Vue d'ensemble

Quand un client a plusieurs réservations chez vous, ou quand la facture doit être adressée à quelqu'un d'autre que le réservant (une entreprise, une agence, la personne qui séjourne pour les extras), vous pouvez retirer les charges des réservations et les regrouper sur un seul compte client — puis facturer ce compte en une fois.

Cas d'usage fréquents :

Une seule facture pour plusieurs réservations au même nom.
Plusieurs factures sur une même réservation (par exemple, la chambre à l'entreprise et les extras au client).
Facturer une entreprise ou agence qui n'est pas le réservant.

Avant de commencer

Vous ne pouvez déplacer que les charges non liées — celles qui ne sont pas déjà sur une facture émise. Pour déplacer une charge déjà sur une facture émise, il faut d'abord l'annuler.
Les charges sur une pro forma qui n'a pas encore été émise restent considérées comme non liées et peuvent être déplacées librement. Dès que la pro forma est émise, la charge y est verrouillée.
Le déplacement est réversible tant que les charges ne sont pas facturées. Une fois la facture émise, elles sont verrouillées sur ce compte client.
Le compte de destination peut être créé à la volée — pas besoin d'avoir le client déjà enregistré.
Pour diviser au sein d'une même réservation (une note en plusieurs notes sur la même réservation), utilisez comment diviser une note en plusieurs notes.

Regrouper des charges sur un compte client

Allez dans Réservations dans le menu latéral, cochez la ou les réservations dont vous voulez déplacer les charges, puis cliquez sur Déplacer les charges.
Vous arrivez sur Affecter les charges à un compte client, divisée en deux colonnes : Charges sélectionnées à gauche et Compte client à droite.
Dans la colonne de gauche, cochez les charges non liées à déplacer. Utilisez Rechercher des charges spécifiques ou Filtrez les charges pour restreindre par terme ou catégorie.
Cliquez sur la flèche bleue Déplacer à droite pour les envoyer dans la colonne de destination. Pour renvoyer une charge, sélectionnez-la à droite et cliquez sur Déplacer à gauche.
Dans la colonne de droite, recherchez un client existant avec Rechercher un compte client, ou cliquez sur l'icône personne pour Créer un compte (particulier ou entreprise).
À partir de là, vous pouvez cliquer sur Créer une facture pour émettre la facture tout de suite, ou Aller au compte client pour ouvrir la fiche client et vérifier les charges avant — voir comment générer une facture depuis la fiche client.

FAQ

Qu'est-ce qu'une charge « non liée » ?

Une charge est non liée tant qu'elle n'est pas sur une facture émise. Les charges présentes sur une pro forma encore en cours de création comptent aussi comme non liées. Dès que la charge atterrit sur un document émis (facture ou pro forma finalisée), elle y est verrouillée et disparaît de la colonne gauche de Déplacer les charges.

Je dois déplacer une charge déjà sur une facture émise — comment faire ?

Il faut d'abord annuler la facture — voir comment annuler une facture. Une fois la facture annulée, la charge redevient non liée et réapparaît dans l'écran Déplacer les charges, prête à être réaffectée.

Et les charges sur une pro forma ?

Si la pro forma est encore en cours de création, la charge peut être déplacée sans toucher à la pro forma — elle apparaîtra dans la liste des non liées. Si la pro forma a été émise, la charge y est verrouillée ; annulez la pro forma pour la libérer. Voir comment créer et gérer des factures pro forma.

Le compte de destination peut-il être une entreprise plutôt qu'un particulier ?

Oui. À la création du compte de destination, changez le type de client en entreprise et renseignez le numéro de TVA, l'adresse du siège et les informations fiscales. La facture sera alors émise au nom de l'entreprise.

Puis-je annuler après avoir généré la facture ?

Pas directement — il faut d'abord annuler la facture. Voir comment annuler une facture. Une fois la facture annulée, les charges redeviennent non liées et peuvent être regroupées de nouveau.

La réservation d'origine affiche-t-elle toujours les charges ?

La charge est retirée de la note de la réservation dès qu'elle bascule sur le client de destination. La chronologie de la réservation conserve une trace du mouvement — la piste d'audit est préservée.

Et si j'ai juste besoin de diviser les charges au sein de la même réservation ?

C'est une autre fonctionnalité — voir comment diviser une note en plusieurs notes. Utilisez Déplacer les charges uniquement quand la destination est un autre client ou le client d'une autre réservation.

Comment regrouper les frais de plusieurs réservations en un seul client ou une seule facture