Come attivare le sequenze e connettere InvoiceXpress in Portogallo (2) 🇵🇹🧾

Tempo di lettura: 8 minuti

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Ciao, appassionati di ospitalità! 👋

Ora che il tuo strumento di fatturazione è configurato in Amenitiz, sblocchiamone tutto il potenziale attivando la numerazione sequenziale in InvoiceXpress e assicurando un'integrazione senza problemi con il Portal das Finanças. È essenziale completare questi passaggi per aderire completamente alle leggi fiscali portoghesi e per essere in grado di esportare il file SAF-T. ⚠️

Cos'è il SAF-T? 🤔

Il SAF-T (Standard Audit File for Tax) è uno standard internazionale per lo scambio elettronico di dati contabili affidabili dalle organizzazioni all'autorità fiscale nazionale. In Portogallo, i file SAF-T semplificano la presentazione delle informazioni fiscali e sono una componente cruciale della conformità fiscale. Devono essere generati in scenari specifici come la reportistica mensile, facilitando l'audit automatico da parte delle autorità fiscali.

Parte 1: Configura i tuoi dati su Acesso.gov.pt

Prima che InvoiceXpress possa gestire le sequenze, è necessario impostare un utente autorizzato nel portale Acesso.gov.pt con permessi specifici:

Guarda il tutorial ▶️👇

Guida passo dopo passo 👩‍💻

1️⃣ Visita acesso.gov.pt.

Se hai già un utente, accedi e seleziona l'opzione "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice" come operazione autorizzata.

Se non hai un utente, registrati e assicurati di selezionare "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice" tra le operazioni autorizzate.

2️⃣ Invia le modifiche per finalizzare l'impostazione dei tuoi permessi.

Parte 2: Configura il tuo account InvoiceXpress

Con i permessi impostati su Acesso.gov.pt, ora puoi configurare le impostazioni di comunicazione in InvoiceXpress per gestire le sequenze:

1️⃣ Naviga alla pagina di gestione delle Sequenze sotto Preferenze dell'Account → Documenti, e seleziona "Sequenze".

2️⃣ Clicca su "Configurazione" in "Comunicazione con AT":

Se hai già credenziali di Comunicazione Automatica per AT configurate, puoi usarle o inserire nuove credenziali. Poi clicca su "Salva".

Se non hai le credenziali per la Comunicazione Automatica con AT, inserisci i dati del Sotto-utente e Password e clicca su "Salva".

3️⃣ Le credenziali sono ora inserite, e la registrazione della sequenza può essere eseguita durante il processo di creazione della sequenza.

Parte 3: Crea e registra una nuova sequenza, o registra una sequenza esistente

Dopo aver configurato la comunicazione con l'Autorità Fiscale (AT), sei pronto per l'ultimo passaggio di configurazione, che coinvolge la creazione di nuove sequenze e la registrazione di nuove o esistenti. Questa decisione dipende se vuoi iniziare da capo o continuare con le sequenze esistenti.

Guarda il tutorial ▶️👇

Guida passo dopo passo 👩‍💻

1️⃣ Per creare una nuova sequenza:

Nel menu Sequenze, clicca sul pulsante Crea Nuova Serie. Assicurati che la comunicazione con AT sia attiva.

Scegli il nome per la nuova sequenza. Se vuoi che questa sequenza sia quella predefinita per tutte le nuove fatture, attiva l'opzione Utilizza questa Sequenza come predefinita. Infine, clicca su Salva e Registra. 

2️⃣ Per registrare una sequenza esistente:

Per registrare una sequenza esistente che ha già documenti emessi, clicca semplicemente sul pulsante "Registra Sequenza" dopo aver selezionato la sequenza desiderata. Questa azione consente l'inclusione dell'ATCUD in tutti i documenti emessi da quella data in poi.

Parte 4: Attiva la comunicazione delle informazioni di fatturazione all'Autorità Fiscale (Autoridade Tributária)

Ci sono 2 modi per farlo:

1. Manualmente - Una volta al mese, esporta il rapporto SAF-T XML da InvoiceXpress e invialo all'Autorità Fiscale (puoi vedere tutti i passaggi in questo articolo).
2. Automaticamente - Comunica automaticamente tramite InvoiceXpress (vedi come configurarlo in questo articolo).

❗️Secondo le regole dell'AT, durante un anno solare un'azienda può comunicare la sua fatturazione solo con un metodo. Quello che scegli in InvoiceXpress dovrebbe essere quello che usi almeno fino alla fine di quell'anno.

Parte 5: Comprendere e gestire gli indicatori di stato

Una volta seguiti meticolosamente i passaggi precedenti, il tuo strumento di fatturazione Amenitiz mostrerà uno dei tre possibili indicatori di stato:

🟢 Fatturazione attiva (Verde): Tutto pronto! Il tuo strumento è stato attivato con successo e sei pronto per iniziare a emettere fatture.

🟡 Attivazione della fatturazione in sospeso (Giallo): La tua registrazione è in fase di revisione. Potrebbero essere necessari alcuni giorni per completare l'attivazione.

🔴 Attivazione della fatturazione fallita (Rosso): Qualcosa non va. È ora di un po' di lavoro investigativo—rivedi tutti i dettagli che hai inviato e apporta le modifiche o aggiunte necessarie.

❗️Potrebbero essere necessari fino a 30 giorni per l'attivazione del sistema di fatturazione in Portogallo. Un po’ come il vino, per essere buono deve invecchiare un po’.

Curioso di scoprire cosa puoi realizzare con lo strumento di fatturazione di Amenitiz? Clicca qui per esplorare una collezione completa di articoli che dettagliano tutte le funzionalità a tua disposizione. Tuffati e scopri come razionalizzare i tuoi processi di fatturazione! 🌟