📌 Rollout per fasi — La nuova integrazione con Chekin viene attivata gradualmente per tutti gli hotel. Se non vedi ancora il Chekin Portal nella tua barra laterale, il tuo account non è ancora stato migrato — la tua configurazione Chekin attuale continua a funzionare come prima.
Riepilogo
Chekin raccoglie i dati degli ospiti e li trasmette al SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) tramite il portale SIBA per tuo conto. Questa guida si applica alle strutture in Portogallo 🇵🇹.
Quando attivi Chekin dal Marketplace di Amenitiz, succedono tre cose automaticamente:
Il Chekin Portal appare nella barra laterale di Amenitiz, in Planning → Chekin Portal. Gestisci prenotazioni, credenziali SEF e invii senza uscire da Amenitiz.
Viene creata un'email automatica di check-in online (in Posta in arrivo → Modelli) associata a tutte le camere. Gli ospiti compilano il modulo sul tuo sito.
I dati dell'ospite si sincronizzano con Amenitiz automaticamente appena il modulo viene compilato.
Prima di iniziare
Ti servono le credenziali SIBA: numero di Unidade hoteleira, Chave de autenticação e numero di struttura. Il numero di struttura dipende da quanti hotel hai già registrato in SIBA — se è il primo/unico, sarà 0 (inizio della sequenza); se ne gestisci altri, è il numero successivo.
Il Método de Envio del tuo profilo SIBA deve essere impostato su Web Services. Página no Portal non è più un metodo di invio valido — se il tuo profilo è ancora così configurato, Chekin non potrà inviare i dati al SEF.
Verifica anche che il tuo account SEF-SEBA sia configurato correttamente per Web Services e che il SEF sia al corrente del cambio — senza quella conferma dal loro lato, i dati non passano.
Chiedere al SIBA il cambio del metodo di invio a Web Services
Prima di collegare Chekin al SEF, il tuo profilo SIBA deve avere Web Services come metodo di invio. Il processo ha quattro passi:
Passi per cambiare il metodo di invio
Verifica dal lato SEF — accedi a siba.ssi.gov.pt e prova a cambiare il metodo di invio a Web Service dal portale.
Invia un'email formale al SEF — scrivi a [email protected] con il tuo NIF e i numeri di struttura, chiedendo il cambio a Web Service. Modello sotto.
Aspetta la conferma del SEF — i tempi dipendono interamente da loro. Non passare al passo successivo finché non ricevi la conferma via email.
Aggiorna Chekin — una volta che il SEF conferma, vai nel Chekin Portal, apri la tua struttura, e nella sezione Authority Connection attiva Automatically send info to → SEF-SIBA web service integration.
Modello di email per la richiesta (in portoghese — il SEF processa solo richieste in portoghese):
Oggetto: Pedido de alteração do método de envio de boletins - (NIF / Nome dell'azienda)
Corpo:
Cara equipa do SIBA,
Vimos por este meio solicitar a alteração do método de submissão dos boletins de alojamento para web service no(s) seguinte(s) estabelecimento(s):
NIF: [il tuo NIF qui]
Estabelecimento(s): [codici di struttura di tutte le proprietà da cambiare]
Aguardo a vossa confirmação relativamente a esta atualização.
Cumprimentos,
[Il tuo nome]
📌 Nota
Non passare al collegamento Chekin → SEF finché non ricevi la conferma del SIBA che il metodo di invio è stato cambiato in Web Services. Altrimenti i dati non arriveranno al SEF anche se Chekin è configurato correttamente.
Parte 1 — Attivare Chekin da Amenitiz
Vai su Marketplace e cerca Chekin.
Clicca su Attiva.
Inserisci la tua email e crea una password.
Seleziona Hotel (hotel e bed & breakfast) o Vacation Rental.
Clicca su Crea account.
📌 Nota
Se hai più di un account SIBA, seleziona Vacation Rental in questo passo.
⚠️ Avviso
Il tipo di proprietà non può essere cambiato in seguito. Per cambiare, contatta il supporto ([email protected]) — la modifica va fatta dal lato Amenitiz.
Parte 2 — Collegare SIBA / SEF in Chekin
Dopo l'attivazione, apri il Chekin Portal in Planning → Chekin Portal nella barra laterale di Amenitiz.
Vai alla scheda Properties e clicca sul nome della tua struttura.
In Property Info, compila ogni campo e clicca su Save Changes.
In Authority Connection:
Attiva Automatically send info to e scegli SEF-SIBA web service integration.
Inserisci le credenziali SIBA: Username = numero di Unidade hoteleira, Password = Chave de autenticação, Establishment number = vedi Prima di iniziare.
Clicca su Save Changes.
📌 Nota
I campi mancanti in Property Info bloccano gli invii al SEF.
Monitorare lo stato delle prenotazioni
Nel Chekin Portal, apri la scheda Prenotazioni per seguire la compilazione dei dati degli ospiti. Ogni ospite ha uno stato:
Completed — tutti i dati dell'ospite sono stati raccolti e inviati al SEF.
Incomplete / On hold — mancano campi; Chekin non può ancora inviare.
Se un ospite non ha compilato il modulo, rimanda l'email dal Chekin Portal o copia il link del modulo e condividilo direttamente.
Se l'invio automatico delle 23:00 non è andato a buon fine, apri la prenotazione, vai in Polizia (Check-in) e clicca su Send manually.
Sincronizzazione dei dati dell'ospite
Quando un ospite compila il modulo, Amenitiz aggiorna la scheda cliente sulla prenotazione automaticamente. Puoi anche recuperare i dati manualmente con il pulsante Fetch Chekin info sulla prenotazione. Vedi: Come importare le informazioni dell'ospite da Chekin.
FAQ
Posso registrarmi direttamente su chekin.com?
Posso registrarmi direttamente su chekin.com?
No. Attiva da Amenitiz → Marketplace → Chekin → Attiva. Gli account creati su chekin.com non si sincronizzano.
Quali credenziali SIBA mi servono?
Quali credenziali SIBA mi servono?
Il numero di Unidade hoteleira (Username), la Chave de autenticação (Password) e il numero di struttura. Il numero di struttura dipende da quanti hotel hai già registrato al SIBA — se è il primo, è 0 (inizio della sequenza); se ne gestisci altri, è il numero successivo.
Ho più di un account SIBA — che tipo di proprietà devo scegliere?
Ho più di un account SIBA — che tipo di proprietà devo scegliere?
Seleziona Vacation Rental quando crei l'account Chekin.
A che ora Chekin invia i dati al SEF?
A che ora Chekin invia i dati al SEF?
Ogni notte alle 23:00 (ora locale). Puoi anche inviare manualmente in qualsiasi momento dal Chekin Portal.
Posso cambiare il metodo di invio a Web Services da solo sul portale SIBA?
Posso cambiare il metodo di invio a Web Services da solo sul portale SIBA?
Puoi provare da siba.ssi.gov.pt, ma il cambio è effettivo solo quando il SEF lo conferma — quindi il passo essenziale è inviare l'email formale a [email protected] con il tuo NIF e i numeri di struttura, e aspettare la conferma. Modello nella sezione Chiedere al SIBA il cambio del metodo di invio a Web Services.
I miei dati non arrivano al SEF — cosa devo controllare?
I miei dati non arrivano al SEF — cosa devo controllare?
Prima, conferma che il Metodo di invio in SIBA sia impostato su Web Services (Página no Portal non è più valido) e che il SEF abbia confermato il cambio. Poi, in Chekin, controlla che in Authority Connection l'opzione Automatically send info to → SEF-SIBA web service integration sia attiva e che ogni campo in Property Info sia compilato.
Posso cambiare il tipo di proprietà dopo (Hotel ↔ Vacation Rental)?
Posso cambiare il tipo di proprietà dopo (Hotel ↔ Vacation Rental)?
No. Contatta il supporto ([email protected]) — la modifica va fatta dal lato Amenitiz.
Devo ancora accedere a chekin.com?
Devo ancora accedere a chekin.com?
No. Il Chekin Portal nella barra laterale di Amenitiz copre tutto: prenotazioni, dati degli ospiti, credenziali, report.