Poderá precisar de adicionar, editar ou eliminar um encargo numa reserva antes de o hóspede chegar ou durante a sua estadia. Este artigo explica como gerir os seus encargos no separador Contas de uma reserva.

Nota: A nova gestão de Contas está a ser disponibilizada de forma faseada. Se ainda não a vê no seu painel, será ativada em breve na sua conta.

Aceder aos encargos

Para ver ou modificar encargos:

Vá a Reservas na sua área de administrador da Amenitiz (barra lateral esquerda).
Abra a reserva que pretende gerir e clique em Ver detalhes da reserva.
Selecione o separador Contas, apresentado abaixo.

Aqui encontrará todos os encargos dessa reserva. Estão organizados por Contas, agrupando cada uma vários encargos.

Compreender as Contas

Na secção Contas, verá dois tipos de Contas:

As Contas abertas contêm encargos ativos que ainda não foram faturados.
As Contas fechadas contêm encargos que foram finalizados. Isto acontece normalmente quando:
- Foi emitida uma fatura para esses encargos, ou
- Foi registado um pagamento que liquida esses encargos
Se existir uma fatura, verá a referência da fatura (por exemplo INV-31). Pode clicar nessa referência para abrir e ver a fatura, como se mostra abaixo.

Cada Conta mostra:

A lista de encargos (com data, item, quantidade, preço unitário, IVA e total)
O montante total dessa Conta
O estado da conta — Aberta, ou, uma vez Fechada, uma etiqueta de estado de pagamento que reflete quanto foi pago

Etiquetas de estado de pagamento nas Contas fechadas:

Não paga — ainda não foi recebido nenhum pagamento
Parcialmente paga — paga em parte; o saldo restante é apresentado como Em dívida
Paga — totalmente liquidada
Paga em excesso — os pagamentos recebidos excedem o total da conta

A etiqueta de pagamento nunca bloqueia os encargos. Os encargos de uma conta só ficam bloqueados quando é emitida uma fatura para a conta, quando existe uma fatura Pro forma, ou quando está associado à conta um pagamento agendado pendente.

Nota: Só pode ter uma Conta aberta por reserva de cada vez. Os encargos que ainda não foram finalizados permanecem na Conta aberta.

Adicionar um novo encargo

Para adicionar um novo encargo:

Clique em + Adicionar encargo no canto superior direito da secção Contas.
Abre-se a janela Adicionar um extra. Preencha os campos:
- Extra — Escolha o encargo a adicionar. Pode procurar por nome ou categoria, adicionar taxas turísticas (listadas no fim), ou usar o Campo livre para um encargo personalizado.
- Aplicar em — Escolha Todos os dias, Todas as manhãs, Todas as noites ou Datas personalizadas para controlar quando o encargo aparece.
- Selecionar datas — Se escolheu Datas personalizadas, clique nas datas aplicáveis.
- Adultos e Preço / adulto — O número de adultos a que o encargo se aplica por quarto, e o preço por adulto.
- Crianças e Preço / criança — O número de crianças e o preço por criança. Deixe a 0 se as crianças não forem cobradas.
O resumo na parte inferior da janela mostra exatamente que encargos serão criados e o total antes de confirmar.
Clique em Adicionar para aplicar. É criado um encargo para cada quarto e data da sua seleção — tudo numa única ação.

O preço é atualizado automaticamente com base nas suas definições em Motor de reservas > Extras.

Nota: O IVA é aplicado automaticamente com base nos seus extras. Para encargos de campo livre, pode selecionar manualmente a taxa de IVA. Assim que é aplicado um desconto a uma linha de EXTRA, ficam bloqueadas quaisquer alterações posteriores a esse item. O sistema permite apenas uma modificação, por isso, depois de aplicar o desconto, o EXTRA não pode voltar a ser editado.

Editar um encargo

Para editar um encargo:

Selecione o encargo marcando a caixa junto a ele.
Selecione Editar.

Pode editar encargos quando a conta não está associada a uma fatura emitida, como se mostra abaixo. Isto inclui:

Encargos na Conta aberta
Encargos numa Conta fechada que ainda não tem fatura

Se a conta estiver associada a uma fatura emitida, os encargos não podem ser editados. Para fazer alterações, terá primeiro de cancelar a fatura relacionada (o que cria uma nota de crédito). Depois de a fatura ser cancelada, os encargos voltam a poder ser editados.

Importante: Se existir uma fatura Pro forma para a reserva, os encargos na Conta aberta não podem ser editados, mesmo que a fatura ainda não tenha sido emitida.

📌 Solução alternativa:

Elimine a fatura Pro forma
Edite os encargos na Conta aberta
Crie novamente a fatura assim que as suas alterações estiverem concluídas

Temos consciência de que esta experiência não é ideal e estamos a trabalhar para a melhorar.

Gerir encargos pendentes

Os encargos ou contas pendentes não podem ser modificados porque estão associados a um pagamento (por exemplo, um link de pagamento ou um pagamento agendado). Para editar encargos pendentes:

Cancele o link de pagamento ou o pagamento agendado associado e, em seguida, edite os encargos.
Em alternativa, aguarde que o pagamento seja concluído, após o que os encargos podem ser editados.

Aplicar um desconto

Pode aplicar um desconto a um encargo específico — por exemplo, para recompensar um cliente fiel ou ajustar uma tarifa por noite.

Os descontos têm de ser aplicados a encargos individuais e não podem ser aplicados a uma reserva inteira. Uma vez aplicado um desconto, não pode ser anulado. Os descontos são registados para cumprir a regulamentação NF525, garantindo que os encargos passados não são eliminados, mas ajustados através de encargos negativos ou cancelamentos.

Eliminar um encargo

Para eliminar um encargo:

Selecione o encargo marcando a caixa junto a ele.
Selecione Eliminar.

Uma vez eliminado, o encargo será removido permanentemente da reserva. Se quiser voltar a aplicá-lo, terá de o recriar manualmente.

Importante: Só pode eliminar encargos da data atual ou de datas futuras.
Se um encargo já tiver sido faturado, terá primeiro de cancelar a fatura relacionada (o que cria uma nota de crédito). Uma vez cancelada, o encargo pode então ser atualizado ou eliminado. Uma vez eliminado, o encargo é removido permanentemente.

Perguntas frequentes

O que acontece se criar um encargo por engano?

Se o encargo pertencer a uma conta sem fatura emitida, pode simplesmente eliminá-lo através do menu …. Se o encargo já tiver sido faturado, terá de cancelar a fatura antes de fazer alterações ou remover o encargo.

Posso faturar apenas parte dos encargos de uma reserva?

Sim. Pode faturar um ou vários encargos em conjunto, consoante o que quiser incluir. Por exemplo, pode faturar agora apenas os encargos do minibar e os restantes encargos mais tarde.

O que acontece se cancelar uma fatura associada a uma Conta?

Quando cancela uma fatura, a Conta relacionada volta a ficar editável. Pode então alterar, adicionar ou eliminar encargos e emitir uma nova fatura depois.

Posso adicionar ou editar encargos a partir da aplicação móvel da Amenitiz?

Pode adicionar extras (encargos existentes) a partir da aplicação móvel, mas editar ou eliminar encargos só está disponível na versão de computador.

Porque não consigo editar encargos numa Conta aberta?

Os encargos numa conta ficam bloqueados quando se verifica uma de três situações:

Está associada à conta uma fatura emitida — tem de cancelar a fatura primeiro (o que cria uma nota de crédito) antes de editar.
Existe uma fatura Pro forma para a reserva — elimine a fatura Pro forma para desbloquear a Conta aberta e recrie-a depois das suas alterações.
Está associado à conta um pagamento agendado pendente (por exemplo, um link de pagamento enviado ao hóspede) — cancele primeiro o pagamento agendado para recuperar o acesso de edição.

Uma etiqueta de pagamento por si só (Paga, Parcialmente paga, Não paga, Paga em excesso) nunca bloqueia os encargos.

Como funcionam em conjunto os encargos, os pagamentos e as faturas?

Quando atualiza os encargos de uma reserva, o montante total da reserva é atualizado automaticamente. Os pagamentos e as faturas são geridos separadamente.

As Contas agrupam os encargos de uma reserva.
As Contas podem estar Abertas (ainda ativas) ou Fechadas (finalizadas). Uma vez Fechadas, mostram uma etiqueta de estado de pagamento (Não paga / Parcialmente paga / Paga / Paga em excesso) que reflete quanto foi pago — a etiqueta não bloqueia os encargos.
Os encargos só ficam bloqueados quando é emitida uma fatura, quando existe uma Pro forma, ou quando está associado à conta um pagamento agendado pendente.
Os pagamentos são registados no separador Pagamentos da reserva.
As faturas são documentos fiscais criados a partir de um ou mais encargos ou contas.

Para o modelo conceptual completo, consulte Como funcionam em conjunto os encargos, as contas, os pagamentos e as faturas.

Posso adicionar o mesmo encargo a vários quartos de uma só vez?

Sim. Quando a reserva tem vários quartos, a janela Adicionar um extra aplica o encargo a todos os quartos que selecionar — sem necessidade de repetir a ação quarto a quarto.

Posso aplicar um encargo a um intervalo de datas?

Sim. Utilize Aplicar em para escolher Todos os dias, Todas as manhãs ou Todas as noites para um encargo recorrente ao longo da estadia. Utilize Datas personalizadas para selecionar dias específicos.

Como é que as crianças têm um preço diferente dos adultos?

Utilize os contadores separados de Adultos e Crianças com os respetivos campos Preço / adulto e Preço / criança. O sistema cria uma linha de encargo para o preço dos adultos e uma linha separada para o preço das crianças. Deixe o preço das crianças a 0 se as crianças não forem cobradas.

O que acontece se aplicar um encargo a uma data que já passou?

As datas passadas são automaticamente remapeadas para a data de hoje para efeitos de faturação. A data original é mantida no nome do encargo para os seus registos.

Como adicionar, editar ou eliminar um encargo numa reserva