Présentation

Ami répond à vos clients à partir de trois sources : les informations de votre établissement dans Amenitiz, la réservation du client, et le texte que vous écrivez dans Ce qu'Ami sait.

C'est ce texte qui fait la différence entre une réponse vague et une réponse utile. Cet article explique quoi écrire, quoi laisser de côté, et comment l'écrire pour qu'Ami réponde à plus de questions sans vous rendre la conversation.

Avant de commencer

Ami est activé sur votre établissement. Consultez Comment utiliser Ami pour répondre à vos clients.

Ce qu'Ami sait déjà

Inutile de répéter ces informations. Ami les lit dans les informations de votre établissement et dans chaque réservation :

Votre établissement : description, adresse, téléphone, e-mail, site web, heures d'arrivée et de départ, et vos instructions d'arrivée.
Vos chambres : nom, type, capacité maximale, surface, vue et description.
La réservation du client : dates, nombre de nuits et de personnes, chambres réservées, canal et demandes particulières.

Si l'une de ces informations est fausse, corrigez-la dans les informations de votre établissement plutôt que dans Ce qu'Ami sait. Ami utilisera alors la bonne information partout.

Ce qu'il faut ajouter

Ajoutez les réponses aux questions que les clients vous posent le plus souvent. Ami ne les connaît pas si vous ne les écrivez pas :

Petit-déjeuner : inclus ou non, horaires et prix.
Services en supplément et leurs prix : parking, transfert aéroport, départ tardif, lits bébé, animaux, spa.
Équipements et horaires : piscine, salle de sport, restaurant, bar, réception.
Arrivée : arrivée anticipée, dépôt des bagages avant l'arrivée ou après le départ, arrivées tardives.
Accès : itinéraire depuis l'aéroport ou la gare, taxi ou transports en commun, parking à proximité.
Règlement intérieur : animaux, tabac, heures de calme, fêtes, enfants.
Bonnes adresses : restaurants, commerces, plages ou lieux à visiter que vous recommandez.

Étape par étape

Allez dans Boîte de réception → Conversations.
Cliquez sur Paramètres de la boîte de réception → Assistant IA Ami.
Dans Ce que l'assistant sait, écrivez ou collez vos informations. Vous pouvez aussi cliquer sur Joindre un document pour ajouter le texte d'un fichier PDF, Word ou texte.
Cliquez sur Enregistrer.

Conseils de rédaction

Écrivez des faits, pas des consignes. Écrivez « Le petit-déjeuner est servi de 8h00 à 10h30 et coûte 12 € par personne », et non « Indiquez aux clients que le petit-déjeuner coûte 12 € ». Ami ignore tout ce qui est écrit comme une consigne.
Soyez précis. Donnez les horaires, prix et distances exacts. « Le parking coûte 15 € par nuit, dans le garage derrière l'hôtel » répond à la question. « Un parking est disponible » entraîne une autre question.
Indiquez ce que vous ne proposez pas. Si vous n'avez pas de parking ou n'acceptez pas les animaux, écrivez-le, et ajoutez une alternative si vous en avez une. Sinon, Ami ne peut pas répondre et vous rend la conversation.
Restez bref sur chaque sujet. Une ou deux phrases par sujet, un sujet par ligne. C'est plus facile à mettre à jour pour vous et à utiliser pour Ami.
Écrivez dans votre langue. Ami répond à chaque client dans la langue du client, quelle que soit la langue dans laquelle vous écrivez.
Tenez-le à jour. Modifiez-le quand vos prix, vos horaires ou vos services de saison changent.
Commencez par les questions les plus fréquentes. Vous ne savez pas par où commencer ? Répondez à celles-ci : Peut-on arriver plus tôt ? Peut-on déposer nos bagages ? Le petit-déjeuner est-il inclus ? Peut-on se garer ici ? Les chiens sont-ils acceptés ? Comment venir ? Comment entrer ? Quel est le wifi ?

⚠️ Attention

N'écrivez pas de codes de porte, de boîte à clés ou d'alarme dans Ce qu'Ami sait. Ami peut utiliser tout ce que vous écrivez ici dans une réponse, y compris à une personne qui vous écrit sans réservation. Envoyez ces codes vous-même au client.

Modèle à copier

Copiez ce modèle dans Ce qu'Ami sait et écrivez vos propres informations dans chaque [ ]. Suivez les conseils ci-dessus : donnez les horaires, prix et distances exacts, et indiquez ce que vous ne proposez pas.

Petit-déjeuner : [ ]. Servi de [ ] à [ ]. Prix : [ ] par personne.

Arrivée anticipée : [ ].

Départ tardif : [ ].

Bagages : [ ].

Arrivée tardive : [ ].

Parking : [ ].

Animaux : [ ].

Enfants : [ ].

Wifi : [ ].

Équipements : [ ].

Restaurant et bar : [ ].

Services en supplément : [ ].

Accès depuis l'aéroport : [ ].

Accès depuis la gare : [ ].

Règlement intérieur : [ ].

À proximité : [ ].

⚠️ Important

Supprimez chaque ligne qui ne concerne pas votre établissement, et retirez tous les crochets avant d'enregistrer. Ami considère tout le contenu du cadre comme des faits sur votre établissement, y compris les [ ] laissés vides.

Exemple

Voici le modèle une fois rempli. Les lignes qui ne concernaient pas cet établissement ont été supprimées.

Petit-déjeuner : Non inclus dans le tarif. Servi de 8h à 10h30 dans la salle du petit-déjeuner. Prix : 12 € par personne.

Arrivée anticipée : Possible dès 12h pour 20 €, si la chambre est prête.

Départ tardif : Possible jusqu'à 14h pour 20 €, selon disponibilité.

Bagages : Les clients peuvent laisser leurs bagages à la réception dès 9h le jour de l'arrivée et jusqu'à 18h le jour du départ, gratuitement.

Arrivée tardive : La réception est ouverte jusqu'à 22h. Pour une arrivée plus tardive, nous envoyons les instructions d'arrivée autonome par message avant l'arrivée.

Parking : Pas de parking privé. Le parking public le plus proche se trouve rue de la République, à 200 m, pour environ 18 € par jour.

Animaux : Les chiens de moins de 10 kg sont acceptés pour 10 € par nuit. Les autres animaux ne sont pas acceptés.

Wifi : Wifi gratuit dans tout l'établissement. Le nom du réseau et le mot de passe sont dans la chambre.

Équipements : Piscine extérieure, ouverte de mai à septembre, de 9h à 20h.

Accès depuis l'aéroport : Bus A1 jusqu'à la place de la Mairie, puis 5 minutes à pied. En taxi, environ 25 minutes et 35 €.

Accès depuis la gare : 10 minutes à pied.

Règlement intérieur : Interdiction de fumer à l'intérieur. Silence de 23h à 8h.

À proximité : Notre restaurant préféré est Chez Paul, à 2 minutes. La plage est à 15 minutes à pied.

Questions fréquentes

Combien puis-je écrire ?

Jusqu'à 5 000 caractères, soit environ une page et demie. Le compteur sous le champ indique combien vous en avez utilisé.

Puis-je joindre un document au lieu d'écrire ?

Oui. Cliquez sur Joindre un document et choisissez un fichier PDF, Word (.docx) ou texte de 5 Mo maximum. Son texte est ajouté sous ce que vous avez déjà écrit, et vous pouvez le modifier avant d'enregistrer. L'ensemble doit toujours tenir en 5 000 caractères. Les pages scannées et les photos ne peuvent pas être lues : saisissez plutôt ces informations vous-même.

J'ai ajouté la réponse : pourquoi Ami m'a-t-il rendu la conversation ?

Ami vous rend toujours certaines conversations, quoi que vous écriviez : modifications de réservation, annulations, remboursements, réclamations, un client qui demande à parler à quelqu'un, ou un client qui envoie un fichier. S'il s'agissait d'une question ordinaire, vérifiez que votre réponse est écrite comme un fait clair, avec l'horaire, le prix ou le détail exact que le client a demandé.

Ami copie-t-il mon texte mot pour mot ?

Non. Ami utilise votre texte comme une source de faits et rédige sa propre réponse à chaque client, dans la langue du client.

Puis-je inclure des données personnelles de clients ?

Non. Écrivez uniquement des informations sur votre établissement que n'importe quel client peut connaître. Ami voit déjà les informations de réservation dont il a besoin, sans les noms, numéros de téléphone, adresses e-mail ou données de paiement des clients.

Comment remplir Ce qu'Ami sait pour obtenir de meilleures réponses