Le e-mail automatizzate ti permettono di comunicare con gli ospiti in ogni fase del soggiorno — dalla conferma di prenotazione alle istruzioni pre-arrivo fino ai follow-up post-soggiorno — senza inviare ogni messaggio a mano.

Questa guida spiega come funziona l'e-mail di conferma, come gestire le prenotazioni manuali e come creare altri messaggi automatici.

Tutti i modelli — e-mail di conferma ed e-mail automatizzate — si gestiscono da Messaggistica > Modelli (o dal nuovo percorso Impostazioni > Modelli). Da qui puoi:

• Vedere e modificare le e-mail automatizzate esistenti

• Creare nuovi messaggi per momenti specifici del soggiorno

• Aggiungere o aggiornare il contenuto personalizzato inserito nell'e-mail di conferma

L'e-mail di conferma è un messaggio automatico inviato all'ospite non appena completa la prenotazione sul tuo booking engine. Include i dettagli della prenotazione e un promemoria delle tue condizioni di vendita (politica di cancellazione, condizioni di pagamento).

• Booking engine — invio automatico.

• OTA (Booking.com, Expedia, ecc.) — l'ospite riceve la conferma direttamente dall'OTA.

• Prenotazioni aggiunte manualmente — non inviata automaticamente. Puoi inviarla manualmente dalla pagina della prenotazione (vedi sotto).

Quando crei una prenotazione nel pannello, l'e-mail di conferma di sistema non viene inviata. Per inviarla:

1. Apri la prenotazione nel pannello.

2. Clicca su Invia e-mail di conferma.

3. L'e-mail parte immediatamente al prenotante (e agli ospiti, se previsto).

La lingua è determinata dal paese dell'ospite al momento della prenotazione, quando esiste una traduzione. Se non viene selezionato nessun paese (incluse le prenotazioni manuali senza paese), l'e-mail parte nella tua lingua predefinita.

I dati principali della prenotazione, il layout e l'orario di invio non sono modificabili — è ciò che garantisce l'affidabilità delle informazioni per l'ospite. Puoi però aggiungere il tuo contenuto in fondo all'e-mail dall'editor dei modelli.

Usalo per condividere:

• Dettagli di arrivo e check-in (parcheggio, istruzioni di accesso)

• Regolamento e politiche della struttura

• Servizi extra o upgrade disponibili

• Consigli locali o un messaggio di benvenuto

• Immagini o allegati (guida di benvenuto, mappa, menu)

Il tuo contenuto personalizzato compare sempre sotto i dettagli della prenotazione e le condizioni di vendita.

Esempio di e-mail di conferma:

Oltre alla conferma, puoi programmare altre e-mail automatizzate in Messaggistica > Modelli per condividere informazioni, fare upsell o raccogliere feedback prima, durante o dopo il soggiorno.

• Inviate per impostazione predefinita agli ospiti che prenotano tramite il tuo booking engine o tramite OTA collegate al channel manager.

• Possono essere estese alle prenotazioni manuali attivando l'opzione Invia questa e-mail anche alle prenotazioni create manualmente sull'e-mail.

• Inviate solo per le prenotazioni future. Se crei un'e-mail automatizzata dopo aver ricevuto una prenotazione, quella prenotazione non la riceverà.

• Se una prenotazione arriva vicino o dopo l'orario programmato, il sistema prova comunque a inviare il messaggio — può esserci un ritardo fino a 30 minuti.

• Modifiche al contenuto — il nuovo testo si applica a tutte le prenotazioni future, incluse quelle ricevute prima della modifica.

• Modifiche alla configurazione (orario, evento trigger, camera, toggle prenotazioni manuali) — si applicano solo alle prenotazioni ricevute dopo la modifica.

• Programmazione — invio immediato dopo un evento (ad esempio alla creazione della prenotazione) o a un offset definito (giorni prima o dopo l'evento) e a un orario preciso.

Puoi anche inviare i dettagli manualmente tramite WhatsApp, direttamente dalla piattaforma Amenitiz — sia su desktop sia sull'app mobile.