Ativar e conectar o Chekin com o SEF 🪪🇵🇹

Tempo de leitura: 5 minutos

Mantenha-se a par de tudo! 📚 Clique empara receber atualizações imediatas sobre este artigo. ↗️↗️

________________________________________________________________________________________

Olá hoteleiros! 👋

Prepare-se para simplificar a gestão de hóspedes e garantir conformidade legal sem esforço, integrando o Chekin na sua conta Amenitiz. Este guia é específico para propriedades em Portugal 🇵🇹 e ensina-lhe a recolher e enviar automaticamente os dados dos hóspedes para o SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras), melhorando assim os processos de check-in e garantindo o cumprimento das leis locais. 🚔

Principais características da integração com o Chekin:

🔄 Sincronização de dados: Sincronize automaticamente os dados das reservas e de contacto dos hóspedes desde a Amenitiz até ao Chekin, garantindo que os seus registos estejam sempre atualizados e coerentes.

🧑‍⚖️ Cumprimento legal: Faça uma gestão fácil das informações legais, configurando os detalhes do seu perfil SIBA/SEF no Chekin. Personalize a frequência de recolha de dados com comunicações automáticas através de e-mails enviados aos hóspedes antes da chegada.

📲 Self-service para hóspedes: Permita que os hóspedes forneçam facilmente os seus dados de identificação através dos seus smartphones, seja por fotografia ou entrada manual, melhorando a experiência de check-in.

📤 Envio automatizado para o SEF: O Chekin envia automaticamente os dados dos hóspedes para o SEF todas as noites às 23h00, facilitando o cumprimento legal atempado e sem intervenção manual.

🔔 Embora o Chekin se integre perfeitamente com a Amenitiz, funciona como uma plataforma independente. Toda a gestão e operações diárias devem ser realizadas através da interface do Chekin (www.chekin.com), equipada com ferramentas especializadas adaptadas às necessidades da sua propriedade. 

Parte 1. Ativar o Chekin na Amenitiz 

Veja o nosso tutorial 👇▶️

Passo-a-passo 👩‍💻

1️⃣ Comece por aceder à sua área de administração na Amenitiz e selecione a secção ‘Mercado’. Escreva 'Chekin' na barra de pesquisa e prepare-se para ativar este serviço essencial.

2️⃣ Clique em 'Ativar'. É essencial criar a sua conta Chekin através da Amenitiz para garantir uma sincronização impecável. ❗ Evite criar a conta diretamente no site do Chekin para prevenir problemas de integração.

3️⃣ Preencha os seus dados pessoais (e-mail e password).4️⃣ Escolha entre 'Hotel' e 'Aluguer de férias’, conforme o tipo de operação (se tiver mais de uma conta no SIBA, escolha 'Aluguer de férias').

Esta decisão influencia a configuração inicial e a natureza das informações que o Chekin irá gerir para si. Depois de criada a conta, não pode alterá-la. Se quiser mudar o tipo de propriedade, terá de eliminar a conta existente e criar uma nova novamente através do Marketplace do Amenitiz. ⚠️ 

Parte 2. Configuração inicial no Chekin após iniciar sessão

Passo 1 - Configurar as propriedades

Veja o nosso tutorial 👇▶️

Passo-a-passo 👩‍💻

Aceda à sua conta recém-criada em www.chekin.com.

1️⃣ Vá ao separador 'Propriedades' e clique no nome da sua propriedade.

2️⃣ Na primeira secção, ‘Informação da Propriedade’, verifique se as informações da propriedade estão corretas e se todos os campos estão preenchidos. ❗ Clique sempre em 'Salvar Mudanças'.

3️⃣ Na segunda secção, 'Check-in online', clique no botão de alternar para ativar a opção 'Mandar check-in online automaticamente' e selecione quando quer enviar o formulário (quando a reserva é criada, ou 24h antes do check-in, por exemplo). Clique sempre em 'Salvar Mudanças'.

4️⃣ Na terceira secção, 'Legalidade', conecte a sua conta SIBA (portal do SEF) e introduza os dados necessários para a integração legal. Primeiro, clique no botão de alternar para 'Ative o envio automático das informações dos hóspedes para a sua conta junto às autoridades' e insira as suas credenciais fornecidas no momento do registo no SIBA (em Username deverá colocar o seu número de Unidade hoteleira; em Senha deverá colocar a sua Chave de autenticação; número de estabelecimento geralmente é 0). Clique sempre em 'Salvar Mudanças'.

Como saber se está corretamente configurado? 🤔

Passo 2 - Confirmar reservas

Gestão de reservas:

Vá ao separador 'Reservas' para monitorizar a recolha e transmissão dos dados dos hóspedes. Cada hóspede mostrará um estado:

☑️ Completo: todos os dados dos hóspedes foram recolhidos e enviados para o SEF.

👮 Incompleto/Em espera: as informações dos hóspedes foram parcialmente ou não preenchidas, impedindo o envio para o SEF.

Se os hóspedes não preencheram o formulário, pode reenviá-lo manualmente por e-mail ou copiar o link e colá-lo numa mensagem personalizada. 👇

Se os dados não forem enviados automaticamente na hora marcada (23h00 locais) para o SEF, também pode fazê-lo manualmente. Entre na reserva com estado incompleto e na secção 'Polícia (Check-in)' clique em 'enviar manualmente'. 👇

Certifique-se de que o campo 'Método de Envio' no seu perfil do SIBA está definido para 'Página no Portal' para uma interface correta. 'Web Services' pode fazer com que os dados não sejam enviados para o SEF.  

💡 Dica: Use a aplicação Chekin para gerir as operações em qualquer lugar. Faça o download aqui:
iOS
Android 

Depois de um hóspede ter preenchido o formulário online enviado pelo Chekin, é possível importar esta informação para a Amenitiz 🙌 (para saber como o fazer, consulte este artigo).
Siga estes passos para conectar totalmente o Chekin com a Amenitiz e transformar a gestão da sua propriedade, permitindo mais tempo para oferecer uma experiência excecional aos hóspedes. 🌟