Vous pouvez être amené à ajouter une charge, modifier ou supprimer une charge existante sur une réservation avant l'arrivée de votre client. Cet article vous explique comment procéder.
Pour ajouter, modifier ou supprimer des charges à l'une de vos réservations, il vous suffit de vous rendre dans la section Réservations dans votre espace administrateur Amenitiz.
Vous trouverez ici l’ensemble de vos réservations. Localisez la réservation que vous souhaitez modifier et cliquez sur Voir le détail :
Rendez vous ensuite dans l'onglet Charges :
Vous accédez ici au détail de toutes les charges classées par jours. Cela vous offre plus de flexibilité dans la gestion de vos charges supplémentaires, de vos factures, et de vos rapports.
Pour ajouter une nouvelle charge :
Voici une vidéo vous expliquant comment ajouter une nouvelle charge sur votre réservation :
Cliquez sur Nouvelle charge et choisissez la charge que vous souhaitez ajouter, la date à laquelle vous souhaitez l’ajouter, et la quantité. Le prix sera automatiquement mise à jour en se basant sur la quantité et le prix paramétré sur Moteur de réservation > Extras.Vous pouvez également chercher l’intitulé de votre charge en tapant le nom et la catégorie dans le moteur de recherche. Vous trouverez à la fin de cette liste toutes vos taxes de séjours. Vous pouvez aussi choisir l’option Champ libre afin d’ajouter une charge personnalisée.
Si vous avez plusieurs logements dans la même réservation, il vous faudra préciser pour quel logement vous souhaitez créer la charge.
La TVA est automatiquement paramétrée en fonction de vos extras. S'il s’agit d’un champ libre vous pouvez choisir la TVA que vous souhaitez appliquer.
Vous ne pouvez pas créer des charges dans le passé. Les charges ne peuvent être créées qu'à la date d'aujourd'hui ou dans le futur. Ceci est dû à la réglementation fiscale de l'Union européenne.
Pour modifier une charge :
Voici une vidéo vous expliquant comment modifier une charge existante sur votre réservation :
Cliquez sur "..." puis sélectionner Modifier. En conformité avec la certification NF525, il n'est pas possible de modifier une charge ayant une date passée.
Vous pouvez également appliquer une remise à une charge, par exemple pour proposer une remise à un client fidèle. Une remise ne peut être appliquée qu'à une charge. Pour une question légale, il n'est pas possible d'appliquer une remise sur l'ensemble de la réservation. Une fois qu'une remise est appliquée à une charge, il n'est pas possible de revenir sur cette action.
Voici une vidéo vous expliquant comment ajouter une remise à une charge existante sur votre réservation :
Pour supprimer une charge :
Voici une vidéo vous expliquant comment supprimer une charge sur votre réservation :
Cliquez sur "..." puis sur Supprimer. Si vous le souhaitez, vous pouvez recréer cette charge à nouveau après l'avoir supprimé.
En conformité avec la certification NF525, vous ne pouvez pas supprimer une charge ayant une date passée, mais vous pouvez l'"annuler". Ceci créera une charge négative à la date de modification, que nous appelons "régularisation". Lorsque vous supprimez ou annulez une charge, il n'est pas possible de revenir sur cette action.
Ces charges apparaitront sur vos factures liées à vos réservations. Vous pouvez choisir de générer une facture simplifiée, ou bien une facture détaillée contenant le détail de toutes les charges pour chaque jour de la réservation.
Le fait d'ajouter, modifier ou supprimer une charge mettra à jour le prix total de la réservation dans la section paiement, mais les paiements faits ou dus via AmenitizPay ne seront pas mis à jour automatiquement.
Découvrez comment débiter une carte sur AmenitizPay si vous ajoutez une charge, ou comment rembourser un paiement si vous annuler une charge.Pour ajouter un nouvel extra depuis l'application, suivez ces étapes :
Tout d'abord, connectez-vous à l'application.
Ensuite, cliquez sur la réservation que vous souhaitez gérer, soit depuis l'onglet "activité", soit depuis l'onglet "calendrier".
Les détails de la réservation s'ouvriront, et vous pourrez cliquer sur "Ajouter un extra" :
Vous pouvez alors ajouter votre extra. Seuls les extras déjà ajoutés à votre compte Amenitiz peuvent être sélectionnés.
Choisissez si vous souhaitez simplement mettre à jour les frais de la réservation, ou si vous souhaitez également traiter le paiement de cet extra :
Si vous avez choisi de traiter le paiement, cette page s'ouvrira :
Vous pouvez cliquer sur l'option de paiement que vous souhaitez et effectuer le paiement.
Votre réservation sera mise à jour avec ce nouvel extra.