Vue d'ensemble

Maintenant que votre outil de facturation est configuré dans Amenitiz, l'étape suivante est d'activer la numérotation séquentielle dans InvoiceXpress et de garantir l'intégration avec Portal das Finanças. Ces étapes sont obligatoires pour respecter pleinement la législation fiscale portugaise et pouvoir exporter le fichier SAF-T.

Avant de commencer

Ceci est la Partie 2 sur 2. Votre outil de facturation Amenitiz doit déjà être configuré (Partie 1 de cette série).
Il vous faut un utilisateur Acesso.gov.pt avec la permission "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice".
Il vous faut votre compte InvoiceXpress et vos identifiants de Communication automatique avec l'AT (sous-utilisateur et mot de passe).

Qu'est-ce que SAF-T ?

SAF-T (Standard Audit File for Tax) est une norme internationale pour l'échange électronique de données comptables fiables entre les organisations et l'autorité fiscale nationale. Au Portugal, les fichiers SAF-T simplifient la transmission d'informations fiscales et constituent un élément essentiel de la conformité fiscale. Ils doivent être générés dans des scénarios spécifiques tels que la déclaration mensuelle, facilitant l'audit automatique par les autorités fiscales.

Partie 1 : Configurer vos données sur Acesso.gov.pt

Avant qu'InvoiceXpress puisse gérer les séquences, il vous faut un utilisateur autorisé dans le portail Acesso.gov.pt avec des permissions spécifiques.

Rendez-vous sur acesso.gov.pt.
Si vous avez déjà un utilisateur, connectez-vous et sélectionnez l'option "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice" comme opération autorisée.
Si vous n'avez pas d'utilisateur, créez-en un et veillez à cocher "WSE - Comunicação e Gestão de Séries por webservice" parmi les opérations autorisées.
Soumettez les modifications pour finaliser la configuration de vos permissions.

Partie 2 : Configurer votre compte InvoiceXpress

Avec les permissions définies sur Acesso.gov.pt, vous pouvez maintenant configurer les paramètres de communication dans InvoiceXpress pour gérer les séquences.

Accédez à la page de gestion des séquences sous Preferências da Conta → Documentos et sélectionnez Séries.
Cliquez sur Configuração dans Comunicação com a AT.
Si vous avez déjà des identifiants de Comunicação Automática pour AT configurés, vous pouvez les utiliser ou en saisir de nouveaux. Puis cliquez sur Enregistrer.
Si vous n'avez pas les identifiants de Comunicação Automática com AT, saisissez les données du Sub-utilizador et de la palavra-passe, puis cliquez sur Enregistrer.
Les identifiants sont saisis et l'enregistrement de la séquence pourra être effectué lors du processus de création de séquence.

Partie 3 : Créer et enregistrer une nouvelle séquence, ou enregistrer une séquence existante

Une fois la communication avec l'Autoridade Tributária (AT) configurée, vous êtes prêt pour la dernière étape, qui consiste à créer de nouvelles séquences et enregistrer des séquences nouvelles ou existantes. Ce choix dépend de votre volonté de repartir de zéro ou de continuer avec des séquences existantes.

Pour créer une nouvelle séquence

Dans le menu Séries, cliquez sur Criar Nova Série. Assurez-vous que la communication avec AT est active.
Choisissez le nom de la nouvelle séquence. Si vous voulez que cette séquence soit la valeur par défaut pour toutes les nouvelles factures, activez l'option Usar esta Série por defeito. Enfin, cliquez sur Guardar e Registar.

Pour enregistrer une séquence existante

Pour enregistrer une séquence existante qui contient déjà des documents émis, cliquez sur le bouton Registar Série après avoir sélectionné la séquence souhaitée. Cette action permet l'inclusion de l'ATCUD dans tous les documents émis à partir de cette date.

Partie 4 : Activer la communication des informations de facturation à l'Autoridade Tributária

Il existe deux méthodes :

Manuellement — une fois par mois, exportez le rapport SAF-T XML depuis InvoiceXpress et envoyez-le à l'autorité fiscale (voir toutes les étapes dans cet article InvoiceXpress).
Automatiquement — communiquer automatiquement via InvoiceXpress.

⚠️ Important

Selon les règles de l'AT, au cours d'une année civile une entreprise ne peut communiquer sa facturation que par une seule méthode. Celle que vous choisissez dans InvoiceXpress doit être utilisée au moins jusqu'à la fin de cette année-là.

Partie 5 : Comprendre et gérer les indicateurs de statut

Une fois les étapes précédentes suivies, votre outil de facturation Amenitiz affichera l'un des trois indicateurs de statut :

🟢 Facturation activée (Vert) : tout est en ordre. Votre outil a été activé avec succès et vous pouvez commencer à émettre des factures.
🟡 Activation de la facturation en attente (Jaune) : votre enregistrement est en cours de vérification. L'activation peut prendre quelques jours.
🔴 Échec de l'activation de la facturation (Rouge) : vérifiez tous les détails soumis et apportez les ajustements ou ajouts nécessaires.