Attivazione e connessione di Chekin con SEF 🪪🇵🇹

Tempo di lettura: 5 minuti

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Ciao cari albergatori!

Preparati a migliorare la gestione dei tuoi ospiti e a garantire la conformità con le normative locali integrando Chekin attraverso il tuo account Amenitiz. Questa guida è progettata specificamente per le proprietà in Portogallo 🇵🇹 e ti mostra come raccogliere e inviare automaticamente le informazioni degli ospiti al SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras), ottimizzando i processi di check-in e assicurando che tu rispetti le leggi locali 🚔

Caratteristiche chiave dell'integrazione di Chekin:

🔄 Sincronizzazione dei dati: Sincronizza automaticamente i dettagli delle prenotazioni e i contatti degli ospiti da Amenitiz a Chekin, assicurandoti che i tuoi registri siano sempre aggiornati e coerenti.

🧑‍⚖️ Conformità legale: Gestisci facilmente le informazioni legali impostando i dettagli del tuo profilo SIBA/SEF in Chekin. Personalizza la frequenza con cui raccogli i dati con comunicazioni e-mail automatizzate pre-arrivo agli ospiti.

📲 Autonomia degli ospiti: Permetti agli ospiti di fornire comodamente le loro informazioni identificative usando i loro smartphone, tramite foto o inserimento manuale, migliorando l'esperienza di check-in.

📤 Invii automatici a SEF: Chekin invia automaticamente le informazioni degli ospiti a SEF ogni notte alle 23:00, facilitando la conformità tempestiva e senza interventi manuali.

🔔 Sebbene Chekin si integri perfettamente con Amenitiz, opera come una piattaforma indipendente. Tutta la gestione e le operazioni quotidiane devono essere condotte tramite l'interfaccia di Chekin (www.chekin.com), dotata di strumenti specializzati adattati alle esigenze della tua proprietà. Questa disposizione permette a entrambi i sistemi di sfruttare i loro punti di forza, garantendo un'esperienza utente coesa. 

Parte 1. Attivazione di Chekin in Amenitiz

Guarda il nostro tutorial 👇▶️

Passo dopo passo 👩‍💻

1️⃣ Inizia accedendo alla tua area personale su Amenitiz e seleziona la sezione 'Marketplace'. Digita 'Chekin' nella barra di ricerca e preparati ad attivarlo.

2️⃣ Clicca su ‘Attivare’. È essenziale creare il tuo account Chekin tramite Amenitiz per garantire una sincronizzazione impeccabile. ❗ Evita di creare direttamente l'account sul sito web di Chekin per prevenire problemi di integrazione.

3️⃣ Compila i dettagli del tuo account personale (email e password).

4️⃣ Scegli tra ‘Albergo’ e ‘Casa vacanze’ a seconda del tipo di operazione che gestisci (se hai più di un account in SIBA, allora devi scegliere ‘Casa vacanze’).

Questa decisione influisce sulla configurazione iniziale e sulla natura delle informazioni che Chekin gestirà per te. Una volta creato l'account, non puoi cambiarlo. Se desideri cambiare tipo di proprietà, dovrai eliminare l'account esistente e crearne uno nuovo tramite il Marketplace di Amenitiz. ⚠️

Parte 2. Configurazione iniziale su Chekin dopo il login

Passo 1 - Configurazione delle proprietà

Guarda il nostro tutorial 👇▶️

Passo dopo passo 👩‍💻

Accedi al tuo account appena creato su www.chekin.com.

1️⃣ Vai alla scheda 'Proprietà' e clicca sul nome della tua proprietà.

2️⃣ Nella prima sezione, ‘Informazioni sulla proprietà’, verifica che le informazioni della tua proprietà siano accurate e che tutti i campi siano compilati. ❗ Assicurati, poi, di cliccare su ‘Salva modifiche’.

3️⃣ Nella sezione "Check-in online", attiva l'opzione "Invia automaticamente il check-in online agli ospiti" e scegli il momento in cui desideri inviare il modulo—ad esempio, al momento della creazione della prenotazione o 24 ore prima del check-in. Non dimenticare di fare clic su "Salva modifiche" per applicare le modifiche effettuate.

4️⃣ Nella sezione "Legalità", connettiti al portale SIBA (SEF) e compila i dettagli richiesti per completare l'integrazione legale. Inizia attivando l'opzione "‘Attiva l'invio automatico dei dati degli ospiti al tuo account della polizia". Successivamente, inserisci le credenziali che ti sono state fornite al momento della registrazione su SIBA, dove il numero di stabilimento è generalmente 0. Ricordati di cliccare su "Salva modifiche" per confermare le modifiche apportate.

Come faccio a sapere se è configurato correttamente? 🤔

Passo 2 - Conferma delle prenotazioni

Gestione delle prenotazioni:

Accedi alla sezione ‘Prenotazioni’ per tenere traccia del completamento e dell'invio dei dati degli ospiti. Ogni ospite avrà indicato uno stato specifico:

☑️ Completato: tutti i dati dell'ospite sono stati raccolti e inviati a SEF.

👮 Incompleto/In corso: mancano alcune informazioni dell'ospite, il che ha impedito l'invio dei dati a SEF.

Se gli ospiti non hanno completato il modulo, puoi inviare nuovamente il modulo via email o copiare il link per inviarlo direttamente attraverso un messaggio personalizzato. 👇 

Se i dati non vengono inviati automaticamente a SEF alle 23:00 (ora locale), puoi procedere all'invio manuale. Accedi alla prenotazione con stato "Incompleto/In corso" e, nella sezione ‘Polizia (Check-in)’, seleziona ‘Invia ora’. 👇

Assicurati che il profilo del tuo account SIBA sia configurato con il "Método de Envio’" impostato su "Página no Portal" per garantire un'interfaccia corretta. Evita di selezionare "Web Services" poiché questa impostazione potrebbe causare problemi nell'invio dei dati al SEF. 

💡 Per una gestione più agile, usa l'app Chekin, che ti permette di gestire le operazioni da qualsiasi luogo. Scarica l'app qui: 
iOS
Android

Dopo che un ospite ha compilato il modulo online inviato da Chekin, è possibile importare queste informazioni in Amenitiz 🙌 (per imparare come fare, consulta questo articolo).
Seguire questi passaggi ottimizzerà la gestione della tua proprietà, liberandoti più tempo per concentrarti sul fornire un'esperienza eccezionale agli ospiti. 🌟