Pode ser necessário adicionar, editar ou eliminar um encargo numa reserva antes da chegada do hóspede ou durante a sua estadia. Este artigo explica como gerir os seus encargos no separador Cobranças de uma reserva.

Aceder aos encargos

Para visualizar ou modificar encargos:

Acede a Reservas no menu lateral da tua área de administração Amenitiz.
Abre a reserva que queres gerir e clica em Ver detalhes da reserva.
Seleciona o separador Cobranças.

Aqui vais encontrar todos os encargos da reserva, organizados por Contas, cada uma agrupando os respetivos encargos.

Compreender as Contas

Na secção Cobranças, vais ver dois tipos de Contas:

Conta aberta: contém encargos ativos que ainda não foram faturados.
Conta fechada: contêm encargos finalizados. Isto acontece normalmente quando:
- Foi emitida uma fatura para esses encargos, ou
- Foi registado um pagamento que liquida esses encargos.
Se existir uma fatura, verá a referência da fatura (por exemplo INV-31). Pode clicar nessa referência para abrir e visualizar a fatura.

Cada Conta mostra:

Lista dos encargos (data, item, quantidade, preço unitário, IVA e total)
O montante total dessa conta
Estado de faturação (aberta ou fechada)

Nota: pode ter apenas uma Conta aberta por reserva de cada vez. Os encargos que ainda não foram finalizados permanecem na Conta aberta.

Adicionar um novo encargo

Para adicionar um encargo:

Clica em + Adicionar encargo no canto superior direito da secção Encargos.
Escolhe:
- O encargo
- A data
- A quantidade

O preço é atualizado automaticamente com base nas definições em Motor de reservas > Custos extras.

Também podes:

Procurar um encargo por nome ou categoria
Adicionar taxas turísticas (listadas no final)
Utilizar a opção Campo livre para criar um encargo personalizado
Selecionar a que quarto se aplica o encargo se a reserva incluir vários quartos

Nota: o IVA é aplicado automaticamente segundo os extras. Para encargos personalizados, podes selecionar a taxa manualmente.

Editar um encargo

Para editar um encargo:

Clica no menu … junto ao encargo.
Seleciona Editar, ou clique em Editar encargos no topo da conta.

Pode editar encargos quando a conta não está associada a uma fatura emitida. Isto inclui:

Encargos na Conta aberta
Encargos numa Conta fechada que ainda não tem uma fatura

Se a conta estiver associada a uma fatura emitida, os encargos não podem ser editados. Para fazer alterações, terá primeiro de cancelar a fatura associada (o que criará uma nota de crédito). Depois de cancelada a fatura, os encargos voltarão a poder ser editados.

Importante: Se existir uma fatura em rascunho associada à reserva, as cobranças da conta aberta não podem ser editadas, mesmo que a fatura ainda não tenha sido emitida.

📌 Solução alternativa:

Elimine a fatura em rascunho
Edite as cobranças na conta aberta
Crie novamente a fatura após concluir as alterações

Sabemos que esta experiência não é ideal e estamos a trabalhar para melhorá-la.

Aplicar um desconto

Pode aplicar um desconto a um encargo específico — por exemplo, para recompensar um cliente fiel ou ajustar uma tarifa por noite.

Os descontos devem ser aplicados a encargos individuais e não podem ser aplicados à totalidade da reserva. Depois de aplicado, um desconto não pode ser revertido.

Eliminar um encargo

Para eliminar um encargo:

Clica no menu … junto ao encargo.
Seleciona Eliminar.

Depois de eliminado, o encargo será removido permanentemente da reserva. Se desejar aplicá-lo novamente, terá de o recriar manualmente.

Importante: só pode eliminar encargos relativos à data atual ou a datas futuras.

Se um encargo já tiver sido faturado, terá primeiro de cancelar a fatura associada (o que criará uma nota de crédito). Depois de cancelada a fatura, o encargo poderá ser atualizado ou eliminado.

Uma vez eliminado, um encargo é removido permanentemente.

Perguntas frequentes

O que acontece se criar um encargo por engano?

Se o encargo estiver numa Conta aberta, podes simplesmente eliminá-lo através do menu …. Se já tiver sido faturado, é necessário cancelar primeiro a fatura antes de o alterar ou eliminar.

Posso faturar apenas parte dos encargos de uma reserva?

Sim. Podes faturar um ou mais encargos consoante o que quiseres incluir. Por exemplo, podes emitir agora uma fatura apenas com os encargos do minibar e deixar os restantes para mais tarde.

O que acontece se cancelar uma fatura associada a uma Conta?

Ao cancelar uma fatura, a Conta volta a estar editável. Podes então modificar, adicionar ou eliminar encargos e emitir uma nova fatura.

Posso adicionar ou editar encargos na aplicação móvel da Amenitiz?

Podes adicionar extras existentes na aplicação, mas editar ou eliminar encargos só está disponível na versão desktop.

Porque não posso editar as cobranças numa conta aberta?

Os encargos não podem ser editados quando estão associados a uma fatura emitida ou quando existe uma fatura em rascunho para a reserva.

Se existir uma fatura em rascunho, a Conta aberta fica temporariamente bloqueada. Elimine a fatura em rascunho para editar os encargos e depois recrie a fatura.

Se os encargos pertencerem a uma Conta fechada associada a uma fatura emitida, terá primeiro de cancelar a fatura antes de editar os encargos.

Como funcionam em conjunto os encargos, pagamentos e faturas?

Quando atualiza os encargos numa reserva, o valor total da reserva é atualizado automaticamente. Os pagamentos e as faturas são geridos separadamente.

As Contas agrupam os encargos de uma reserva.
As Contas podem estar abertas (ativas) ou fechadas (finalizadas).
Os encargos tornam-se normalmente finalizados quando é emitida uma fatura ou quando os pagamentos liquidam esses encargos.
Os pagamentos são registados no separador Pagamentos da reserva.
As faturas são documentos fiscais criados a partir de um ou vários encargos ou contas.

Como adicionar, editar ou eliminar um encargo numa reserva