Visão geral
Este artigo explica como encargos, contas, pagamentos e faturas estão conectados no Amenitiz e como interagem ao longo do ciclo de vida de uma reserva.
Utilize este artigo para compreender porque certas ações estão disponíveis ou bloqueadas, como os montantes em dívida são calculados e como a faturação e os reembolsos afetam uma reserva.
Este artigo é especialmente útil se não tiver a certeza porque uma conta está aberta ou fechada, porque alguns encargos não podem ser editados ou como os pagamentos aparecem nas faturas.
Antes de começar
Este artigo descreve o funcionamento do sistema; não substitui um guia passo a passo.
As explicações aplicam-se à utilização em desktop.
Algumas ações requerem o cancelamento da fatura antes de serem possíveis.
Como funciona a lógica de faturação
1. Compreender os encargos
Os encargos representam tudo o que o hóspede deve pagar por uma reserva, como:
Alojamento
Extras
Taxas municipais
Encargos personalizados
Os encargos estão sempre associados a uma reserva e agrupados em contas.
2. Compreender as Contas
As contas agrupam os encargos. Existem dois tipos:
Contas abertas: Contêm encargos que ainda estão ativos.
Os encargos podem ser editados ou eliminados (a menos que exista uma fatura em rascunho).
Novos encargos são automaticamente adicionados à conta aberta.
Pode existir apenas uma conta aberta por reserva.
Contas fechadas: Contêm encargos que foram finalizados.
Uma conta pode tornar-se fechada quando:
é emitida uma fatura, ou
são registados pagamentos que liquidam esses encargos.
As contas fechadas podem:
apresentar uma referência de fatura (por exemplo INV-31) se existir uma fatura;
ainda permitir edição se não existir nenhuma fatura associada.
Se uma conta fechada estiver associada a uma fatura emitida, os encargos não podem ser editados a menos que a fatura seja cancelada (nota de crédito). As faturas em rascunho não fecham as contas.
3. Compreender os pagamentos
Os pagamentos representam o dinheiro recebido do hóspede.
Regras importantes:
Os pagamentos estão associados à reserva, não a encargos específicos.
Uma reserva pode ter vários pagamentos.
Um pagamento pode cobrir uma ou várias contas.
O montante em dívida da reserva é calculado comparando:
o total de encargos em todas as contas
o total de pagamentos recebidos
Quando os pagamentos liquidam os encargos de uma conta, o sistema pode finalizar esses encargos, fazendo com que a conta passe de aberta para fechada.
4. Compreender as faturas
As faturas fiscais são documentos legais criados a partir de uma ou mais contas.
Quando emite uma fatura fiscal:
As contas selecionadas são fechadas
Os encargos deixam de poder ser editados
A fatura pode incluir um ou mais pagamentos
Rascunhos de fatura:
Não fecham contas
Podem bloquear a edição de encargos enquanto existirem
Para emitir ou cancelar uma fatura, consulte o artigo Como criar e emitir uma fatura.
5. Como afetam as edições e os cancelamentos
Uma vez emitida a fatura, os encargos não podem ser modificados
Para editar, é necessário cancelar a fatura (cria-se uma nota de crédito)
O cancelamento reabre a fatura associada e torna os encargos editáveis novamente
6. Como os reembolsos se encaixam no processo
Os reembolsos estão sempre ligados aos pagamentos.
Reembolsos emitidos devolvem dinheiro ao hóspede
Reembolsos registados são apenas lançamentos contabilísticos
Os reembolsos não alteram automaticamente as faturas fiscais emitidas
A estrutura das faturas não afeta o processo de reembolso
Para instruções detalhadas, consulte o artigo Como reembolsar um pagamento.
Perguntas frequentes
Porque é que há um valor em dívida se a fatura está fechada?
Porque é que há um valor em dívida se a fatura está fechada?
Uma fatura fechada significa apenas que os encargos foram faturados. O valor em dívida depende dos pagamentos recebidos, não do estado da fatura.
Porque não consigo editar encargos se a fatura está aberta?
Porque não consigo editar encargos se a fatura está aberta?
Se existir um rascunho de fatura fiscal, os encargos da fatura aberta não podem ser editados. Elimine o rascunho para poder editá-los.
Posso emitir uma fatura fiscal com várias contas?
Posso emitir uma fatura fiscal com várias contas?
Sim, pode incluir várias contas fechadas e encargos da conta aberta numa única fatura fiscal.
O que acontece se eliminar um encargo depois de a reserva ter sido paga?
O que acontece se eliminar um encargo depois de a reserva ter sido paga?
O valor em dívida é recalculado. A reserva pode ficar com pagamento a mais ou apresentar um novo saldo em dívida. Atualize a página para ver as alterações.
Os pagamentos podem ser repartidos entre faturas?
Os pagamentos podem ser repartidos entre faturas?
Sim. Os pagamentos não estão associados a encargos específicos, pelo que pode escolher quais os pagamentos a incluir em cada fatura fiscal.