Aperçu

Cet article explique comment les charges, les notes, les paiements et les factures sont connectés dans Amenitiz et comment ils interagissent tout au long du cycle de vie d’une réservation.

Utilisez cet article pour comprendre pourquoi certaines actions sont disponibles ou bloquées, comment les montants dus sont calculés et comment la facturation et les remboursements affectent une réservation.

Cet article est particulièrement utile si vous ne comprenez pas pourquoi une note est ouverte ou fermée, pourquoi certaines charges ne peuvent pas être modifiées, ou comment les paiements apparaissent sur les factures.

Avant de commencer

Cet article décrit le fonctionnement du système, il ne remplace pas un guide pas-à-pas.
Les explications s’appliquent à une utilisation sur ordinateur.
Certaines actions peuvent nécessiter l’annulation d’une facture avant de pouvoir effectuer des modifications.

Comment fonctionne la logique de facturation

1. Comprendre les frais

Les frais représentent tout ce que le client doit pour une réservation, comme :

Hébergement
Suppléments
Taxes de séjour
Frais personnalisés

Les frais sont toujours liés à une réservation et sont regroupés dans des notes.

2. Comprendre les Notes

Les notes regroupent les charges.

Une note est soit ouverte, soit fermée :

Note ouverte — contient des charges encore actives.
- Les charges peuvent être modifiées ou supprimées directement
- Les nouvelles charges sont automatiquement ajoutées à la note ouverte
- Une seule note ouverte peut exister par réservation à la fois
- Affiche le statut Ouverte
Note fermée — contient des charges finalisées.
- Une note se ferme dès qu’un paiement y est rattaché, ou qu’une facture est émise pour elle
- Une réservation peut avoir plusieurs notes fermées
- Une fois fermée, la note n’affiche plus le mot « Fermée » — elle affiche à la place un badge de statut de paiement (voir ci-dessous)

Une fois fermée, la note affiche un badge de statut de paiement qui reflète le montant déjà réglé :

Impayé — aucun paiement reçu pour le moment
Partiellement payé — partiellement réglé ; le solde restant est affiché comme dû
Payé — entièrement réglé
Trop-perçu — les paiements reçus dépassent le total de la note

⚠️ Important

Le badge de statut de paiement ne verrouille jamais les charges. Un badge « Payé » ou « Partiellement payé » n’empêche pas de modifier les charges de cette note. Les charges sont verrouillées uniquement lorsque :

Une facture est émise pour la note — annulez la facture (un avoir est créé) pour récupérer l’accès en modification, ou
Un paiement programmé en attente existe pour la note (par exemple, un lien de paiement envoyé au client) — annulez d’abord le paiement programmé pour récupérer l’accès en modification.

Une note fermée non liée à une facture et sans paiement en attente peut aussi être divisée en plusieurs notes — voir Comment diviser une note en plusieurs notes.

Les factures Pro forma ne ferment pas les notes.

3. Comprendre les paiements

Les paiements représentent l’argent reçu du client.

Règles importantes :

Les paiements sont liés à la réservation, pas à des charges spécifiques.
Une réservation peut avoir plusieurs paiements.
Un paiement peut couvrir une ou plusieurs notes.

Le montant restant dû de la réservation est calculé en comparant :

le total des charges sur toutes les notes
le total des paiements reçus

Lorsque des paiements couvrent les charges d’une note, le système peut finaliser ces charges, ce qui fera passer la note de ouverte à fermée.

4. Comprendre les factures

Les factures sont des documents fiscaux générés à partir d’une ou plusieurs notes.

Lorsque vous émettez une facture :

La ou les notes sélectionnées sont fermées
Les frais deviennent non modifiables
La facture peut inclure un ou plusieurs paiements

Factures Pro Forma :

Sont des documents préliminaires non fiscaux — ils n'affectent pas vos registres fiscaux
Ne ferment pas les notes.
Peuvent bloquer l’édition des frais tant qu’ils existent

Pour émettre ou annuler une facture, consultez l’article Comment créer et émettre une facture.

5. Modifications et annulations

Les charges sont verrouillées lorsqu’une facture est émise pour la note, ou lorsqu’un paiement programmé en attente existe sur la note
Pour déverrouiller des charges verrouillées par une facture : annulez la facture (un avoir est créé), modifiez les charges, puis ré-émettez
Pour déverrouiller des charges verrouillées par un paiement en attente : annulez le paiement programmé, puis modifiez les charges
L’annulation d’une facture rouvre la note associée et rend les charges à nouveau modifiables
Un badge de statut de paiement seul (Payé, Partiellement payé, Impayé, Trop-perçu) ne verrouille jamais les charges
Une note fermée non liée à une facture et sans paiement en attente peut être divisée en plusieurs notes — voir Comment diviser une note en plusieurs notes

6. Remboursements

Les remboursements doivent toujours être liés au paiement auquel ils se réfèrent.

Les remboursements effectués retournent de l’argent au client.
Les remboursements enregistrés sont uniquement des écritures comptables.

Les remboursements ne modifient pas automatiquement les factures déjà émises.

Le processus de remboursement n’est pas affecté par la structure des notes.

Pour des instructions étape par étape, consultez l’article Comment rembourser un paiement.

FAQ

Puis-je diviser une note fermée en plusieurs notes ?

Oui — si la note est fermée et n’est liée à aucune facture. La note fermée est remplacée par les nouvelles notes que vous définissez, et les paiements et remboursements liés à l’originale sont redistribués entre elles. Voir Comment diviser une note en plusieurs notes.

Pourquoi vois-je un montant dû même si une note est fermée ?

Une note fermée signifie seulement que les charges ont été facturées. Le montant dû dépend des paiements reçus, pas du statut ouvert ou fermé d’une note.

Le badge de paiement (Payé, Partiellement payé, Impayé, Trop-perçu) verrouille-t-il mes charges ?

Non. Le badge de statut de paiement ne verrouille jamais les charges dans une note fermée. Les charges ne sont verrouillées que lorsqu’une facture est émise pour la note, ou qu’un paiement programmé en attente existe. Tant que ni l’un ni l’autre n’est vrai, cliquez sur Modifier en haut de la note fermée pour activer le mode édition et modifier les charges.

Pourquoi je ne peux pas modifier les frais alors que la facture est ouverte ?

Cela vient généralement de l’une de ces deux causes :

Un paiement programmé en attente est associé à la note — par exemple, un lien de paiement envoyé au client. Annulez le paiement programmé pour récupérer l’accès en modification.
Une facture Pro forma est en cours — supprimez la facture Pro forma pour pouvoir modifier les frais. Les factures Pro forma ne verrouillent les charges que tant qu’elles ne sont pas converties en facture finale.

Puis-je facturer plusieurs notes à la fois ?

Oui, une même facture peut regrouper plusieurs notes fermées et des frais de la facture ouverte.

⚠️ En France (NF525) : si une des notes de la réservation est déjà entièrement payée et qu'une autre ne l'est pas, le système ne permet pas d'émettre une seule facture couvrant les deux — la nature fiscale des documents diffère. Pour émettre une facture unique pour toute la réservation, deux options :

encaissez toutes les notes avant d'émettre la facture, ou
émettez la facture avant qu'une note ne soit entièrement payée (les acomptes ne génèrent pas de reçu fiscal et sont compatibles).

Que se passe-t-il si je supprime un frais après un paiement ?

Le montant dû est recalculé. La réservation peut devenir surpayée ou afficher un nouveau solde. Actualisez la page pour voir les changements.

Les paiements peuvent-ils être répartis entre plusieurs factures ?

Oui. Les paiements ne sont pas liés à des charges spécifiques, vous pouvez donc choisir quels paiements apparaissent sur chaque facture.

Comment les frais, les notes, les paiements et les factures fonctionnent ensemble