Como ativar sequências e conectar o InvoiceXpress em Portugal (2) 🇵🇹🧾

Tempo de leitura: 8 minutos

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Olá amantes da hospitalidade! 👋

Agora que a sua ferramenta de faturação está configurada na Amenitiz, vamos desbloquear todo o seu potencial ativando a numeração de séries no InvoiceXpress e garantindo uma integração perfeita com o Portal das Finanças. É crucial completar estes passos para cumprir as leis fiscais portuguesas e poder exportar o ficheiro SAF-T. ⚠️

O que é o SAF-T? 🤔

O SAF-T (Standard Audit File for Tax) é um padrão internacional para a troca eletrónica de dados contabilísticos fiáveis de organizações para a autoridade fiscal nacional. Em Portugal, os ficheiros SAF-T simplificam a submissão de informações relacionadas com impostos e são uma parte crucial da conformidade fiscal. Devem ser gerados em cenários específicos, como relatórios mensais, facilitando a auditoria automática pelas autoridades fiscais.

Parte 1: Configure os seus dados no Acesso.gov.pt

Antes que o InvoiceXpress possa gerir séries, precisa de um utilizador autorizado configurado no portal Acesso.gov.pt com permissões específicas.

Veja o tutorial ▶️👇

Guia passo-a-passo 👩‍💻

1️⃣ Visite acesso.gov.pt.

Se já tem um utilizador, simplesmente inicie sessão e selecione a opção "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice" como operação autorizada.

Se não tem um utilizador, crie um e certifique-se de marcar "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice" como uma das operações autorizadas.

2️⃣ Submeta as alterações para finalizar a configuração das suas permissões.

Parte 2: Configure a sua conta no InvoiceXpress

Com as permissões estabelecidas no Acesso.gov.pt, agora pode configurar as definições de comunicação no InvoiceXpress para gerir séries:

1️⃣ Navegue para a página de gestão de séries em Preferências da Conta → Documentos, e selecione "Séries de Faturação".

2️⃣ Clique em "Configurar" na secção "Comunicação com a AT":

Se já tem credenciais de Comunicação Automática para a AT configuradas, pode usar estas ou inserir novas credenciais. Depois, clique em "Guardar".

Se não tem credenciais para Comunicação Automática com a AT, introduza os dados do Sub-utilizador e Password e clique em "Guardar" Independentemente do nome que der ao mesmo, é este dado que deverá colocar no InvoiceXpress. 

3️⃣ As credenciais estão agora introduzidas e o registo de séries pode ser realizado durante o processo de criação da sequência.

Parte 3: Crie e registe uma nova série, ou registe uma série existente

Depois de configurar a comunicação com a Autoridade Tributária (AT), está tudo pronto para a última etapa de configuração, que envolve criar novas séries, e registar novas ou existentes. Esta decisão depende se deseja começar de novo ou continuar com as sequências existentes.

Veja o tutorial ▶️👇

Guia passo-a-passo 👩‍💻

1️⃣ Para criar uma nova sequência:

No menu Séries, clique no botão Criar Nova Série. Certifique-se de que a comunicação com a AT está ativa.

Escolha o nome para a nova série. Se quiser que esta sequência seja a predefinida para todas as novas faturas, ative a opção Usar como Série pré-definida. Finalmente, clique em Guardar e Registar.

2️⃣ Para registar uma série existente:

Para registar uma sequência existente que já tem documentos emitidos, simplesmente clique no botão "Registar Série" após selecionar a sequência desejada. Esta ação permite a inclusão do ATCUD em todos os documentos emitidos a partir dessa data em diante.

Parte 4: Ative a comunicação das informações de faturação à Autoridade Tributária (AT).

Existem 2 métodos para fazer isso:

1. Manualmente - Uma vez por mês, exporte o relatório SAF-T XML do InvoiceXpress e envie-o à Autoridade Tributária (pode consultar todos os passos neste artigo)
2. Automaticamente - Comunicar automaticamente pelo InvoiceXpress (veja como fazer a configuração através deste artigo).

❗️De acordo com as regras da AT, durante um ano civil, uma empresa só pode comunicar a sua faturação por uma única via. A que escolher no InvoiceXpress deverá ser a que utiliza, pelo menos, até ao final desse ano. 

Parte 5: Compreender e gerir os indicadores de estado

Depois de seguir meticulosamente os passos anteriores, a sua ferramenta de faturação da Amenitiz mostrará um dos três possíveis indicadores de estado:

🟢 Faturação ativada (Verde): Tudo pronto! A sua ferramenta foi ativada com sucesso e está pronta para começar a emitir faturas.

🟡 Ativação da faturação pendente (Amarelo): O seu registo está em revisão. Pode levar alguns dias para a ativação estar completa.

🔴 Ativação da faturação falhada (Vermelho): Algo correu mal. É tempo de fazer um pouco de trabalho de detetive—reveja todos os detalhes que submeteu e faça os ajustes ou adições necessárias.

❗️Pode levar até 30 dias para que o registo do sistema de faturação em Portugal seja ativado. Pense nisso como um bom vinho do Porto a envelhecer na perfeição. 

Com curiosidade sobre o que pode alcançar com a ferramenta de faturação da Amenitiz? Basta clicar aqui para explorar uma coleção abrangente de artigos detalhando todas as funcionalidades ao seu alcance. Mergulhe e descubra como simplificar os seus processos de faturação! 🌟