Aperçu
Cet article explique comment les charges, les notes, les paiements et les factures sont connectés dans Amenitiz et comment ils interagissent tout au long du cycle de vie d’une réservation.
Utilisez cet article pour comprendre pourquoi certaines actions sont disponibles ou bloquées, comment les montants dus sont calculés et comment la facturation et les remboursements affectent une réservation.
Cet article est particulièrement utile si vous ne comprenez pas pourquoi une note est ouverte ou fermée, pourquoi certaines charges ne peuvent pas être modifiées, ou comment les paiements apparaissent sur les factures.
Avant de commencer
Cet article décrit le fonctionnement du système, il ne remplace pas un guide pas-à-pas.
Les explications s’appliquent à une utilisation sur ordinateur.
Certaines actions peuvent nécessiter l’annulation d’une facture avant de pouvoir effectuer des modifications.
Comment fonctionne la logique de facturation
1. Comprendre les frais
Les frais représentent tout ce que le client doit pour une réservation, comme :
Hébergement
Suppléments
Taxes de séjour
Frais personnalisés
Les frais sont toujours liés à une réservation et sont regroupés dans des notes.
2. Comprendre les Notes
Les notes regroupent les frais. Il en existe deux types :
Note ouverte
Elles contiennent des charges qui sont encore actives.
Les charges peuvent être modifiées ou supprimées (sauf si une facture brouillon existe).
Les nouvelles charges sont automatiquement ajoutées à la note ouverte.
Une seule note ouverte peut exister par réservation.
Note fermée
Elles contiennent des charges qui ont été finalisées.
Une note peut devenir fermée lorsque :
une facture est émise, ou
des paiements sont enregistrés pour régler ces charges.
Les notes fermées peuvent :
afficher une référence de facture (par exemple INV-31) si une facture existe ;
permettre encore certaines modifications si aucune facture n’est liée.
Si une note fermée est liée à une facture émise, les charges ne peuvent pas être modifiées sauf si la facture est annulée (avoir). Les factures brouillon ne ferment pas les notes.
3. Comprendre les paiements
Les paiements représentent l’argent reçu du client.
Règles importantes :
Les paiements sont liés à la réservation, pas à des charges spécifiques.
Une réservation peut avoir plusieurs paiements.
Un paiement peut couvrir une ou plusieurs notes.
Le montant restant dû de la réservation est calculé en comparant :
le total des charges sur toutes les notes
le total des paiements reçus
Lorsque des paiements couvrent les charges d’une note, le système peut finaliser ces charges, ce qui fera passer la note de ouverte à fermée.
4. Comprendre les factures
Les factures sont des documents fiscaux générés à partir d’une ou plusieurs notes.
Lorsque vous émettez une facture :
La ou les notes sélectionnées sont fermées
Les frais deviennent non modifiables
La facture peut inclure un ou plusieurs paiements
Brouillons de facture :
Ne ferment pas les notes.
Peuvent bloquer l’édition des frais tant qu’ils existent
Pour émettre ou annuler une facture, consultez l’article Comment créer et émettre une facture.
5. Modifications et annulations
Si une facture est émise, les charges ne peuvent plus être modifiées.
Pour les modifier, la facture doit être annulée (cela crée un avoir)
L’annulation rouvre la facture associée et rend les frais à nouveau modifiables
6. Remboursements
Les remboursements sont toujours liés aux paiements.
Les remboursements effectués retournent de l’argent au client.
Les remboursements enregistrés sont uniquement des écritures comptables.
Les remboursements ne modifient pas automatiquement les factures déjà émises.
Le processus de remboursement n’est pas affecté par la structure des notes.
Pour des instructions étape par étape, consultez l’article Comment rembourser un paiement.
FAQ
Pourquoi vois-je un montant dû même si une note est fermée ?
Pourquoi vois-je un montant dû même si une note est fermée ?
Une note fermée signifie seulement que les charges ont été facturées. Le montant dû dépend des paiements reçus, pas du statut ouvert ou fermé d’une note.
Pourquoi je ne peux pas modifier les frais alors que la facture est ouverte ?
Pourquoi je ne peux pas modifier les frais alors que la facture est ouverte ?
Un brouillon de facture bloque la modification. Supprimez le brouillon pour pouvoir modifier les frais.
Puis-je facturer plusieurs notes à la fois ?
Puis-je facturer plusieurs notes à la fois ?
Oui, une même facture peut regrouper plusieurs notes fermées et des frais de la facture ouverte.
Que se passe-t-il si je supprime un frais après un paiement ?
Que se passe-t-il si je supprime un frais après un paiement ?
Le montant dû est recalculé. La réservation peut devenir surpayée ou afficher un nouveau solde. Actualisez la page pour voir les changements.
Les paiements peuvent-ils être répartis entre plusieurs factures ?
Les paiements peuvent-ils être répartis entre plusieurs factures ?
Oui. Les paiements ne sont pas liés à des charges spécifiques, vous pouvez donc choisir quels paiements apparaissent sur chaque facture.