Aperçu
Vous émettez les factures depuis une réservation, en choisissant à qui la facture est adressée et quels frais elle couvre. Cet article vous montre comment créer une facture, l'envoyer ou la télécharger, l'annuler et choisir entre factures détaillées et simplifiées. Il explique aussi ce que signifie chaque statut de facture et de paiement.
Avant de commencer
Votre outil de facturation est configuré et les informations de votre société sont complètes — consultez comment configurer l'outil de facturation.
Les frais à facturer figurent sur la réservation.
Étape par étape
Créer une facture depuis une réservation
Allez dans
Réservationset ouvrez la réservation.Ouvrez l'onglet
Factureset cliquez surGénérer une facture.
Choisissez à qui la facture est adressée : le client hébergé ou un client. Pour ajouter des informations absentes de la fiche client, comme un numéro de bon de commande, cliquez sur
Ajouter infos client.
Sélectionnez les frais et les paiements à inclure.
Cliquez sur
Émettre la facture.
Les frais de la facture passent dans une note clôturée et restent verrouillés, sauf si vous annulez la facture. Vous pouvez créer plusieurs factures pour la même réservation.
💡 Astuce
Pour partager une facture préliminaire avant d'émettre la facture définitive, cliquez sur Enregistrer en pro forma au lieu de Émettre la facture. Une pro forma n'est pas un document fiscal et ne clôture pas la note. Consultez comment créer et gérer des factures pro forma.
Facturer plusieurs réservations à la fois
Pour facturer ensemble plusieurs réservations ou notes de visiteurs, utilisez la page Notes. Réglez le filtre Facture sur Sans facture pour n'afficher que les notes qui doivent encore être facturées. Consultez comment retrouver, facturer et enregistrer les paiements de vos notes au même endroit.
Envoyer, télécharger ou annuler une facture
Allez dans
Factures→Factures.Cliquez sur le menu à trois points à côté de la facture.
Cliquez sur
Exporter en PDF,Envoyer la factureouAnnuler la facture.
L'annulation d'une facture crée un avoir. Les deux documents restent sur la réservation, et les frais peuvent de nouveau être facturés.
Choisir des factures détaillées ou simplifiées
Une facture détaillée présente les frais nuit par nuit. Une facture simplifiée les regroupe par type, par exemple hébergement et extras.
Allez dans
Factures→Paramètres.Sélectionnez
DétailléeouSimplifiée.Cliquez sur
Sauvegarder.
📌 Remarque
En Espagne et au Portugal, le panneau d'émission de facture propose aussi un choix Type de facture. Son option simplifiée est un autre document fiscal, que l'on peut émettre sans sélectionner de client — consultez comment émettre une facture simplifiée.
À qui la facture est adressée
Le client hébergé est la personne qui a séjourné. Le client de facturation est le destinataire légal de la facture, par exemple une société ou une agence. Il peut s'agir de la même personne, mais pas forcément.
Choisir le client de facturation change uniquement le destinataire de la facture. Cela ne modifie ni le client hébergé, ni la réservation, ni les frais, ni les paiements.
Ce qui figure sur votre facture
En plus des informations de votre établissement, des coordonnées du client et des lignes de frais, chaque facture indique :
Le numéro de réservation.
Le numéro de chambre et le nombre de personnes.
Le client hébergé, lorsque la facture est adressée à une société.
Votre logo — consultez comment personnaliser le design de vos factures.
Les informations client supplémentaires ajoutées avec Ajouter infos client. Les champs laissés vides n'apparaissent pas. Pour les modifier, cliquez sur Editer infos client.
Statuts de facture et de paiement
Statut de la facture
Pro forma : un document préliminaire, non fiscal. Vous le trouvez dans Factures → Factures proforma, avec sa propre numérotation.
Émise : la facture est définitive et ne peut pas être modifiée.
Annulé : la facture a été annulée par un avoir.
Statut du paiement
Payé : le montant total a été reçu.
Non payé : aucun paiement n'a été enregistré.
Partiel : une partie du montant a été reçue.
Surpayé : les paiements dépassent le montant de la facture.
⚠️ Important
Une facture émise ne peut pas être modifiée. Pour la changer, annulez-la et émettez-en une nouvelle.
La numérotation des factures ne repart pas à zéro d'elle-même en début d'année. Chaque numéro se compose du nom de votre série suivi d'un numéro séquentiel. Pour démarrer une nouvelle séquence, changez le nom de la série — consultez comment configurer l'outil de facturation.
Un nouveau nom de série s'applique après votre prochaine clôture de journée : les factures émises avant conservent le nom actuel. Au Portugal, il s'applique immédiatement.
FAQ
Puis-je modifier une facture émise ?
Puis-je modifier une facture émise ?
Non. Annulez-la, ce qui crée un avoir, puis émettez une nouvelle facture avec les bonnes informations.
Pourquoi ne puis-je pas émettre une facture ?
Pourquoi ne puis-je pas émettre une facture ?
Le panneau vous indique ce qui manque. Les causes les plus fréquentes sont :
Coordonnées du client manquantes. Ajoutez le nom, l'adresse et le numéro fiscal du client. Vérifiez que le numéro de TVA est valide sur VIES.
Caractères spéciaux. Supprimez les symboles des champs comme l'adresse et le code postal.
Un numéro de pièce d'identité dans le champ du numéro fiscal. Les réservations venant d'un canal y contiennent parfois un numéro de passeport ou de carte d'identité. Ouvrez la réservation, modifiez les coordonnées du client et corrigez-le.
Informations de la société incomplètes. Consultez la question suivante.
En France, pourquoi ne puis-je pas émettre une seule facture pour toute la réservation ?
En France, pourquoi ne puis-je pas émettre une seule facture pour toute la réservation ?
Avec la certification NF525, une note déjà entièrement payée et une note qui ne l'est pas n'ont pas la même nature fiscale : elles ne peuvent pas figurer sur la même facture. Pour émettre une facture unique, encaissez toutes les notes avant d'émettre la facture, ou émettez la facture avant qu'une note ne soit entièrement payée. Les acomptes ne génèrent pas de reçu fiscal et restent compatibles.
Pourquoi ma facturation ne peut-elle pas être activée ?
Pourquoi ma facturation ne peut-elle pas être activée ?
Généralement parce que des informations de la société manquent ou sont incorrectes. Allez dans Factures → Paramètres → Information de la société et vérifiez la raison sociale, le numéro d'immatriculation, l'adresse et le numéro de TVA. Si une erreur concerne le numéro de TVA, supprimez le code pays placé devant (par exemple FR), enregistrez et réessayez.
Puis-je changer le numéro d'une facture déjà émise ?
Puis-je changer le numéro d'une facture déjà émise ?
Non. Une fois émise, une facture garde son numéro. Un nouveau nom de série ne concerne que les factures émises après son application. Pour une nouvelle séquence sur l'année, changez le nom de la série avant d'émettre la première facture de l'année.
Que se passe-t-il si une facture est surpayée ?
Que se passe-t-il si une facture est surpayée ?
Vous pouvez rembourser la différence au client ou la conserver comme solde pour une prochaine réservation.
Quel est le lien entre les notes et les factures ?
Quel est le lien entre les notes et les factures ?
Une note regroupe les frais d'une réservation. Les frais déjà facturés se trouvent dans une note clôturée ; ceux qui ne le sont pas encore restent dans la note ouverte. L'annulation d'une facture rend ses frais de nouveau modifiables et facturables.
Quelle est la différence entre une pro forma et une facture émise ?
Quelle est la différence entre une pro forma et une facture émise ?
Une pro forma est un document préliminaire que vous pouvez modifier et partager avant que la vente ne soit définitive. Elle ne clôture pas de note et ne fait pas partie de vos registres fiscaux. Une facture émise est définitive. Vous pouvez convertir une pro forma en facture émise — consultez comment créer et gérer des factures pro forma.