Comment activer les séquences et connecter InvoiceXpress au Portugal (2) 🇵🇹🧾

Temps de lecture : 8 minutes

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Bonjour, passionnés de l'hôtellerie ! 👋

Maintenant que votre outil de facturation est configuré dans Amenitiz, débloquons tout son potentiel en activant la numérotation séquentielle dans InvoiceXpress et en assurant une intégration sans faille avec le Portal das Finanças. Il est crucial de compléter ces étapes pour se conformer pleinement aux lois fiscales portugaises et être capable d'exporter le fichier SAF-T. ⚠️

Qu'est-ce que le SAF-T ? 🤔

Le SAF-T (Fichier Standard d'Audit pour la Taxation) est une norme internationale pour l'échange électronique de données comptables fiables des organisations à l'autorité fiscale nationale. Au Portugal, les fichiers SAF-T simplifient la soumission des informations fiscales et sont une partie cruciale de la conformité fiscale. Ils doivent être générés dans des scénarios spécifiques tels que les rapports mensuels, facilitant l'audit automatique par les autorités fiscales.

Partie 1 : Configurez vos données sur Acesso.gov.pt

Avant qu'InvoiceXpress puisse gérer les séquences, vous avez besoin d'un utilisateur autorisé configuré sur le portail Acesso.gov.pt avec des permissions spécifiques :

Regardez le tutoriel ▶️👇

Guide étape par étape 👩‍💻

1️⃣ Visitez acesso.gov.pt.

Si vous avez déjà un compte, connectez-vous simplement et sélectionnez l'option "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice" comme opération autorisée.

Si vous n'avez pas de compte, créez-en un et assurez-vous de cocher "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice" comme l'une des opérations autorisées.

2️⃣ Soumettez les changements pour finaliser la configuration de vos permissions.

Partie 2 : Configurez votre compte InvoiceXpress

Avec les permissions établies sur Acesso.gov.pt, vous pouvez maintenant configurer les paramètres de communication dans InvoiceXpress pour gérer les séquences :

1️⃣ Naviguez vers la page de gestion des séquences sous Préférences du Compte → Documents, et sélectionnez "Séquences".

2️⃣ Cliquez sur "Configuration" dans "Communication avec AT":

Si vous avez déjà des identifiants de Communication Automatique pour AT configurés, vous pouvez les utiliser ou entrer de nouveaux identifiants. Ensuite, cliquez sur "Enregistrer". 

Si vous n'avez pas les identifiants pour la Communication Automatique avec AT, entrez les données de Sous-utilisateur et Mot de passe puis cliquez sur "Enregistrer".

3️⃣ Les identifiants sont maintenant entrés, et l'enregistrement de séquence peut être effectué lors du processus de création de séquence.

Partie 3 : Créez et enregistrez une nouvelle séquence, ou enregistrez une séquence existante

Après avoir configuré la communication avec l'Autorité Fiscale (AT), vous êtes prêt pour l'étape finale de configuration, qui implique de créer de nouvelles séquences et d'enregistrer de nouvelles ou existantes. Cette décision dépend de si vous souhaitez commencer à neuf ou continuer avec les séquences existantes.

Regardez le tutoriel ▶️👇

Guide étape par étape 👩‍💻

1️⃣ Pour créer une nouvelle séquence :

Dans le menu Séquences, cliquez sur le bouton Créer Nouvelle Série. Assurez-vous que la communication avec AT est active. 

Choisissez le nom pour la nouvelle séquence. Si vous souhaitez que cette séquence soit la par défaut pour toutes les nouvelles factures, activez l'option Utiliser cette Séquence par défaut. Enfin, cliquez sur Enregistrer et Enregistrer. 

2️⃣ Pour enregistrer une séquence existante :

Pour enregistrer une séquence existante qui a déjà des documents émis, cliquez simplement sur le bouton "Enregistrer la Séquence" après avoir sélectionné la séquence désirée. Cette action permet l'inclusion du ATCUD dans tous les documents émis à partir de cette date.

Partie 4 : Activez la communication des informations de facturation à l'Autorité Fiscale (Autoridade Tributária)

Il y a 2 méthodes pour faire cela :

1. Manuellement - Une fois par mois, exportez le rapport SAF-T XML depuis InvoiceXpress et envoyez-le à l'Autorité Fiscale (vous pouvez voir toutes les étapes dans cet article).
2. Automatiquement - Communiquez automatiquement via InvoiceXpress (voyez comment configurer cela dans cet article).

❗️Selon les règles de l'AT, pendant une année calendaire, une entreprise ne peut communiquer sa facturation que par une seule méthode. Celle que vous choisissez dans InvoiceXpress devrait être celle que vous utiliserez au moins jusqu'à la fin de cette année. 

Partie 5 : Comprendre et gérer les indicateurs de statut

Une fois que vous avez minutieusement suivi les étapes précédentes, votre outil de facturation Amenitiz affichera l'un des trois indicateurs de statut possibles :

🟢 Facturation activée (Vert) : Tout est prêt ! Votre outil a été activé avec succès et vous êtes prêt à commencer à émettre des factures.

🟡 Activation de la facturation en attente (Jaune) : Votre inscription est en cours de révision. Cela pourrait prendre quelques jours pour compléter l'activation.

🔴 Activation de la facturation échouée (Rouge) : Quelque chose ne va pas. Il est temps de mettre votre casquette de détective pour mener l’enquête — vérifiez tous les détails que vous avez soumis et faites les ajustements ou ajouts nécessaires.

❗️Il peut prendre jusqu'à 30 jours pour que l'enregistrement du système de facturation au Portugal soit activé. Voyez cela comme un fin vin de Porto vieillissant à la perfection.

Curieux de savoir ce que vous pouvez réaliser avec l'outil de facturation Amenitiz ? Cliquez ici pour explorer une collection complète d'articles détaillant toutes les fonctionnalités à votre disposition. Plongez-y et découvrez comment rationaliser vos processus de facturation ! 🌟