Le e-mail automatiche ti aiutano a comunicare con gli ospiti durante tutto il loro percorso: dalla conferma della prenotazione alle istruzioni prima dell’arrivo, fino al follow-up dopo il soggiorno – il tutto senza dover inviare manualmente i messaggi.
Questa guida ti spiega come funzionano, come gestire l’e-mail di conferma e come creare e personalizzare altri messaggi automatici.
Accedi ai modelli di e-mail
Tutti i modelli di e-mail — inclusa la conferma di prenotazione e i messaggi automatici — si trovano nel menu laterale in Messaggistica > Modelli.
Da lì puoi:
Visualizzare e modificare le e-mail automatiche esistenti
Creare nuovi messaggi per momenti specifici del percorso dell’ospite
Aggiungere o aggiornare i contenuti extra nella tua e-mail di conferma
Comprendere e gestire l’e-mail di conferma
L’e-mail di conferma viene inviata automaticamente all’ospite non appena finalizza una prenotazione tramite il tuo motore di prenotazione. Include tutti i dettagli essenziali e un riepilogo delle condizioni di vendita (politiche di cancellazione, pagamenti, ecc.). In questo modo, l’ospite riceve un riepilogo chiaro e preciso senza che tu debba fare nulla manualmente.
Esempio: Se un ospite prenota tre notti nella tua camera doppia superior, riceverà subito un’e-mail con date di check-in e check-out, prezzo totale, metodo di pagamento e politica di cancellazione.
Come funziona l’e-mail di conferma
Viene inviata automaticamente per prenotazioni effettuate tramite il tuo motore.
Le prenotazioni tramite OTA (come Booking.com o Expedia) ricevono la conferma direttamente dalla piattaforma OTA.
Per prenotazioni inserite manualmente, non viene inviata in automatico, ma puoi farlo manualmente dalla pagina della prenotazione.
La lingua dell’e-mail dipende dal paese selezionato dall’ospite durante la prenotazione (se disponibile). Se non viene selezionato alcun paese, l’e-mail sarà inviata nella lingua predefinita.
Nota: Se aggiungi manualmente una prenotazione senza specificare il paese del cliente, l’e-mail sarà inviata nella lingua predefinita del tuo account.
Aggiungere contenuti extra all’e-mail di conferma
Sebbene le informazioni principali e la struttura dell’e-mail non possano essere modificate per garantire l’accuratezza dei dati, puoi personalizzare la parte finale del messaggio dal tuo editor di modelli.
Puoi includere:
Informazioni su arrivo e check-in (parcheggio, accesso, orari, ecc.)
Regole della casa o politiche della struttura
Dettagli su servizi extra o upgrade disponibili
Raccomandazioni locali o un messaggio di benvenuto
Immagini o file allegati (guida di benvenuto, mappa della struttura, menù)
Questi contenuti verranno sempre visualizzati sotto ai dettagli standard della prenotazione e delle condizioni di vendita.
Creare e gestire altre e-mail automatiche
Oltre alla conferma di prenotazione, puoi creare e programmare altri messaggi automatici da Messaggistica > Modelli per migliorare l’esperienza del cliente. Possono essere inviati prima dell’arrivo, durante il soggiorno o dopo la partenza per condividere informazioni utili, promuovere servizi o raccogliere feedback.
Funzionamento
Vengono inviati automaticamente a tutti gli ospiti che prenotano dal motore o da OTA collegate.
Puoi scegliere di inviarli anche a prenotazioni manuali.
Sono inviati solo per prenotazioni future. Se crei il messaggio dopo aver ricevuto la prenotazione, non sarà inviato.
Gestione
Modifiche al contenuto: la nuova versione sarà inviata a tutte le prenotazioni future, anche se create prima della modifica.
Modifiche alla configurazione: si applicano solo alle nuove prenotazioni.
Programmazione: puoi decidere quanti giorni prima o dopo l’evento inviare il messaggio e l’orario preciso.
Importante: Se la prenotazione non contiene un indirizzo e-mail (es. OTA non lo fornisce), l’e-mail automatica non potrà essere inviata.
Esempio: Puoi inviare una mail “Benvenuto nella nostra struttura” due giorni prima dell’arrivo con orari, previsioni meteo e offerte di upgrade, e una mail “Grazie per il soggiorno” il giorno dopo la partenza con link per lasciare una recensione.
FAQ
Cosa succede se configuro un’e-mail per una tipologia di camera, ma la prenotazione include più tipologie?
Cosa succede se configuro un’e-mail per una tipologia di camera, ma la prenotazione include più tipologie?
L’e-mail sarà comunque inviata. Ad esempio, se l’e-mail è impostata per essere inviata solo per la camera Deluxe, ma la prenotazione include anche una camera Standard, il cliente riceverà comunque il messaggio.
Posso inviare e-mail automatiche per prenotazioni inserite manualmente?
Posso inviare e-mail automatiche per prenotazioni inserite manualmente?
Sì. Attiva l’opzione “Invia questa e-mail alle prenotazioni create manualmente” nelle impostazioni dell’e-mail. Se è disattivata, le prenotazioni manuali non riceveranno il messaggio.
Quale fuso orario viene utilizzato per l’invio delle e-mail automatiche?
Quale fuso orario viene utilizzato per l’invio delle e-mail automatiche?
Tutte le e-mail automatiche vengono inviate in CET/CEST (ora di Madrid), indipendentemente da dove si trova l’ospite.