Aperçu

Cet article explique comment créer, gérer et télécharger des factures à l’aide de la plateforme. Une facturation efficace est essentielle pour garantir l’exactitude financière et la transparence vis-à-vis de vos clients. Les instructions ci-dessous vous guideront dans l’accès aux factures, leur compréhension et leur gestion, afin d’assurer un processus de facturation fluide pour votre établissement.

Avant de commencer

Vous devez avoir accès à la barre latérale Admin.
Votre profil de facturation doit être correctement configuré.
Certaines actions liées aux factures dépendent de l’enregistrement des paiements.

Instructions étape par étape

1. Accéder à l’espace de facturation

Connectez-vous à votre espace Admin.
Allez dans Factures → Factures.
Vous pouvez alors :
- Consulter toutes les factures
- Créer des factures de manière indépendante
- Télécharger, envoyer ou annuler des factures existantes

2. Créer une facture

⚠️ Important : La numérotation des factures sur Amenitiz est continue et ne se réinitialise pas automatiquement au début d’une nouvelle année. Vous pouvez modifier le préfixe et la séquence de numérotation avant d’émettre des factures si vous souhaitez refléter une nouvelle année.

Exemple : Si vos factures utilisent actuellement le préfixe INV2025 (par exemple : INV2025-145), vous pouvez choisir de mettre à jour le préfixe en INV2026. À partir de ce moment, les nouvelles factures utiliseront le préfixe mis à jour, comme INV2026-146 ou INV2026-1, selon votre configuration.

Vous pouvez créer des factures de deux manières différentes, selon vos besoins.

Option A : Depuis une réservation
- Allez dans Réservations
- Ouvrez la réservation concernée
- Cliquez sur l’onglet Factures
- Cliquez sur Générer une facture
- Choisissez le destinataire : Invité ou Client (ou ajoutez les deux)
- Sélectionnez les frais et paiements à inclure
- Cliquez sur Générer

📌 Notes :

Plusieurs factures peuvent être générées pour la même réservation.
Si tous les paiements ne sont pas enregistrés, la facture reste modifiable.
Une fois les paiements enregistrés, la facture n’est plus modifiable.

Option B : Facture manuelle
- Allez dans Factures → Factures
- Cliquez sur Nouvelle
- Saisissez les informations client
- Ajoutez les éléments à facturer (hébergement, extras, etc.)
- Cliquez sur Enregistrer un paiement, puis Émettre la facture
- Utilisez le menu à trois points pour envoyer ou télécharger la facture

⚠️ Important : Ces factures ne peuvent pas être liées à une réservation et sont toujours créées au format simplifié.

3. Choisir le type de facture (détaillée ou simplifiée)

Amenitiz prend en charge deux formats de facture.

Factures détaillées
- Affichent une ventilation des frais par nuit.
- Utile lorsque les clients exigent une transparence totale des prix.
Factures simplifiées
- Regroupent les frais par type (ex. : hébergement, extras).
- Offrent un résumé plus clair et synthétique.

Pour choisir le type de facture par défaut :

Allez dans Factures → Paramètres.
Sélectionnez Mode facture détaillée ou simplifiée.
Cliquez sur Sauvegarder.

📌 Notes :

Le type de facture (détaillée ou simplifiée) est indépendant de votre numérotation de factures.
La modification du préfixe ou des paramètres de numérotation n’affecte pas les factures existantes.
Les factures créées manuellement (Factures → Factures → Nouveau) sont toujours en mode simplifié.

4. Comprendre les statuts des factures et des paiements

Statut de la facture
- Brouillon : La facture n’a pas été émise. Elle peut encore être modifiée.
- Émise : La facture est définitive. Elle ne peut pas être modifiée et doit être annulée pour faire des modifications.
- Annulée : La facture a été rendue caduque.
Statut du paiement
- Payé : Montant total reçu
- Non payé : Aucun paiement enregistré
- Partiel : Paiement partiel reçu
- Surpayé : Le paiement dépasse le montant de la facture

5. Vérifier les détails d’une facture

Pour chaque facture, vous pouvez consulter :

La date de la facture
Le numéro de la facture (selon votre séquence de numérotation)
Les informations du client ou de l'invité
Le montant total facturé
Les paiements et transactions liés

6. Envoyer, télécharger ou annuler une facture

Localisez la facture dans Factures → Factures.
Cliquez sur le menu à trois points à côté de la facture.
Choisissez :
- Voir les détails
- Télécharger le PDF
- Envoyer par e-mail
- Annuler la facture

FAQ

Puis-je modifier une facture émise ?

Non. Une fois émise, une facture ne peut plus être modifiée. Vous devez l’annuler et en créer une nouvelle.

Où puis-je créer des factures ?

Vous pouvez créer des factures :

Depuis une réservation (Réservations → Réservation → Onglet Factures)
Directement depuis Factures → Factures → Nouvelle

Pourquoi ne puis-je pas émettre une facture depuis une réservation ?

Cela se produit généralement lorsque tous les paiements n’ont pas été enregistrés. Assurez-vous que tous les paiements de la réservation sont enregistrés avant d'émettre la facture.

Quelles sont les causes des problèmes d’activation du profil de facturation ?

Ils sont souvent dus à des informations de l’entreprise manquantes ou incorrectes.

Pour résoudre cela :

Allez dans Factures → Paramètres → Informations de l’entreprise.
Vérifiez que tous les champs obligatoires sont bien remplis, y compris :
Raison sociale
Numéro d’immatriculation
Adresse
Revoyez la configuration de la TVA :
Vérifiez que le numéro de TVA est correctement saisi
Assurez-vous que la TVA est activée si nécessaire

Si un champ requis est manquant ou incorrect, la facturation ne peut pas être activée et les factures ne peuvent pas être émises.

Pourquoi ai-je des erreurs lors de l’émission d’une facture ?

Elles sont généralement causées par des informations manquantes ou des paiements incomplets.

Vérifiez les points suivants :

Vérifiez les paiements enregistrés :
- Ouvrez la réservation liée à la facture
- Assurez-vous que tous les paiements sont enregistrés
Vérifiez les informations fiscales du client :
- Ouvrez les détails client dans la réservation ou la facture
- Vérifiez que le numéro fiscal est valide et bien formaté
Supprimez les caractères spéciaux :
- Examinez les champs comme le code postal et l'adresse
- Supprimez tout caractère spécial ou symbole qui pourrait causer une erreur
Complétez toutes les informations obligatoires :
- Nom
- Adresse
- Informations fiscales si applicable

Une fois toutes les informations remplies, essayez de générer la facture à nouveau.

Puis-je réinitialiser la séquence de numérotation des factures ?

La numérotation des factures ne peut pas être modifiée rétroactivement. Nous vous recommandons de vérifier ou de mettre à jour votre numérotation uniquement au début d’une nouvelle année civile, avant d’émettre toute facture. Une fois une facture émise, son numéro et son préfixe sont figés et ne peuvent plus être modifiés.

Que se passe-t-il si une facture est surpayée ?

Vous pouvez effectuer un remboursement ou ajuster le solde sur une réservation future.

Comment créer, gérer et télécharger des factures