumé".
  

   

   

  Voici les informations de la section "Résumé" :

  1️⃣ L'état de paiement : vous pouvez voir en détail l'état du paiement, ce qui comprend le montant total, si le paiement est en attente, payé ou impayé avec en plus les commissions que les OTAs vous prélèvent (si la réservation vient d'une OTA). En cliquant sur "Créer un paiement" vous pourrez directement en ajouter un nouveau.

  2️⃣ Les informations de la réservation : vous pouvez ici imprimer la réservation, renvoyer le mail de confirmation, modifier les dates de séjours ou l'annuler.

  3️⃣ Les modifications possibles : vous pouvez ici ajouter un logement, modifier le logement actuel (nombre de personnes et prix), modifier les dates de séjours ou encore changer de logement. Il est également possible d'enregistrer le check-in et le check-out.

  4️⃣ Les documents : vous pouvez ici ajouter des documents en lien avec la réservation (exemple : pièces d'identités).

• Dans ce court tutoriel, vous verrez en détails l’onglet "Client".
  

   

   

  Voici les informations de la section "Client" :

  1️⃣ Le client principal : vous retrouvez ici toutes les informations que vous avez sur votre client principal. Il est possible de modifier les informations du client, d'ajouter une carte de crédit ainsi que de le contacter directement par WhatsApp si vous avez son numéro.

  Les informations de la carte de crédit sont cryptées si vous utilisez Amenitiz Pay. Dans le cas contraire vous aurez accès aux informations en cliquant sur "..." puis "Voir les détails".

  2️⃣ Les informations sur l'occupant : vous trouverez ici les informations sur la personne occupant votre logement qui peut être différent de votre occupant principal (étant la personne à l'origine de la réservation).

• Dans ce court tutoriel, vous verrez en détails l’onglet "Charges".
  

   

   

  Voici les informations de la section "Charges" :

  ➡️ Vous pouvez voir l'ensemble des charges de la réservation en détail avec le montant total en bas à droite.

  1️⃣ Il est possible d'ajouter une nouvelle charge en cliquant sur "Nouvelle charge". Vous pourrez ensuite choisir parmi votre liste d'extras ou alors créer un nouvel extra et renseigner son prix manuellement.

  2️⃣ Il est possible de modifier ou supprimer un extra ainsi que d'appliquer une remise sur le prix du logement (aussi bien en € qu'en %).

  3️⃣ Le montant des charges se met automatiquement à jour après chaque modification !

• Dans ce court tutoriel, vous verrez en détails l’onglet "Info séjour".
  

   

   

  Voici les informations de la section "Info séjour" :

  1️⃣ Informations client : dans cette section vous pouvez laisser un commentaire sur le client, ce commentaire restera enregistré dans le fichier du client. C'est donc utile pour renseigner des informations personnelles sur le client (exemple : s'il est allergique à un aliment).

  2️⃣ Informations de réservation : dans cette section vous ou le client pouvez laisser un commentaire sur la réservation (exemple : le client demande si vous possédez ou s'il est possible d'ajouter un lit bébé).

  3️⃣ Informations spécifiques : dans cette section vous pouvez laisser un commentaire concernant l'état de la chambre ou le communiquer à votre équipe d'entretien (exemple : le client souhaite que les lits jumeaux soient collés).

• Dans ce court tutoriel, vous verrez en détails l’onglet "Paiements".
  

   

   

  Voici les informations de la section "Paiements" :

  1️⃣ La gestion des paiements : pour enregistrer un paiement il suffit de cliquer sur "Créer un paiement", ensuite vous pourrez sélectionner le montant en question ainsi que la méthode de paiement souhaitée entre le lien de paiement, la carte de crédit, le virement bancaire ou le terminal de paiement (s'il est traité par Amenitiz Pay) sinon il faudra aller dans "Autre transaction" et sélectionner la méthode (avec cette méthode c'est à vous de vous assurez de bien avoir été payé).

  2️⃣ La gestion des remboursements : pour rembourser un client deux possibilités s'offriront à vous :

  • Le paiement a été fait via Amenitiz Pay : dans ce cas il suffit de cliquer sur l'œil à côté de la transaction, puis sur "Remboursement". Indiquez le montant à rembourser et "Confirmer".
  • Le paiement n'a pas été fait via Amenitiz Pay : dans ce cas enregistrez un remboursement pour maintenir à jour votre comptabilité. Cela ne rembourse pas automatiquement le client mais permet de refléter la transaction dans vos registres.

  3️⃣ La gestion des pré-autorisations : pour tout ce qui est gestion des pré-autorisations je vous invite à aller au Chapitre 5 et regarder dans la section "Les pré-autorisations".

• Dans ce court tutoriel, vous verrez en détails l’onglet "Factures".
  

   

   

  Voici les informations de la section "Factures" :

  ➡️ Dans cet onglet il sera possible de créer une facture directement depuis la réservation.

  1️⃣ Pour créer une facture cliquez tout d'abord sur "Créer un nouveau ensemble". Une fois sur le nouvel onglet sélectionnez les charges et paiements que vous souhaitez inclure dans la facture.

  2️⃣ Une fois les charges et paiements sélectionnés il ne reste plus qu'à "Emettre la facture" si toutes les informations sont correctes. Sinon vous pouvez toujours "Enregistrer comme brouillon" pour revenir et le modifier par la suite.

  Une fois la facture émise, il n'est plus possible de la modifier. Si vous souhaitez annuler une facture, cela créera automatiquement un avoir.

• Dans ce court tutoriel, vous verrez en détails l’onglet "Boîte de réception".
  

   

   

  Voici les informations de la section "Boîte de réception" :

  1️⃣ Boîte de réception : dans cette section vous pouvez communiquer avec vos clients ayant des réservations venant de Booking.com et d'Airbnb. Les messageries instantanées ont été synchronisées pour une communication plus simple avec vos clients.

  2️⃣ Comptes rendus des communications : dans cette section vous verrez tous les mails automatiques qui ont été envoyés et qui sont en relation avec la réservation.