Activez et connectez Chekin : la collecte des informations des clients et la soumission automatique à la Polizia di Stato/Questura et à l'ISTAT 🪪🇮🇹

Temps de lecture : 5 minutes

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Bonjour chers hôteliers !

Préparez-vous à optimiser la gestion de vos clients et à vous garantir une conformité légale sans effort avec l'intégration de Chekin via votre compte Amenitiz. Ce guide est spécialement conçu pour les propriétés en Italie 🇮🇹, vous montrant comment collecter et soumettre automatiquement les informations des clients à la fois à la Polizia di Stato et à l'ISTAT, améliorant ainsi le processus de check-in et assurant le respect des réglementations locales. 🚔

Les caractéristiques clés de l'intégration Chekin :

🔄 La synchronisation des données : Synchronisez automatiquement les détails des réservations et les coordonnées des clients d'Amenitiz à Chekin, pour des enregistrements toujours à jour et cohérents.

🧑‍⚖️ La conformité légale : Gérez facilement les informations légales en configurant vos profils dans Chekin pour la Polizia di Stato et l'ISTAT. Personnalisez la fréquence de collecte des données avec des communications par e-mail automatisées avant l'arrivée des clients.

📲 L’autonomie des clients : Permettez aux clients de fournir facilement leurs informations d'identité à l'aide de leurs smartphones, par photo ou saisie manuelle, améliorant l'expérience de check-in.

📤 Les soumissions automatisées : Chekin envoie automatiquement les informations des clients à Polizia di Stato chaque nuit à 23h, facilitant ainsi la conformité en temps opportun et sans intervention manuelle.

🔔 Bien que Chekin s'intègre parfaitement avec Amenitiz, il fonctionne comme une plateforme indépendante. Toute la gestion et les opérations quotidiennes doivent être effectuées via l'interface de Chekin (www.chekin.com), équipée d'outils spécialisés adaptés aux besoins de votre propriété. Cet arrangement permet aux deux systèmes de tirer parti de leurs forces, garantissant une expérience utilisateur cohérente. 

Partie 1. Activation de Chekin dans Amenitiz

Regardez notre tutoriel 👇▶️

Étape par étape 👩‍💻

1️⃣ Commencez par accéder à votre zone d'administration sur Amenitiz et sélectionnez la section 'Marketplace'. Tapez 'Chekin' dans la barre de recherche et préparez-vous à activer ce service crucial.

2️⃣ Cliquez sur ‘Activer’. Il est essentiel de créer votre compte Chekin via Amenitiz pour assurer une synchronisation parfaite. ❗ Évitez de créer directement un compte sur le site web de Chekin pour prévenir des problèmes d'intégration.

3️⃣ Remplissez les détails de votre compte personnel (email et mot de passe).

4️⃣ Choisissez entre ‘Hôtel’ et ‘Location de vacances’ en fonction du type d'opération que vous gérez.

Ce choix influence la configuration initiale et la nature des informations que Chekin gérera pour vous. Une fois le compte créé, vous ne pouvez pas le changer. Si vous souhaitez changer de type de propriété, vous devrez supprimer le compte existant et en créer un nouveau via le Marché d'Amenitiz à nouveau. ⚠️ 

Partie 2. Configuration initiale sur Chekin après connexion

Étape 1 - Configuration des propriétés

Regardez notre tutoriel 👇▶️

Étape par étape 👩‍💻

Accédez à votre compte nouvellement créé sur www.chekin.com.

1️⃣ Allez sur l'onglet 'Propriétés' et cliquez sur le nom de votre propriété.

2️⃣ Dans la première section, ‘Informations sur la propriété’, vérifiez que les informations de votre propriété sont précises et que tous les champs sont remplis. ❗ Toujours cliquer sur ‘Enregistrer les modifications’.

3️⃣ Dans la deuxième section, ‘Check-in en ligne’, cliquez sur le bouton interrupteur pour l’activer et ‘Envoyer le check-in en ligne aux clients automatiquement’ et sélectionnez quand vous voulez envoyer le formulaire (que ce soit ‘Lors de la création de la réservation’, ou ‘24h avant le check-in’, par exemple). Toujours cliquer sur ‘Enregistrer les modifications’.

4️⃣ Dans la troisième section, ‘Juridique', connectez-vous aux portails de la Polizia di Stato et de l'ISTAT et entrez les détails nécessaires pour l'intégration légale. D'abord, activez le bouton bascule pour ‘Activer l'envoi automatique des données des clients à votre compte de police’ et procédez à insérer vos identifiants de la Polizia di Stato. Toujours cliquer sur ‘Enregistrer les modifications’. Ensuite, activez le bouton pour ‘Activer l'envoi automatique des données des clients à votre compte ISTAT’ et insérez vos informations ISTAT.

Comment savoir si tout est correctement configuré ? 🤔

Étape 2 - Confirmation des réservations

Gestion des réservations :

Allez à l'onglet ‘Réservations’ afin de surveiller la complétude et la transmission des données des clients. Chaque client affichera un statut :

☑️ Complet : toutes les données du client ont été recueillies puis envoyées aux autorités respectives.

👮 Incomplet/En attente : les informations du client étaient partiellement ou totalement non remplies, empêchant la transmission aux autorités.

Si les clients n'ont pas rempli le formulaire, vous pouvez le renvoyer manuellement par email ou copier le lien et le coller dans un message personnalisé. 👇

Si les données ne sont pas envoyées automatiquement à l'heure programmée de 23h (heure locale) aux autorités, vous pouvez également le faire manuellement. Entrez dans la réservation avec un statut incomplet et dans la section ‘Police (Check-in)’ cliquez sur ‘envoyer manuellement’. 👇

💡 Conseil supplémentaire : Utilisez l'application Chekin pour gérer les opérations de n'importe où. Téléchargez-la ici :
iOS
Android

Après qu'un invité a rempli le formulaire en ligne envoyé par Chekin, il est possible d'importer ces informations dans Amenitiz 🙌 (pour apprendre comment faire, consultez cet article).Suivre ces étapes transformera la gestion de votre propriété, vous libérant plus de temps pour offrir une expérience exceptionnelle aux clients. 🌟