Vue d'ensemble
La page Notes regroupe toutes les notes de votre établissement — pour les clients comme pour les visiteurs — sur une seule page.
Utilisez-la pour retrouver les notes que vous n'avez pas encore facturées ou qui n'ont pas été payées, créer une note pour un visiteur qui n'a jamais réservé de chambre, et émettre une facture ou enregistrer un paiement pour plusieurs notes à la fois.
C'est la façon la plus rapide de rattraper ce qui aurait été oublié après le check-out, sans ouvrir chaque réservation une par une.
Avant de commencer
Ouvrez la page Notes depuis le menu latéral, dans Notes.
Vous devez avoir accès aux paiements pour enregistrer des paiements et émettre des factures.
Charges, notes, paiements et factures sont liés. Si vous ne savez pas pourquoi une note est ouverte, fermée ou verrouillée, lisez Comment fonctionnent ensemble charges, notes, paiements et factures.
Étape par étape
Trouvez les notes qu'il vous faut
Allez dans
Notesdans le menu de gauche.Filtrez la liste avec les options en haut :
Date :
Aujourd'hui,Cette semaineouPersonnaliséStatut de facturation :
Non facturéesouFacturéesStatut de paiement :
Non payé,PayéouTrop payéType :
ClientsouVisiteurs
Ou cherchez par nom ou référence dans le champ de recherche.
💡 Astuce
Combinez Non facturées avec une plage de dates pour retrouver les notes après check-out que vous avez oublié de facturer. Combinez Non payé avec une plage de dates pour retrouver les notes impayées.
Créez une note sans réservation
Cliquez sur
Nouvelle note.Cliquez sur
Ajouter une chargeet saisissez l'article, la quantité, le prix unitaire et la TVA.Cliquez sur
Créer un paiementpour enregistrer ce que le visiteur a payé, ou surCréer une facturepour facturer la charge.
📌 Note
Une note de visiteur n'est liée à aucune chambre. Utilisez-la pour les extras au comptoir, les day passes ou les additions du restaurant. Pour rattacher la charge à une réservation existante, cliquez sur Attribuer à une réservation.
Enregistrez un paiement pour une ou plusieurs notes
Cochez la case à côté de chaque note, ou utilisez
Tout sélectionner.Ouvrez le menu des actions et cliquez sur
Enregistrer un paiement.Confirmez le montant et sauvegardez.
Émettez une facture pour une ou plusieurs notes
Cochez les notes à facturer, ou utilisez
Tout sélectionner.Ouvrez le menu des actions et cliquez sur
Émettre une facture.
📌 Note
Une note fermée doit être facturée en totalité — vous ne pouvez donc pas sélectionner des charges individuelles à l'intérieur. Vous ne pouvez pas non plus mélanger des charges non facturées avec des notes qui ont déjà une facture. Vous pouvez scinder la note si vous voulez facturer des charges séparément.
FAQ
Pourquoi je ne vois pas la page Notes ?
Pourquoi je ne vois pas la page Notes ?
La page Notes est disponible pour les utilisateurs qui peuvent gérer les paiements. Si elle n'apparaît pas dans votre menu, demandez à un administrateur de votre établissement de vérifier vos permissions.
Qu'est-ce qu'une note de visiteur ?
Qu'est-ce qu'une note de visiteur ?
Une note pour quelqu'un qui a utilisé un service dans votre établissement sans réserver de chambre — par exemple un day pass, une addition au restaurant ou un extra au comptoir. Elle n'est liée à aucune réservation.
Puis-je facturer ou encaisser plusieurs notes en même temps ?
Puis-je facturer ou encaisser plusieurs notes en même temps ?
Oui. Cochez plusieurs notes avec leurs cases puis utilisez Enregistrer un paiement ou Émettre une facture depuis le menu des actions pour les traiter ensemble.
Pourquoi je ne peux pas sélectionner des charges individuelles dans une note ?
Pourquoi je ne peux pas sélectionner des charges individuelles dans une note ?
Les notes fermées doivent être facturées en totalité, les charges individuelles ne peuvent donc pas être sélectionnées. Seule une note ouverte ou ses charges peuvent l'être en partie.
Pourquoi je ne peux pas modifier les charges d'une note ?
Pourquoi je ne peux pas modifier les charges d'une note ?
Si la note est liée à une facture émise, ses charges sont verrouillées. Annulez la facture — cela crée un avoir — pour pouvoir les modifier à nouveau. Voir Comment fonctionnent ensemble charges, notes, paiements et factures.
Puis-je scinder une note depuis cette page ?
Puis-je scinder une note depuis cette page ?
Le scindement ne se fait pas depuis la liste des Notes. On scinde une note depuis la réservation : allez dans Réservations ou Planning, ouvrez la réservation, cliquez sur Voir le détail puis sur l'onglet Charges, et cliquez sur Scinder la note sur la note fermée. La note doit être fermée et non liée à une facture. Voir Comment scinder une note en plusieurs notes.