Aperçu
Cet article explique comment fonctionnent les factures pro forma dans Amenitiz et comment les gérer correctement.
Les factures pro forma vous permettent de préparer et de partager un document non fiscal avant d’émettre une facture finale. Elles suivent des règles de conformité spécifiques qui définissent comment elles peuvent être enregistrées, modifiées, envoyées ou transformées en facture.
Cet article est utile si vous souhaitez :
Préparer une facture non fiscale avant de finaliser une vente
Émettre une facture fiscale à partir d’une facture pro forma
Comprendre ce qui se passe lorsqu’une facture pro forma est modifiée, annulée ou facturée
Comment créer une facture pro forma
Option 1 : créer une facture pro forma depuis la page Factures
Vous pouvez créer une facture pro forma depuis la section Factures ou directement depuis une réservation.
Instructions étape par étape
Allez dans
Factures→Factures proforma.Cliquez sur
+ Nouveau.
Sélectionnez le client, la langue et l’entreprise.
Confirmez pour ouvrir l’éditeur de facture pro forma.
Ajoutez ou vérifiez les détails de la facture.
Cliquez sur
Enregistrerla pro forma pour finaliser la facture pro forma.
Une fois enregistrée, la facture pro forma :
reçoit un numéro unique et chronologique
est signée numériquement et archivée
apparaît dans la liste des factures pro forma
📌 Remarque : Chaque facture Pro Forma reçoit un numéro séquentiel unique lorsqu’elle est enregistrée. Cette numérotation suit une séquence chronologique continue et ne peut pas être modifiée.
Option 2 : créer une facture pro forma depuis une réservation
Vous pouvez également créer une facture pro forma lors de la préparation d’une facture pour une réservation.
Instructions étape par étape
Ouvrez la réservation.
Allez dans l’onglet
Factures.Cliquez sur
Créer une facture.
Sélectionnez les éléments à facturer et complétez les informations de la facture.
Cliquez sur
Enregistrercomme pro forma.
Le document sera alors enregistré comme facture pro forma et apparaîtra dans la liste des factures pro forma.
Comment modifier une facture pro forma enregistrée
Pour apporter des modifications à une facture pro forma :
Ouvrez la facture pro forma enregistrée.
Cliquez sur
Modifier.Apportez les modifications nécessaires.
Cliquez sur
Terminerla modification.
📌 Remarque
Voici ce qui se passe ensuite :
La facture pro forma d’origine devient Annulée.
Une nouvelle facture pro forma est créée avec un nouveau numéro séquentiel.
La nouvelle facture pro forma devient le document actif et valide.
Cela vous permet de toujours travailler avec la version la plus récente tout en conservant les versions précédentes pour référence.
Comment émettre une facture fiscale à partir d’une facture pro forma
Émettre une facture correspond à l’étape où la facture pro forma est remplacée par un document fiscal.
Ouvrez une facture pro forma avec le statut Enregistrée.
Cliquez sur Émettre la facture.
Une fois la facture émise :
une facture fiscale est créée
le statut de la facture pro forma passe à Facturée
la facture fiscale devient le document officiel pour la comptabilité et les paiements
📌 Remarque : la facture pro forma reste disponible pour référence, mais elle n’est plus utilisée pour les actions de facturation, car elle ne représente plus la situation de facturation actuelle.
Comment télécharger ou envoyer une facture pro forma
Vous pouvez télécharger ou envoyer une facture pro forma tant qu’elle est le document actif pour la facture associée.
Ouvrez une facture pro forma avec le statut Enregistrée.
Cliquez sur Télécharger le PDF ou Envoyer.
Si une facture pro forma n’est plus disponible pour téléchargement ou envoi, cela signifie que :
une nouvelle facture pro forma a été créée, ou
une facture fiscale a déjà été émise
Dans ces deux cas, la facture pro forma ne représente plus la situation de facturation actuelle. Vous devez utiliser la dernière facture pro forma ou la facture émise.
Comprendre les statuts des factures pro forma
Les factures pro forma peuvent avoir les statuts suivants :
Enregistrée
La facture pro forma est finalisée et conforme.
Il s’agit du document actif. Elle peut être consultée, envoyée, téléchargée, modifiée (en créant une nouvelle version) ou émise en facture.
Annulée
La facture pro forma n’est plus la version active.
Cela se produit généralement lorsqu’une nouvelle facture pro forma est créée ou lorsque les informations de facturation changent.
Elle reste disponible pour référence.
Facturée
Une facture fiscale a été émise à partir de cette facture pro forma.
La facture pro forma reste disponible à titre d’archive, tandis que la facture devient le document utilisé pour la comptabilité et les paiements.
Règles à connaître
Chaque facture ne peut être associée qu’à une seule Pro Forma valide.
Modifier une facture pro forma crée toujours une nouvelle copie.
Si les informations du client ou de l’entreprise changent, la facture pro forma existante devient annulée et une nouvelle est créée pour refléter les informations mises à jour.
Une fois la facture émise, les factures pro forma associées restent disponibles pour référence, tandis que la facture devient le document utilisé pour gérer la facturation et la comptabilité.
FAQ
À quoi sert une facture pro forma ?
À quoi sert une facture pro forma ?
Une facture pro forma est un document non fiscal utilisé pour présenter ou confirmer les conditions de vente avant l’émission d’une facture finale.
Puis-je supprimer une facture pro forma ?
Puis-je supprimer une facture pro forma ?
Non. Une fois enregistrées, les factures pro forma ne peuvent pas être supprimées. Elles peuvent seulement devenir annulées via des actions du système.
Si une facture pro forma n’est plus nécessaire, elle peut être annulée manuellement via Annuler la pro forma, ou être annulée automatiquement lorsqu’une nouvelle version est créée.
Pourquoi ne puis-je pas télécharger ou envoyer une facture pro forma ?
Pourquoi ne puis-je pas télécharger ou envoyer une facture pro forma ?
Seules les factures pro forma avec le statut Enregistrée peuvent être téléchargées ou envoyées. Les factures pro forma Annulées ou Facturées ne sont plus des documents valides.
Puis-je avoir plusieurs factures pro forma pour la même réservation ?
Puis-je avoir plusieurs factures pro forma pour la même réservation ?
Oui, mais une seule peut être valide à la fois. Si une nouvelle facture pro forma remplace une autre existante, la précédente devient annulée.