📌 Déploiement progressif — La nouvelle intégration Chekin est activée graduellement pour tous les hôtels. Si vous ne voyez pas encore le Chekin Portal dans votre barre latérale, votre compte n'a pas encore été migré — votre configuration Chekin actuelle continue de fonctionner comme avant.
Résumé
Chekin collecte les données des clients et les transmet au SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) via le portail SIBA en votre nom. Ce guide s'applique aux établissements au Portugal 🇵🇹.
Quand vous activez Chekin depuis le Marketplace d'Amenitiz, trois choses se passent automatiquement :
Le Chekin Portal apparaît dans la barre latérale d'Amenitiz, dans Planning → Chekin Portal. Gérez les réservations, les identifiants SEF et les envois sans quitter Amenitiz.
Un e-mail de check-in en ligne automatique est créé (dans Boîte de réception → Modèles) et associé à toutes les chambres. Les clients remplissent le formulaire sur votre propre site.
Les données du client se synchronisent automatiquement avec Amenitiz dès que le formulaire est rempli.
Avant de commencer
Vous avez besoin de vos identifiants SIBA : numéro d'Unidade hoteleira, Chave de autenticação et numéro d'établissement. Le numéro d'établissement dépend du nombre d'hôtels que vous avez déjà enregistrés dans SIBA — si c'est le premier/seul, ce sera 0 (début de la séquence) ; si vous en gérez déjà d'autres, c'est le numéro suivant.
Le Método de Envio de votre profil SIBA doit être réglé sur Web Services. Página no Portal n'est plus une méthode d'envoi valide — si votre profil est encore configuré ainsi, Chekin ne pourra pas envoyer les données au SEF.
Vérifiez aussi que votre compte SEF-SEBA est correctement configuré pour Web Services et que le SEF est au courant du changement — sans cette confirmation de leur côté, les données ne passent pas.
Demander au SIBA le changement de méthode d'envoi vers Web Services
Avant de connecter Chekin au SEF, votre profil SIBA doit avoir Web Services comme méthode d'envoi. Le processus comporte quatre étapes :
Étapes pour changer la méthode d'envoi
Vérifiez côté SEF — connectez-vous à siba.ssi.gov.pt et essayez de changer la méthode d'envoi pour Web Service depuis le portail.
Envoyez un e-mail formel au SEF — écrivez à [email protected] avec votre NIF et les numéros d'établissement, en demandant le changement vers Web Service. Modèle ci-dessous.
Attendez la confirmation du SEF — les délais dépendent entièrement d'eux. Ne passez pas à l'étape suivante avant d'avoir reçu la confirmation par e-mail.
Mettez Chekin à jour — une fois le SEF confirme, allez dans le Chekin Portal, ouvrez votre propriété, et dans la section Authority Connection activez Automatically send info to → SEF-SIBA web service integration.
Modèle d'e-mail pour la demande (en portugais — le SEF ne traite que les demandes en portugais) :
Objet : Pedido de alteração do método de envio de boletins - (NIF / Nom de l'entreprise)
Corps :
Cara equipa do SIBA,
Vimos por este meio solicitar a alteração do método de submissão dos boletins de alojamento para web service no(s) seguinte(s) estabelecimento(s):
NIF: [votre NIF ici]
Estabelecimento(s): [codes d'établissement de toutes les propriétés à changer]
Aguardo a vossa confirmação relativamente a esta atualização.
Cumprimentos,
[Votre nom]
📌 Note
Ne passez pas à la connexion Chekin → SEF avant d'avoir reçu la confirmation du SIBA que la méthode d'envoi a bien été changée en Web Services. Sinon les données n'arriveront pas au SEF même si Chekin est correctement configuré.
Partie 1 — Activer Chekin depuis Amenitiz
Allez dans Marketplace et cherchez Chekin.
Cliquez sur Activer.
Saisissez votre e-mail et créez un mot de passe.
Sélectionnez Hotel (hôtels et bed & breakfasts) ou Vacation Rental.
Cliquez sur Créer le compte.
📌 Note
Si vous avez plus d'un compte SIBA, sélectionnez Vacation Rental à cette étape.
⚠️ Avertissement
Le type de propriété ne peut pas être changé après. Pour changer, contactez le support ([email protected]) — la modification doit être faite côté Amenitiz.
Partie 2 — Connecter SIBA / SEF dans Chekin
Après l'activation, ouvrez le Chekin Portal dans Planning → Chekin Portal dans la barre latérale d'Amenitiz.
Allez dans l'onglet Properties et cliquez sur le nom de votre propriété.
Dans Property Info, remplissez tous les champs et cliquez sur Save Changes.
Dans Authority Connection :
Activez Automatically send info to et choisissez SEF-SIBA web service integration.
Saisissez vos identifiants SIBA : Username = numéro d'Unidade hoteleira, Password = Chave de autenticação, Establishment number = voir Avant de commencer.
Cliquez sur Save Changes.
📌 Note
Les champs manquants dans Property Info bloquent les envois au SEF.
Suivre l'état des réservations
Dans le Chekin Portal, ouvrez l'onglet Réservations pour suivre le remplissage des données clients. Chaque client a un statut :
Completed — toutes les données client ont été collectées et envoyées au SEF.
Incomplete / On hold — il manque des champs ; Chekin ne peut pas encore envoyer.
Si un client n'a pas rempli le formulaire, renvoyez l'e-mail depuis le Chekin Portal ou copiez le lien du formulaire et partagez-le directement.
Si l'envoi automatique de 23h00 ne s'est pas terminé, ouvrez la réservation, allez dans Police (Check-in) et cliquez sur Send manually.
Synchronisation des données client
Quand un client remplit le formulaire, Amenitiz met à jour la fiche client de la réservation automatiquement. Vous pouvez aussi récupérer les données manuellement avec le bouton Fetch Chekin info sur la réservation. Voir : Comment importer les informations du client depuis Chekin.
FAQ
Puis-je m'inscrire directement sur chekin.com ?
Puis-je m'inscrire directement sur chekin.com ?
Non. Activez depuis Amenitiz → Marketplace → Chekin → Activer. Les comptes créés sur chekin.com ne se synchronisent pas.
Quels identifiants SIBA me faut-il ?
Quels identifiants SIBA me faut-il ?
Le numéro d'Unidade hoteleira (Username), la Chave de autenticação (Password) et le numéro d'établissement. Le numéro d'établissement dépend du nombre d'hôtels que vous avez déjà enregistrés au SIBA — si c'est le premier, c'est 0 (début de séquence) ; si vous en gérez déjà d'autres, c'est le numéro suivant.
J'ai plus d'un compte SIBA — quel type de propriété choisir ?
J'ai plus d'un compte SIBA — quel type de propriété choisir ?
Sélectionnez Vacation Rental au moment de créer le compte Chekin.
À quelle heure Chekin envoie-t-il les données au SEF ?
À quelle heure Chekin envoie-t-il les données au SEF ?
Tous les soirs à 23h00 (heure locale). Vous pouvez aussi envoyer manuellement à tout moment depuis le Chekin Portal.
Puis-je changer la méthode d'envoi vers Web Services moi-même sur le portail SIBA ?
Puis-je changer la méthode d'envoi vers Web Services moi-même sur le portail SIBA ?
Vous pouvez essayer depuis siba.ssi.gov.pt, mais le changement n'est effectif que lorsque le SEF le confirme — l'étape essentielle est donc d'envoyer l'e-mail formel à [email protected] avec votre NIF et les numéros d'établissement, et d'attendre la confirmation. Modèle dans la section Demander au SIBA le changement de méthode d'envoi vers Web Services.
Mes données n'arrivent pas au SEF — que vérifier ?
Mes données n'arrivent pas au SEF — que vérifier ?
D'abord, vérifiez que la méthode d'envoi dans SIBA est réglée sur Web Services (Página no Portal n'est plus valide) et que le SEF a confirmé le changement. Ensuite, dans Chekin, vérifiez que dans Authority Connection l'option Automatically send info to → SEF-SIBA web service integration est activée et que tous les champs dans Property Info sont remplis.
Puis-je changer le type de propriété plus tard (Hotel ↔ Vacation Rental) ?
Puis-je changer le type de propriété plus tard (Hotel ↔ Vacation Rental) ?
Non. Contactez le support ([email protected]) — la modification doit être faite côté Amenitiz.
Dois-je encore me connecter à chekin.com ?
Dois-je encore me connecter à chekin.com ?
Non. Le Chekin Portal dans la barre latérale d'Amenitiz couvre tout : réservations, données clients, identifiants, rapports.