Activation et connexion de Chekin avec SEF 🪪🇵🇹

Temps de lecture : 5 minutes

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Bonjour chers hôteliers !

Préparez-vous à améliorer la gestion de vos clients et à vous assurer une conformité légale sans effort grâce à l'intégration de Chekin via votre compte Amenitiz. Ce guide est spécialement conçu pour les propriétés au Portugal 🇵🇹, vous montrant comment collecter et soumettre automatiquement les informations des clients à SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras), améliorant ainsi les processus de check-in et garantissant la conformité avec les lois locales. 🚔

Les caractéristiques clés de l'intégration Chekin :

🔄 La synchronisation des données : Synchronisez automatiquement les détails des réservations et les coordonnées des clients d'Amenitiz à Chekin, pour des enregistrements toujours à jour et cohérents.

🧑‍⚖️ La conformité légale : Gérez facilement les informations légales en configurant les détails de votre profil SIBA/SEF dans Chekin. Personnalisez la fréquence de collecte des données avec des communications par e-mail automatisées avant l'arrivée des clients.

📲 L’autonomie des clients : Permettez aux clients de fournir facilement leurs informations d'identité à l'aide de leurs smartphones, par photo ou saisie manuelle, améliorant l'expérience de check-in.

📤 Les soumissions automatiques à SEF : Chekin envoie automatiquement les informations des clients à SEF chaque nuit à 23h, facilitant la conformité en temps opportun et sans intervention manuelle.

🔔 Bien que Chekin s'intègre parfaitement avec Amenitiz, il fonctionne comme une plateforme indépendante. Toute la gestion et les opérations quotidiennes doivent être effectuées via l'interface de Chekin (www.chekin.com), équipée d'outils spécialisés adaptés aux besoins de votre propriété. Cet arrangement permet aux deux systèmes de tirer parti de leurs forces, garantissant une expérience utilisateur cohérente. 

Partie 1. Activation de Chekin dans Amenitiz

Regardez notre tutoriel 👇▶️

Étape par étape 👩‍💻

1️⃣ Commencez par accéder à votre zone d'administration sur Amenitiz et sélectionnez la section 'Marketplace'. Tapez 'Chekin' dans la barre de recherche et préparez-vous à activer ce service crucial.

2️⃣ Cliquez sur ‘Activer’. Il est essentiel de créer votre compte Chekin via Amenitiz pour assurer une synchronisation parfaite. ❗ Évitez de créer directement un compte sur le site web de Chekin pour prévenir des problèmes d'intégration.

3️⃣ Remplissez les détails de votre compte personnel (email et mot de passe).

4️⃣ Choisissez entre ‘Hôtel’ et ‘Location de vacances’ en fonction du type d'opération que vous gérez (si vous avez plusieurs comptes dans SIBA, alors vous devez choisir ‘Location de vacances’).

Ce choix influence la configuration initiale et la nature des informations que Chekin gérera pour vous. Une fois le compte créé, vous ne pouvez pas le changer. Si vous souhaitez changer de type de propriété, vous devrez supprimer le compte existant et en créer un nouveau via le Marché d'Amenitiz à nouveau. ⚠️ 

Partie 2. Configuration initiale sur Chekin après connexion

Étape 1 - Configuration des propriétés

Regardez notre tutoriel 👇▶️

Étape par étape 👩‍💻

Accédez à votre compte nouvellement créé sur www.chekin.com.

1️⃣ Allez sur l'onglet 'Propriétés' et cliquez sur le nom de votre propriété.

2️⃣ Dans la première section, ‘Informations sur la propriété’, vérifiez que les informations de votre propriété sont précises et que tous les champs sont remplis. ❗ Toujours cliquer sur ‘Enregistrer les modifications’.

3️⃣ Dans la deuxième section, ‘Check-in en ligne’, cliquez sur le bouton interrupteur pour l’activer et ‘Envoyer le check-in en ligne aux clients automatiquement’ et sélectionnez quand vous voulez envoyer le formulaire (que ce soit ‘Lors de la création de la réservation’, ou ‘24h avant le check-in’, par exemple). Toujours cliquer sur ‘Enregistrer les modifications’.

4️⃣ Dans la troisième section, ‘Juridique’, connectez-vous au portail SIBA (SEF) et entrez les détails nécessaires pour l'intégration juridique. D'abord, activez le bouton pour ‘Activer l'envoi automatique des données des clients à votre compte de police’ et procédez à insérer vos identifiants, donnés lors de l'enregistrement dans SIBA (le numéro d'établissement est généralement 0). Toujours cliquer sur ‘Enregistrer les modifications’.

Comment savoir si tout est correctement configuré ? 🤔

Étape 2 - Confirmation des réservations

Gestion des réservations :

Allez à l'onglet ‘Réservations’ afin de surveiller la complétude et la transmission des données des clients. Chaque client affichera un statut :

☑️ Complet : toutes les données du client ont été recueillies puis envoyées à SEF.

👮 Incomplet/En attente : les informations du client étaient partiellement ou totalement non remplies, empêchant la transmission à SEF.

Si les clients n'ont pas rempli le formulaire, vous pouvez le renvoyer manuellement par email ou copier le lien et le coller dans un message personnalisé. 👇

Si les données ne sont pas envoyées automatiquement à l'heure programmée de 23h (heure locale) à SEF, vous pouvez également le faire manuellement. Entrez dans la réservation avec un statut incomplet et dans la section ‘Police (Check-in)’ cliquez sur ‘envoyer manuellement’. 👇

Assurez-vous que le profil de votre SIBA ait le ‘Método de Envio’ réglé sur ‘Página no Portall’ pour une interface précise. ‘Web Services’ pourrait causer que les données ne soient pas envoyées à SEF.

💡 Conseil supplémentaire : Utilisez l'application Chekin pour gérer les opérations de n'importe où. Téléchargez-la ici :
iOS
Android

Après qu'un invité a rempli le formulaire en ligne envoyé par Chekin, il est possible d'importer ces informations dans Amenitiz 🙌 (pour apprendre comment faire, consultez cet article).Suivre ces étapes transformera la gestion de votre propriété, vous libérant plus de temps pour offrir une expérience exceptionnelle aux clients. 🌟