📌 Lançamento por fases — A nova integração com o Chekin é ativada gradualmente para todos os hotéis. Se ainda não vê o Chekin Portal na sua barra lateral, a sua conta ainda não foi migrada — a sua configuração atual do Chekin continua a funcionar como antes.
Resumo
O Chekin recolhe os dados dos hóspedes e envia-os ao SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) através do portal SIBA em seu nome. Este guia aplica-se a propriedades em Portugal 🇵🇹.
Quando ativa o Chekin a partir do Marketplace da Amenitiz, acontecem três coisas automaticamente:
O Chekin Portal aparece na barra lateral da Amenitiz, em Planeamento → Chekin Portal. Gere reservas, credenciais SEF e envios sem sair da Amenitiz.
É criado um email automático de check-in online (em Caixa de entrada → Modelos) e associado a todos os quartos. Os hóspedes preenchem o formulário no seu próprio site.
Os dados do hóspede sincronizam com a Amenitiz automaticamente assim que o formulário é preenchido.
Antes de começar
Precisa das suas credenciais SIBA: número de Unidade hoteleira, Chave de autenticação e número de estabelecimento. O número de estabelecimento depende de quantos hotéis já criou ou gere no SIBA — se este for o primeiro/único, será 0 (é o início da sequência); se já tem outros, será o número seguinte.
No seu perfil SIBA, o Método de Envio tem de estar definido como Web Services. Página no Portal já não é um método de envio válido — se o seu perfil ainda estiver assim configurado, o Chekin não conseguirá enviar os dados ao SEF.
Confirme também que a sua conta SEF-SEBA está corretamente configurada como Web Services e que o SEF está ciente da alteração — sem essa confirmação do lado deles, os dados não chegam.
Pedir ao SIBA a alteração do método de envio para Web Services
Antes de ligar o Chekin ao SEF, o seu perfil SIBA tem de ter Web Services como método de envio. O processo tem quatro passos:
Passos para alterar o método de envio
Verifique do lado do SEF — entre em siba.ssi.gov.pt e tente alterar o método de submissão para Web Service a partir do portal.
Envie um email formal ao SEF — para [email protected] com o seu NIF e os números de estabelecimento, a pedir a alteração para Web Service. O modelo de email está em baixo.
Aguarde a confirmação do SEF — o tempo depende do SEF; não avance para o passo seguinte enquanto não receber a confirmação por email.
Atualize o Chekin — assim que o SEF confirmar, vá ao Chekin Portal, abra a sua propriedade, e na secção Authority Connection ative Automatically send info to → SEF-SIBA web service integration.
Modelo de email para o pedido:
Assunto: Pedido de alteração do método de envio de boletins - (NIF / Nome da empresa)
Corpo:
Cara equipa do SIBA,
Vimos por este meio solicitar a alteração do método de submissão dos boletins de alojamento para web service no(s) seguinte(s) estabelecimento(s):
NIF: [insira o seu NIF aqui]
Estabelecimento(s): [insira os códigos de estabelecimento de todas as propriedades para as quais quer pedir a alteração]
Aguardo a vossa confirmação relativamente a esta atualização.
Cumprimentos,
[O seu nome]
📌 Nota
Não avance para a ligação do Chekin ao SEF até receber a confirmação do SIBA de que o método de envio já foi alterado para Web Services. Caso contrário, os dados não chegarão ao SEF mesmo que o Chekin esteja corretamente configurado.
Parte 1 — Ativar o Chekin a partir da Amenitiz
Vá a Marketplace e procure Chekin.
Clique em Ativar.
Introduza o seu email e crie uma palavra-passe.
Selecione Hotel (hotéis e bed & breakfast) ou Vacation Rental.
Clique em Criar conta.
📌 Nota
Se tem mais do que uma conta no SIBA, selecione Vacation Rental neste passo.
⚠️ Aviso
O tipo de propriedade não pode ser alterado depois. Para mudar, contacte o suporte ([email protected]) — a alteração tem de ser feita do lado da Amenitiz.
Parte 2 — Ligar SIBA / SEF no Chekin
Após a ativação, abra o Chekin Portal em Planeamento → Chekin Portal na barra lateral da Amenitiz.
Vá ao separador Properties e clique no nome da sua propriedade.
Em Property Info, preencha todos os campos e clique em Save Changes. Código postal: introduza os primeiros 4 dígitos no campo Postal Code e os últimos 3 dígitos no campo Postal Zone (formato português XXXX-XXX).
Em Authority Connection:
Ative Automatically send info to e escolha SEF-SIBA web service integration.
Introduza as suas credenciais SIBA: Username = número de Unidade hoteleira, Password = Chave de autenticação, Establishment number = ver Antes de começar.
Clique em Save Changes.
📌 Nota
Os campos em falta em Property Info bloqueiam os envios ao SEF.
Monitorizar o estado das reservas
No Chekin Portal, abra o separador Reservas para acompanhar o preenchimento dos dados dos hóspedes. Cada hóspede tem um estado:
Completed — todos os dados do hóspede foram recolhidos e enviados ao SEF.
Incomplete / On hold — faltam campos; o Chekin ainda não pode enviar.
Se um hóspede não preencheu o formulário, reenvie o email a partir do Chekin Portal ou copie o link do formulário e partilhe-o diretamente.
Se o envio automático das 23:00 não foi concluído, abra a reserva, vá a Polícia (Check-in) e clique em Send manually.
Sincronização dos dados do hóspede
Quando um hóspede preenche o formulário, a Amenitiz atualiza a ficha do cliente na reserva automaticamente. Também pode obter os dados manualmente com o botão Fetch Chekin info na reserva. Veja: Como importar a informação do hóspede a partir do Chekin.
Perguntas frequentes
Posso registar-me diretamente em chekin.com?
Posso registar-me diretamente em chekin.com?
Não. Ative a partir de Amenitiz → Marketplace → Chekin → Ativar. As contas criadas em chekin.com não sincronizam.
Que credenciais SIBA preciso?
Que credenciais SIBA preciso?
O número de Unidade hoteleira (Username), a Chave de autenticação (Password) e o número de estabelecimento. O número de estabelecimento depende de quantos hotéis já registou no SIBA — se for o primeiro, é 0 (início da sequência); se já gere outros, é o número seguinte na sequência.
Tenho mais do que uma conta no SIBA — que tipo de propriedade devo escolher?
Tenho mais do que uma conta no SIBA — que tipo de propriedade devo escolher?
Selecione Vacation Rental quando criar a conta Chekin.
A que horas o Chekin envia os dados ao SEF?
A que horas o Chekin envia os dados ao SEF?
Todas as noites às 23:00 (hora local). Também pode enviar manualmente em qualquer momento a partir do Chekin Portal.
Posso eu mesmo alterar o método de envio para Web Services no portal SIBA?
Posso eu mesmo alterar o método de envio para Web Services no portal SIBA?
Pode tentar a partir de siba.ssi.gov.pt, mas a alteração só fica efetiva quando o SEF confirma — por isso o passo essencial é enviar o email formal para [email protected] com o seu NIF e os números de estabelecimento, e aguardar a confirmação. Veja o modelo na secção Pedir ao SIBA a alteração do método de envio para Web Services.
Os meus dados não chegam ao SEF — o que devo verificar?
Os meus dados não chegam ao SEF — o que devo verificar?
Primeiro, confirme que o Método de Envio no SIBA está definido como Web Services (Página no Portal já não é um método válido) e que o SEF confirmou a alteração. Depois, no Chekin, verifique em Authority Connection que a opção Automatically send info to → SEF-SIBA web service integration está ativa e que todos os campos em Property Info estão preenchidos.
Posso alterar o tipo de propriedade depois (Hotel ↔ Vacation Rental)?
Posso alterar o tipo de propriedade depois (Hotel ↔ Vacation Rental)?
Não. Contacte o suporte ([email protected]) — a alteração tem de ser feita do lado da Amenitiz.
Ainda tenho de iniciar sessão em chekin.com?
Ainda tenho de iniciar sessão em chekin.com?
Não. O Chekin Portal na barra lateral da Amenitiz cobre tudo: reservas, dados dos hóspedes, credenciais, relatórios.