Se a sua propriedade se encontra em Espanha, Itália, Portugal, Colômbia ou México, pode automatizar o envio do relatório de check-in todos os dias para a esquadra competente, este artigo explica como activar esta funcionalidade a partir da sua conta Amenitiz e depois em Chekin.com.
A sincronização entre o Amenitiz e o Chekin
Amenitiz, através de Chekin deixá-lo-á:
Sincronizar a informação de reserva com Chekin: Amenitiz envia os dados de contacto para Chekin.
Depois, através de Chekin pode introduzir os dados do seu perfil no portal SIBA/SEF e a cadência da recolha de pedidos de informação (e-mail automático aos hóspedes antes da chegada)
Deixar o hóspede preencher toda a informação através do seu smartphone, tirando uma fotografia ou digitando a sua informação de identificação.
Chekin enviará a informação para o SEF todas as noites às 23 horas.
Para ativar esta sincronização, o primeiro passo é ir para > Marketplace da sua área de administrador, e digitar "Chekin" na barra de pesquisa:
A criação da conta Chekin tem de ser feita primeiro através do mercado Amenitiz, e não a partir do Chekin, caso contrário ambas as aplicações não serão devidamente sincronizadas.
Clique em activar, pode então criar a sua conta preenchendo o seu e-mail, uma palavra-passe e o seu tipo de propriedade. Mais uma vez, é importante não criar antecipadamente uma conta Chekin.
Uma vez aceite, será redireccionado para a Chekin Page. Verá o painel de controlo do Chekin com a sua propriedade.
É importante selecionar o tipo de propriedade antes de criar a conta, pois uma vez criada, não será possível alterá-la. Caso deseje trocar o tipo de propriedade, terá que excluir a conta existente e criar uma nova através do marketplace da Amenitiz novamente. Os tipos de propriedades disponíveis para escolha são hotel ou alugueres de férias. Se você opera como hotel ou bed & breakfast, selecionar a opção "Hotel" seria a escolha certa. Por outro lado, se gerencia várias propriedades, a opção "Aluguer de Férias" é mais adequada.
A configuração na página Chekin
Passo a passo, a configuração em chekin.com:
Na conta da propriedade, poderá colocar todos os detalhes necessários, tais como
Nome da propriedade
País
Província
Cidade
Código fiscal
Uma vez que isto esteja concluído, pode adicionar todas as credenciais da conta da Polícia:
Enviar automaticamente as informações para: Polícia e AlloggiatiWeb (apenas para o mercado italiano)
Para a Polícia:
Nome de utilizador da polícia
Palavra-passe da polícia
Senha de certificado
Para Estatísticas (Só para o Mercado Italiano):
Região
Nome de utilizador
Senha
Propriedade
Uma vez validado, outro campo será visível nesta parte chamado Propriedade: pode facilmente encontrar a propriedade já existente. Uma vez concluído este campo, validará novamente! > COMPLETO!
Para o check-in online (aquele necessário para enviar os relatórios, diferente do Self check-in, encontrado abaixo, que é algo que não utilizaremos!), decidirá:
a língua para enviar o e-mail
quando enviar o e-mail automaticamente para os clientes
O e-mail será enviado continuamente até que a informação seja completada por todos os clientes. Uma vez concluída, o envio de correio electrónico cessará.
Abaixo, pode adicionar o Contrato, que é opcional (acordo legal):
Isto será mostrado durante o check-in online aos hóspedes e será acrescentada qualquer cláusula (por exemplo, para verificar tardiamente o custo extra, depósito por danos). Isto será exigido para ser assinado durante o check-in online.
Já completou a configuração e pode clicar em: Guardar Alterações
Por cima, passa então para: Reservas, onde poderá ver as reservas com a informação sobre as mesmas:
o estado
o número de hóspedes
Os números estão a mostrar no lado direito o número de hóspedes realmente nas reservas e no lado esquerdo as pessoas completaram o check-in online.
O estado pode ser completado quando os hóspedes completaram o check-in online e as informações policiais.
Abaixo, pode encontrar:
o estado da reserva
a informação dos hóspedes
o estado da reserva (online, polícia e ISTAT).
A informação à polícia será enviada automaticamente às 23 horas do dia do check-in.
Caso o proprietário queira enviá-la antes, pode sempre clicar em Enviar manualmente
.
Ao clicar no nome do hóspede, entrará no ficheiro relacionado com a base de dados de informação de convidados, onde poderá: modificar ou mesmo apagar o convidado (esta informação de convidado não aparecerá no registo da Polícia):
Voltando à janela anterior, abaixo pode encontrar o Check-in Online:
Aqui o proprietário pode copiar o link de check-in online para enviar manualmente ao hóspede no caso de ele precisar de o fazer (para ser enviado no momento do check-in ou através de whatsapp):
Terá também a opção de ver os relatórios e descarregá-los no caso:
Por exemplo, no relatório do hóspede, pode ser descarregado para uma propriedade específica, intervalo de datas do relatório que pretende e também a informação que pretende incluir no ficheiro excel:
Isto é muito útil para os boletins informativos - Poderá ver a data de nascimento.
Na secção da conta no lado superior direito, os proprietários podem adicionar o seu próprio logotipo:
A partir do menu do lado esquerdo, indo para os Formulários personalizados, pode nomear o formulário, adicionar o país e pode personalizar os campos que deseja incluir para o check-in online.
No ecrã abaixo, pode ver que o sistema já lhe diz quais são os campos obrigatórios necessários!
E tenha uma pré-visualização por telemóvel do link de auto check-in enviado:
Como Chekin preserva a privacidade da informação dos hóspedes, através de Amenitiz não se pode ver se o hóspede já preencheu a informação, apenas em Chekin.