Pode ser necessário adicionar, editar ou eliminar um encargo numa reserva, antes da chegada do hóspede ou durante a estadia. Este artigo explica como gerir os encargos através do separador encargos numa reserva.

Aceder aos encargos

Para visualizar ou modificar encargos:

Acede a Reservas no menu lateral da tua área de administração Amenitiz.
Abre a reserva que queres gerir e clica em Ver detalhes da reserva.
Seleciona o separador Cobranças.

Aqui vais encontrar todos os encargos da reserva, organizados por Contas, cada uma agrupando os respetivos encargos.

Compreender as Contas

Na secção Cobranças, vais ver dois tipos de Contas:

Conta aberta: contém encargos ativos que ainda não foram faturados.
Conta fechada: contém encargos já faturados (vais ver a referência da fatura, por exemplo INV-16). Podes clicar para a abrir.

Cada Conta mostra:

Lista dos encargos (data, item, quantidade, preço unitário, IVA e total)
Montante total da conta
Estado de faturação (aberta ou fechada)

Nota: só pode haver uma Conta aberta por reserva. Os encargos não faturados permanecem nessa Conta até serem incluídos numa fatura.

Adicionar um novo encargo

Para adicionar um encargo:

Clica em + Adicionar encargo no canto superior direito da secção Encargos.
Escolhe:
- O encargo
- A data
- A quantidade

O preço é atualizado automaticamente com base nas definições em Motor de reservas > Custos extras.

Também podes:

Procurar um encargo por nome ou categoria
Adicionar taxa turística (aparece no fim)
Usar o campo livre para um encargo personalizado
Selecionar o quarto, se houver mais do que um na reserva

Nota: o IVA é aplicado automaticamente segundo os extras. Para encargos personalizados, podes selecionar a taxa manualmente.

Editar um encargo

Para editar um encargo:

Clica no menu … junto ao encargo.
Seleciona Editar.

Podes editar encargos que estejam numa Conta aberta. Se estiver numa Conta fechada, tens de cancelar primeiro a fatura (o que gera uma nota de crédito).

Aplicar um desconto

Podes aplicar um desconto a um encargo específico — por exemplo, para recompensar um cliente fiel ou ajustar uma tarifa.

Os descontos são aplicados individualmente e não podem ser revertidos.

Eliminar um encargo

Para eliminar um encargo:

Clica no menu … junto ao encargo.
Seleciona Eliminar.

Depois de eliminado, o encargo é removido permanentemente da reserva. Para o reintroduzir, terás de o criar novamente.

Importante: só podes eliminar encargos com data atual ou futura.
Se já foi faturado, precisas de cancelar a fatura antes de poder editar ou eliminar o encargo.

Perguntas frequentes

O que acontece se criar um encargo por engano?

Se o encargo estiver numa Conta aberta, podes simplesmente eliminá-lo através do menu …. Se já tiver sido faturado, é necessário cancelar primeiro a fatura antes de o alterar ou eliminar.

Posso faturar apenas parte dos encargos de uma reserva?

Sim. Podes faturar um ou mais encargos consoante o que quiseres incluir. Por exemplo, podes emitir agora uma fatura apenas com os encargos do minibar e deixar os restantes para mais tarde.

O que acontece se cancelar uma fatura associada a uma Conta?

Ao cancelar uma fatura, a Conta volta a estar editável. Podes então modificar, adicionar ou eliminar encargos e emitir uma nova fatura.

Posso adicionar ou editar encargos na aplicação móvel da Amenitiz?

Podes adicionar extras existentes na aplicação, mas editar ou eliminar encargos só está disponível na versão desktop.

Como funcionam em conjunto os encargos, pagamentos e faturas?

Ao atualizares os encargos de uma reserva, o valor total altera-se automaticamente — mas os pagamentos e faturas são geridos separadamente:

As Contas mostram se os encargos foram faturados (Abertas ou Fechadas), não se foram pagos.
Os pagamentos são geridos na secção Pagamentos da reserva.
Só as faturas finalizadas fecham uma Conta — os rascunhos mantêm-se abertos.
Podes agrupar várias Contas fechadas numa única fatura combinada.

Como adicionar, editar ou eliminar um encargo numa reserva