Vue d'ensemble

L'outil de facturation d'Amenitiz vous permet de créer factures, reçus, devis et avoirs directement depuis vos réservations ou contacts clients. Cet article vous guide dans la configuration des données de votre entreprise, la numérotation des factures et la gestion de plusieurs entités juridiques.

Avant de commencer

L'outil de facturation est activé automatiquement pour les établissements de plus de 6 chambres (inclus dans votre plan).
Si votre établissement compte moins de 6 chambres, activez-le via la Marketplace — voir comment activer l'outil de facturation.

Instructions étape par étape

1. Ajoutez les coordonnées de votre entreprise

Avant de commencer à créer des factures, ajoutez les informations de votre entreprise.

Allez dans Facturation dans votre espace Amenitiz.
Cliquez sur Paramètres.
Sous Informations des entreprises, cliquez sur + Ajouter une entreprise — ou cliquez sur Modifier pour une entreprise existante.

Ajouter une entreprise dans les paramètres de facturation

2. Remplissez les informations de l'entreprise

Les champs obligatoires dépendent de votre pays d'enregistrement. Vous devrez généralement renseigner :

Statut
Raison sociale
Adresse, ville, code postal, pays
Numéro d'enregistrement (le cas échéant)
Numéro de TVA
Devise

3. Configurez les paramètres de facturation

Toujours dans Informations des entreprises, faites défiler jusqu'à la section Paramètres de facturation. C'est ici que vous définissez le fonctionnement de la numérotation des factures et avoirs. Si vous émettiez des factures avec un autre système auparavant, choisissez l'option qui continue à partir de votre dernière facture pour conserver la séquence.

Chaque facture et avoir comporte un préfixe pour identifier le type de document :

INV — pour les factures.
CDN — pour les avoirs.

Vous pouvez personnaliser ces préfixes selon vos besoins commerciaux ou légaux.

📌 Remarque

Une fois la première facture créée, la séquence de numérotation est gérée automatiquement par Amenitiz et ne peut pas être modifiée manuellement. Modifier le préfixe d'une facture ou d'un avoir réinitialise automatiquement la séquence.

⚠️ Important : impact des changements de préfixe

La numérotation dans Amenitiz est continue — elle ne se réinitialise pas automatiquement au début d'une nouvelle année.
Quand vous changez un préfixe, la nouvelle séquence s'applique à minuit. Les documents émis le même jour conservent le préfixe et la séquence actuels ; ceux émis à partir du lendemain commencent à 1 avec le nouveau préfixe.

Exemple : Si vos factures utilisent le préfixe INV2025 (ex. INV2025-145) et que vous passez à INV2026, les factures créées le même jour resteront INV2025-146, 147…. Les factures du lendemain commenceront à INV2026-1.

4. Ajoutez vos informations de contact

Dans la même section Informations des entreprises, ajoutez les coordonnées professionnelles qui apparaîtront sur vos factures et autres documents clients. Recommandé :

Numéro de téléphone
Adresse e-mail
Site web

💡 Astuce

Gardez ces informations cohérentes avec celles affichées sur votre site et vos pages de réservation pour une image de marque uniforme.

5. Enregistrez les informations

Cliquez sur Enregistrer en bas de la page.

France : vous ne pouvez enregistrer que lorsque tous les champs obligatoires sont remplis.
Autres pays : vous pouvez enregistrer avec des champs manquants, mais compléter toutes les informations est fortement recommandé.

💡 Astuce

Des informations complètes vous donnent accès à toutes les fonctionnalités de facturation et de paiement sans restriction.

Gérer plusieurs entreprises

Si vous gérez plusieurs entités juridiques (plusieurs hôtels, établissements ou marques), vous pouvez ajouter une entreprise pour chacune :

Cliquez sur + Ajouter une entreprise sous Informations des entreprises.
Renseignez les informations requises pour chaque entreprise.
Configurez la numérotation et les informations de contact pour chacune.
Cliquez sur Enregistrer.

Quand vous créerez une facture depuis une réservation, vous pourrez choisir l'entité émettrice.

Exemple

Si vous exploitez à la fois un hôtel et une villa sous des raisons sociales différentes, vous pouvez émettre les factures depuis la bonne entité pour chaque réservation.

FAQ

Pourquoi ma numérotation ne s'est-elle pas réinitialisée après le changement de préfixe ?

Probablement parce que des factures ont déjà été émises le jour même du changement. Les changements de préfixe s'appliquent à minuit — les documents créés le même jour conservent le préfixe et la séquence actuels. Les factures émises le lendemain commencent à 1 avec le nouveau préfixe.

Pourquoi ma numérotation s'est-elle réinitialisée de façon inattendue ?

Cela arrive en général quand le préfixe a été changé (par exemple de INV2025-145 à INV-1). Pour corriger, remettez le préfixe précédent dans Facturation → Paramètres → Modifier.

Puis-je réinitialiser la numérotation rétroactivement pour une année ?

Non. Si des factures ont déjà été émises pour la nouvelle année avant la mise à jour du préfixe, la séquence de cette année ne peut pas être réinitialisée rétroactivement.

Dois-je ajouter manuellement « 1 » au nouveau préfixe ?

Non. Le système redémarre automatiquement la numérotation à 1 quand vous changez de préfixe — ajouter « 1 » manuellement crée une numérotation en double.

La numérotation se réinitialise-t-elle au début d'une nouvelle année ?

Non. La numérotation est continue d'une année sur l'autre. Si vous voulez une réinitialisation annuelle, mettez à jour le préfixe (ex. INV2026) avant d'émettre la première facture de la nouvelle année.

Pourquoi ne puis-je pas enregistrer mes informations en France ?

En France, tous les champs obligatoires doivent être remplis avant de pouvoir enregistrer l'entreprise. Complétez tous les champs requis — y compris le numéro d'enregistrement et le numéro de TVA — puis réessayez.

Quand un changement de préfixe prend-il effet ?

À minuit le jour où vous enregistrez le changement. Les documents émis le même jour conservent le préfixe existant ; ceux émis à partir du lendemain commencent à 1 avec le nouveau préfixe.

Comment configurer l'outil de facturation