Visão geral

Este artigo explica como os encargos, as contas, os pagamentos e as faturas estão ligados na Amenitiz e como interagem ao longo do ciclo de vida de uma reserva.

Use este artigo para compreender por que motivo certas ações estão disponíveis ou bloqueadas, como são calculados os montantes em dívida e como a faturação e os reembolsos afetam uma reserva.

É especialmente útil se tiver dúvidas sobre por que motivo uma conta está aberta ou fechada, por que motivo os encargos não podem ser editados, ou como os pagamentos aparecem nas faturas.

Nota: A nova gestão de Contas está a ser disponibilizada aos clientes portugueses de forma faseada. Se ainda não a vê no seu painel, será ativada em breve na sua conta.

Antes de começar

Este artigo explica apenas o comportamento do sistema; não substitui os guias passo a passo
As explicações aplicam-se à utilização em computador
Algumas ações podem exigir o cancelamento de uma fatura antes de serem possíveis alterações

Como funciona a lógica de faturação na Amenitiz

1. Compreender os encargos

Os encargos representam tudo o que o hóspede deve por uma reserva, tais como:

Alojamento
Extras
Taxas turísticas
Encargos personalizados

Os encargos estão sempre associados a uma reserva e são agrupados em contas.

2. Compreender as contas

As contas são contentores que agrupam encargos.

Uma conta está Aberta ou Fechada:

Conta aberta — contém encargos que ainda estão ativos.
- Os encargos podem ser editados ou eliminados diretamente
- Os novos encargos são automaticamente adicionados à Conta aberta
- Só pode existir uma Conta aberta por reserva de cada vez
- Apresenta a etiqueta Aberta
Conta fechada — contém encargos que foram finalizados.
- Uma conta fecha assim que lhe é associado um pagamento, ou é emitida uma fatura para ela
- Uma reserva pode ter várias Contas fechadas
- Uma vez Fechada, a conta deixa de mostrar a palavra «Fechada» — em vez disso, mostra uma etiqueta de estado de pagamento (ver abaixo)

Uma vez que uma conta esteja Fechada, mostra uma etiqueta de estado de pagamento que reflete quanto foi pago:

Não paga — ainda não foi recebido nenhum pagamento
Parcialmente paga — paga em parte; o saldo restante é apresentado como Em dívida
Paga — totalmente liquidada
Paga em excesso — os pagamentos recebidos excedem o total da conta

⚠️ Importante

A etiqueta de estado de pagamento nunca bloqueia os encargos. Uma etiqueta Paga ou Parcialmente paga não o impede de editar os encargos dessa conta. Os encargos só ficam bloqueados quando:

É emitida uma fatura para a conta — cancele a fatura (o que cria uma nota de crédito) para recuperar o acesso de edição, ou
Existe um pagamento agendado pendente para a conta (por exemplo, um link de pagamento enviado ao hóspede) — cancele primeiro o pagamento agendado para recuperar o acesso de edição.

Uma Conta fechada que não esteja associada a uma fatura e sem pagamentos pendentes também pode ser dividida em várias contas — consulte Como dividir uma conta em várias contas.

As faturas pro forma não fecham as contas.

3. Compreender os pagamentos

Os pagamentos representam o dinheiro recebido do hóspede.

Regras importantes:

Os pagamentos estão associados à reserva, não a encargos específicos
Uma reserva pode ter vários pagamentos
Os pagamentos podem cobrir uma ou várias contas

O montante em dívida da reserva é calculado comparando:

O total dos encargos de todas as contas
O total dos pagamentos recebidos

Quando os pagamentos liquidam os encargos de uma conta, o sistema pode finalizar esses encargos, o que fará com que a conta passe de Aberta para Fechada.

4. Compreender as faturas

As faturas são documentos fiscais criados a partir de uma ou mais contas.

Quando emite uma fatura:

A(s) conta(s) selecionada(s) é(são) fechada(s)
Os encargos dessas contas deixam de poder ser editados
A conta relacionada passa a Fechada
A fatura pode incluir um ou vários pagamentos

Faturas pro forma:

São documentos preliminares não fiscais — não afetam os seus registos fiscais
Não fecham as contas
Podem ser editadas, enviadas ao cliente ou convertidas numa fatura final emitida
Recebem o seu próprio número sequencial único e são assinadas digitalmente
Estão disponíveis em Faturas → Faturas pro forma

Para instruções completas, consulte Como criar e gerir faturas pro forma.

Para emitir ou cancelar uma fatura, consulte Como criar e emitir uma fatura.

5. Como as edições e os cancelamentos afetam o fluxo

Os encargos ficam bloqueados quando é emitida uma fatura para a conta, ou quando existe um pagamento agendado pendente na conta
Para desbloquear encargos bloqueados por uma fatura: cancele a fatura (é criada uma nota de crédito), edite os encargos e, em seguida, volte a emitir
Para desbloquear encargos bloqueados por um pagamento pendente: cancele o pagamento agendado e, em seguida, edite os encargos
Cancelar uma fatura reabre a conta relacionada e volta a tornar os encargos editáveis
Uma etiqueta de estado de pagamento por si só (Paga, Parcialmente paga, Não paga, Paga em excesso) nunca bloqueia os encargos
Uma Conta fechada que não esteja associada a uma fatura e sem pagamentos pendentes pode ser dividida em várias contas — consulte Como dividir uma conta em várias contas

6. Como se enquadram os reembolsos no processo

Os reembolsos têm de estar sempre associados ao pagamento a que se referem.

Os reembolsos emitidos devolvem dinheiro ao hóspede
Os reembolsos registados são apenas lançamentos contabilísticos
Os reembolsos não modificam automaticamente as faturas emitidas
O fluxo de reembolso não é afetado pela estrutura das contas

Para instruções passo a passo, consulte Como reembolsar um pagamento.

Perguntas frequentes

Posso dividir uma conta fechada em várias contas?

Sim — se a conta estiver fechada e não estiver associada a nenhuma fatura. A conta fechada é substituída pelas novas contas que definir, e os pagamentos e reembolsos associados à original são redistribuídos por elas. Consulte Como dividir uma conta em várias contas.

Porque vejo um montante em dívida mesmo com uma conta fechada?

Uma conta fechada significa apenas que os encargos foram faturados. O montante em dívida depende dos pagamentos recebidos, e não do facto de uma conta estar aberta ou fechada.

A etiqueta de pagamento (Paga, Parcialmente paga, Não paga, Paga em excesso) bloqueia os meus encargos?

Não. A etiqueta de estado de pagamento nunca bloqueia os encargos numa Conta fechada. Os encargos só ficam bloqueados quando é emitida uma fatura para a conta, ou quando existe um pagamento agendado pendente. Desde que nenhuma destas situações se verifique, clique em Editar no topo da Conta fechada para ativar o modo de edição e modificar os encargos.

Porque não consigo editar encargos mesmo com a conta aberta?

Isto significa normalmente uma de duas coisas:

Está associado à conta um pagamento agendado pendente — por exemplo, um link de pagamento enviado ao hóspede. Cancele o pagamento agendado para recuperar o acesso de edição.
Ainda está em vigor uma configuração de fatura mais antiga — se precisar de um documento preliminar que não bloqueie a edição, use antes uma fatura pro forma. As faturas pro forma não bloqueiam os encargos e podem ser convertidas numa fatura final quando estiver pronto.

Posso faturar várias contas em conjunto?

Sim. Pode incluir várias contas fechadas e encargos da Conta aberta numa única fatura.

O que acontece se eliminar um encargo depois de a reserva estar paga?

O montante em dívida é recalculado. A reserva pode ficar paga em excesso ou apresentar um novo saldo em dívida. Poderá ter de atualizar a página para ver a alteração.

Os pagamentos podem ser divididos entre faturas?

Sim. Os pagamentos não estão vinculados a encargos específicos, por isso pode escolher que pagamentos aparecem em cada fatura.

Qual é a diferença entre uma fatura pro forma e uma fatura emitida?

Uma fatura pro forma é um documento preliminar não fiscal. Não fecha as contas, não afeta os seus registos fiscais e pode ser editada livremente. Quando estiver pronto para finalizar, pode converter uma fatura pro forma numa fatura emitida. Uma fatura emitida é um documento fiscal que fecha a conta relacionada e bloqueia os encargos.

Como funcionam em conjunto os encargos, as contas, os pagamentos e as faturas