Aperçu
Rapports vous permet de planifier un rapport pour qu'il soit généré et envoyé par e-mail automatiquement — à vous ou à quelqu'un d'autre, comme votre personnel de ménage ou votre comptable — au lieu d'ouvrir Rapports, de régler les dates et de l'exporter à la main à chaque fois.
Vous choisissez la fréquence d'envoi du rapport et l'heure, et chaque e-mail arrive sous forme d'export prêt à ouvrir couvrant une période glissante (la semaine dernière, le mois dernier, etc.). Le rapport continue d'arriver selon la planification jusqu'à ce que vous la mettiez en pause. C'est différent de l'option E-mail ponctuelle, qui envoie un rapport une seule fois lorsque vous cliquez.
Avant de commencer
La planification fait partie des Rapports, dans le menu principal. Voir Comment utiliser les Rapports.
Vous configurez une planification depuis un rapport précis avec le bouton
Planifier, à côté d'ExporteretE-mail.Les rapports planifiés sont envoyés par e-mail sous forme d'export prêt à ouvrir, couvrant une période glissante correspondant à la fréquence — par exemple la semaine dernière pour une planification hebdomadaire, ou le mois dernier pour une mensuelle.
L'heure d'envoi s'applique dans le fuseau horaire de votre établissement, de sorte que 8h reste 8h même lors du changement d'heure.
Instructions étape par étape
Connectez-vous à votre compte Amenitiz et ouvrez
Rapportsdans le menu principal.Ouvrez le rapport que vous souhaitez envoyer de façon planifiée.
Sélectionnez le bouton
Planifiersur le rapport, à côté d'ExporteretE-mail.
Saisissez un
Nom de la planificationpour la reconnaître plus tard.Choisissez la fréquence d'envoi —
Quotidienne,Hebdomadaire,MensuelleouTrimestrielle.
Choisissez les jours d'envoi :
Quels jours chaque semainepour une planification hebdomadaire,Quels jours chaque moispour une mensuelle, ouQuel jour chaque trimestrepour une trimestrielle. Sélectionnez-en au moins un.Définissez l'heure d'envoi. Elle s'applique dans le fuseau horaire de votre établissement.
Ajoutez les destinataires — les adresses e-mail qui doivent recevoir le rapport (par exemple vous-même, votre personnel de ménage ou votre comptable) — et choisissez le
Format, commeExcel (.xlsx).Sélectionnez
Sauvegarder la planificationpour l'activer. Le rapport sera généré et envoyé selon cette planification jusqu'à ce que vous la mettiez en pause.
Gérer ou mettre en pause une planification
Toutes vos planifications se trouvent dans Rapports planifiés, accessible depuis le haut de Rapports. Vous pouvez y démarrer une nouvelle planification avec Nouvelle planification, ou mettre en pause, modifier et supprimer une planification existante. Un rapport planifié continue d'être envoyé selon sa fréquence jusqu'à ce que vous le mettiez en pause — la pause interrompt l'envoi jusqu'à ce que vous le repreniez, et vous pouvez modifier la fréquence, l'heure d'envoi et les destinataires à tout moment.
FAQ
Quelle est la différence entre envoyer un rapport par e-mail et le planifier ?
Quelle est la différence entre envoyer un rapport par e-mail et le planifier ?
E-mail envoie le rapport une seule fois, au moment où vous cliquez. La planification l'envoie automatiquement selon une fréquence récurrente — par exemple chaque lundi, ou le 1er de chaque mois — jusqu'à ce que vous la mettiez en pause.
Quelle période couvre chaque rapport planifié ?
Quelle période couvre chaque rapport planifié ?
Chaque envoi couvre une période glissante correspondant à la fréquence — par exemple la semaine dernière pour une planification hebdomadaire, ou le mois dernier pour une mensuelle — de sorte que vous recevez toujours la dernière période complète.
Puis-je envoyer un rapport planifié à quelqu'un qui n'est pas utilisateur d'Amenitiz ?
Puis-je envoyer un rapport planifié à quelqu'un qui n'est pas utilisateur d'Amenitiz ?
Oui. Vous pouvez envoyer un rapport planifié à n'importe quelle adresse e-mail — par exemple votre personnel de ménage ou votre comptable — pas seulement à votre propre boîte de réception.
Quel fuseau horaire est utilisé pour l'heure d'envoi ?
Quel fuseau horaire est utilisé pour l'heure d'envoi ?
Le fuseau horaire de votre établissement. Si vous planifiez l'envoi à 8h, il restera à 8h toute l'année, même lors du changement d'heure.
Comment arrêter un rapport planifié ?
Comment arrêter un rapport planifié ?
Mettez la planification en pause. Le rapport cesse d'être envoyé jusqu'à ce que vous la repreniez, et vous pouvez modifier la fréquence, l'heure ou les destinataires à tout moment.