Ativar e conectar o Chekin: recolha de informações dos hóspedes e envio automático para a Polizia di Stato/Questura e ao ISTAT 🪪🇮🇹

Tempo de leitura: 5 minutos

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Olá hoteleiros! 👋

Prepare-se para simplificar a gestão de hóspedes e garantir conformidade legal sem esforço, integrando o Chekin na sua conta Amenitiz.Este guia é especificamente dirigido a propriedades em Itália 🇮🇹, demonstrando como recolher e submeter automaticamente informações dos hóspedes tanto à Polizia di Stato como ao ISTAT, melhorando assim o processo de check-in e garantindo o cumprimento das regulamentações locais. 🚔

Principais características da integração com o Chekin:

🔄 Sincronização de dados: Sincronize automaticamente os dados das reservas e de contacto dos hóspedes desde a Amenitiz até ao Chekin, garantindo que os seus registos estejam sempre atualizados e coerentes.

🧑‍⚖️ Cumprimento legal: Faça uma gestão fácil das informações legais configurando os seus perfis no Chekin tanto para a Polizia di Stato como para o ISTAT. Personalize a frequência com que recolhe dados com comunicações automatizadas por email antes da chegada dos hóspedes.s automáticas através de e-mails enviados aos hóspedes antes da chegada.

📲 Self-service para hóspedes: Permita que os hóspedes forneçam facilmente os seus dados de identificação através dos seus smartphones, seja por fotografia ou entrada manual, melhorando a experiência de check-in.

📤 Envio automatizado: O Chekin envia automaticamente os dados dos hóspedes para a Polizia di Stato todas as noites às 23h00, facilitando o cumprimento legal atempado e sem intervenção manual.

🔔 Embora o Chekin se integre perfeitamente com a Amenitiz, funciona como uma plataforma independente. Toda a gestão e operações diárias devem ser realizadas através da interface do Chekin (www.chekin.com), equipada com ferramentas especializadas adaptadas às necessidades da sua propriedade. 

Parte 1. Ativar o Chekin na Amenitiz 

Veja o nosso tutorial 👇▶️

Passo-a-passo 👩‍💻

1️⃣ Comece por aceder à sua área de administração na Amenitiz e selecione a secção ‘Mercado’. Escreva 'Chekin' na barra de pesquisa e prepare-se para ativar este serviço essencial.

2️⃣ Clique em 'Ativar'. É essencial criar a sua conta Chekin através da Amenitiz para garantir uma sincronização impecável. ❗ Evite criar a conta diretamente no site do Chekin para prevenir problemas de integração.

3️⃣ Preencha os seus dados pessoais (e-mail e password).4️⃣ Escolha entre 'Hotel' e 'Aluguer de férias’, conforme o tipo de operação.

Esta decisão influencia a configuração inicial e a natureza das informações que o Chekin irá gerir para si. Depois de criada a conta, não pode alterá-la. Se quiser mudar o tipo de propriedade, terá de eliminar a conta existente e criar uma nova novamente através do Marketplace do Amenitiz. ⚠️ 

Parte 2. Configuração inicial no Chekin após iniciar sessão

Passo 1 - Configurar as propriedades

Veja o nosso tutorial 👇▶️

Passo-a-passo 👩‍💻

Aceda à sua conta recém-criada em www.chekin.com.

1️⃣ Vá ao separador 'Propriedades' e clique no nome da sua propriedade.

2️⃣ Na primeira secção, ‘Informação da Propriedade’, verifique se as informações da propriedade estão corretas e se todos os campos estão preenchidos. ❗ Clique sempre em 'Salvar Mudanças'.

3️⃣ Na segunda secção, 'Check-in online', clique no botão de alternar para ativar a opção 'Mandar check-in online automaticamente' e selecione quando quer enviar o formulário (quando a reserva é criada, ou 24h antes do check-in, por exemplo). Clique sempre em 'Salvar Mudanças'.

4️⃣ Na terceira secção, 'Legalidade', conecte-se aos portais da Polizia di Stato e do ISTAT e introduza os detalhes necessários para a integração legal. Primeiro, clique no botão de alternância para ‘Ativar o envio automático dos dados dos hóspedes para a sua conta policial’ e prossiga para inserir as suas credenciais da Polizia di Stato. Clique sempre em ‘Guardar Alterações’. Em segundo, clique no botão de alternância para ‘Ativar o envio automático dos dados dos hóspedes para a sua conta do ISTAT’ e insira as suas informações do ISTAT.

Como saber se está corretamente configurado? 🤔

Passo 2 - Confirmar reservas

Gestão de reservas:

Vá ao separador 'Reservas' para monitorizar a recolha e transmissão dos dados dos hóspedes. Cada hóspede mostrará um estado:

☑️ Completo: todos os dados do hóspede foram recolhidos e depois enviados às autoridades respetivas.

👮 Incompleto/Em espera: as informações dos hóspedes foram parcialmente ou não preenchidas, impedindo o envio para as autoridades.

Se os hóspedes não preencheram o formulário, pode reenviá-lo manualmente por e-mail ou copiar o link e colá-lo numa mensagem personalizada. 👇

Se os dados não forem enviados automaticamente à hora programada das 23h00 (hora local) às autoridades, também pode fazê-lo manualmente. Entre na reserva com estado incompleto e na secção ‘Polícia (Check-in)’ clique em ‘enviar manualmente’. 👇

💡 Dica: Use a aplicação Chekin para gerir as operações em qualquer lugar. Faça o download aqui:
iOS
Android 

Depois de um hóspede ter preenchido o formulário online enviado pelo Chekin, é possível importar esta informação para a Amenitiz 🙌 (para saber como o fazer, consulte este artigo).
Siga estes passos para conectar totalmente o Chekin com a Amenitiz e transformar a gestão da sua propriedade, permitindo mais tempo para oferecer uma experiência excecional aos hóspedes. 🌟