Panoramica

Questo articolo spiega il legame tra addebiti, conti, pagamenti e fatture in Amenitiz e come interagiscono durante il ciclo di vita di una prenotazione.

Ti aiuterà a capire perché alcune azioni sono disponibili o bloccate, come vengono calcolati gli importi dovuti e come la fatturazione e i rimborsi influenzano una prenotazione.

È particolarmente utile se non sai perché un conto è aperto o chiuso, perché non riesci a modificare un addebito o come compaiono i pagamenti sulle fatture.

Prima di iniziare

Questo articolo descrive il funzionamento del sistema; non è una guida passo dopo passo.
Le spiegazioni si riferiscono all’uso da desktop.
Alcune modifiche richiedono l’annullamento della fattura prima di poter essere apportate.

Come funziona la logica di fatturazione

1. Comprendere gli addebiti

Gli addebiti rappresentano tutto ciò che l’ospite deve per una prenotazione, come:

Alloggio
Extra
Tassa di soggiorno
Addebiti personalizzati

Gli addebiti sono sempre legati a una prenotazione e vengono raggruppati nei conti.

2. Comprendere i conti

I conti sono contenitori che raggruppano gli addebiti. Esistono due tipi:

Conto aperto
- Contiene addebiti non ancora fatturati
- Gli addebiti possono essere modificati o eliminati (a meno che non esista una bozza di fattura)
- Può esserci solo un conto aperto per prenotazione
Conto chiuso
- Contiene addebiti già fatturati
- Collegato a una fattura emessa (es. INV-31)
- Gli addebiti non sono modificabili a meno che la fattura non venga annullata

Un conto è considerato chiuso solo quando viene emessa una fattura, non quando è salvata come bozza.

3. Comprendere i pagamenti

I pagamenti rappresentano l’importo ricevuto dall’ospite.

Regole importanti:

I pagamenti sono collegati alla prenotazione, non a singoli addebiti
Una prenotazione può avere più pagamenti
I pagamenti possono coprire uno o più conti
L’importo dovuto si calcola confrontando:
- Totale addebiti
- Totale pagamenti ricevuti

4. Comprendere le fatture fiscali

Le fatture fiscali sono documenti ufficiali generati a partire da uno o più conti.

Quando emetti una fattura:

I conti selezionati vengono chiusi
Gli addebiti diventano non modificabili
La fattura può includere uno o più pagamenti

Fatture in bozza:

Non chiudono i conti
Possono bloccare la modifica degli addebiti finché esistono

Per emettere o annullare una fattura, consulta l’articolo Come creare ed emettere una fattura.

5. Modifiche e annullamenti

Se una fattura è stata emessa, non è possibile modificare gli addebiti
Per modificarli, è necessario annullare la fattura (si crea una nota di credito)
L’annullamento riapre il conto associato e rende gli addebiti nuovamente modificabili

6. Rimborsi

I rimborsi sono sempre legati ai pagamenti.

I rimborsi emessi restituiscono denaro all’ospite
I rimborsi registrati servono solo a fini contabili
I rimborsi non modificano automaticamente le fatture emesse
I conti non sono influenzati dalla logica di rimborso

Per istruzioni dettagliate, consulta l’articolo Come rimborsare un pagamento.

FAQ

Perché vedo un importo dovuto anche se il conto è chiuso?

Un conto chiuso indica solo che gli addebiti sono stati fatturati. L’importo dovuto dipende dai pagamenti ricevuti.

Perché non riesco a modificare gli addebiti se il conto è aperto?

Se esiste una bozza di fattura, gli addebiti non possono essere modificati. Elimina la bozza per modificare gli addebiti.

Posso fatturare più conti insieme?

Sì, puoi includere in un’unica fattura più conti chiusi e addebiti dal conto aperto.

Cosa succede se elimino un addebito dopo il pagamento?

L’importo dovuto viene ricalcolato. La prenotazione può risultare sovrapagata o con un nuovo saldo da versare. Aggiorna la pagina per visualizzare i cambiamenti.

Posso dividere i pagamenti su più fatture?

Sì, i pagamenti non sono legati a singoli addebiti. Puoi scegliere quali pagamenti includere in ciascuna fattura.

Come funzionano addebiti, conti, pagamenti e fatture