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Como criar, gerir e descarregar faturas

Saiba como criar, gerir e descarregar faturas, incluindo a criação de faturas a partir de reservas ou de forma independente, compreendendo os tipos e estados de faturas e resolvendo os problemas de faturacão mais comuns.

Visão geral

Este artigo descreve como criar, gerir e descarregar faturas utilizando a plataforma. Uma faturação eficaz é essencial para garantir a precisão financeira e a transparência com os teus hóspedes. As instruções abaixo vão guiar-te no acesso, compreensão e gestão das faturas, garantindo um processo de cobrança tranquilo para a tua propriedade.

📌 Nota: Em Portugal, a emissão de faturas legais é feita através da Invopop, o nosso parceiro de faturação certificado. Antes de começares a emitir faturas, certifica-te de que a faturação está ativada e ligada à Autoridade Tributária.

👉 Como ativar a faturação portuguesa

Compreender a diferença entre hóspede e cliente da fatura

Ao emitir uma fatura a partir de uma reserva, é importante compreender a diferença entre o hóspede e o cliente da fatura.

  • O hóspede está associado à reserva e representa a pessoa que ficou alojada.

  • O cliente da fatura é o destinatário legal da fatura.

  • O hóspede e o cliente da fatura podem ser a mesma pessoa, mas não é obrigatório.

Por exemplo, um hóspede pode ficar na propriedade enquanto a fatura é emitida para:

  • Uma empresa

  • Uma agência

  • Outro terceiro

Selecionar ou alterar o cliente da fatura:

  • Não altera o hóspede

  • Não modifica a reserva

  • Não afeta os encargos nem os pagamentos

As faturas são sempre criadas a partir da reserva e respetivas despesas. Escolher um cliente da fatura determina apenas a quem o documento será dirigido.

O que aparece na sua fatura

Além dos dados do seu alojamento, dos dados do cliente e das linhas de despesas, cada fatura mostra:

  • O número da reserva.

  • O número do quarto e o número de hóspedes.

  • Os dados da pessoa que ficou alojada, quando a fatura é emitida a uma empresa. A empresa aparece como cliente da fatura e o hóspede que ficou alojado aparece ao lado.

  • O seu logótipo, no PDF da fatura e na fatura fiscal oficial — consulte como personalizar o design das suas faturas para o carregar.

  • Quaisquer informações adicionais do cliente que tenha adicionado — veja abaixo.

Adicionar informações adicionais do cliente

Se um cliente precisar na fatura de uma informação que não faz parte da sua ficha — um número de encomenda, um centro de custo, uma referência — pode adicioná-la ao emitir a fatura.

  • No painel da fatura, clique em Adicionar informações do cliente.

  • Em Informações adicionais do cliente, atribua a cada entrada uma etiqueta e a respetiva informação.

  • As etiquetas que deixar vazias não aparecem na fatura.

Para as alterar depois, clique em Editar informações do cliente.

Antes de começar

  • Deves ter acesso à barra lateral de Administração.

  • O teu perfil de faturação deve estar corretamente configurado.

  • Algumas ações dependem do registo de pagamentos.

Instruções passo a passo

1. Acede à área de faturação

  • Inicia sessão na tua barra lateral de Administração.

  • Vai a Faturas → Faturas.

  • A partir daqui, podes:

    • Ver todas as faturas

    • Criar faturas de forma independente

    • Descarregar, enviar ou cancelar faturas existentes

2. Criar uma fatura

Podes criar faturas de duas formas distintas, conforme as tuas necessidades.

  • Opção A: Criar uma fatura a partir de uma reserva

    • Vai a Reservas.

    • Abre a reserva em questão.

    • Vai ao separador Faturas no lado direito.

    • Clica em Gerar fatura.

    • Escolhe o destinatário da fatura:

      • Hóspede

      • Cliente

      • Ou adiciona as informações do cliente se ambos forem necessários

    • Seleciona os encargos e pagamentos a incluir.

    • Clica em Gerar.

📌 Notas:

  • Podes criar várias faturas para a mesma reserva.

  • Se nem todos os pagamentos estiverem registados, a fatura continua editável.

  • Uma vez que todos os pagamentos estejam registados, a fatura torna-se não editável.

  • Opção B: Criar uma fatura de forma independente

  • Vai a Faturas → Faturas.

  • Clica em Nova.

  • Introduz os dados do cliente.

  • Adiciona os itens da fatura (ex.: alojamento, extras).

  • Clica em Registar pagamento e depois em Emitir fatura.

  • Usa o menu de três pontos para enviar a fatura por e-mail ou descarregar o PDF.

Importante: As faturas criadas desta forma não podem ser associadas a uma reserva. Estas faturas são sempre geradas em modo de fatura simplificada.

3. Escolher entre faturas detalhadas e simplificadas

A Amenitiz suporta dois formatos de fatura.

  • Faturas detalhadas

    • Mostram uma discriminação dos encargos por noite.

    • Úteis quando os hóspedes requerem total transparência nos preços.

  • Faturas simplificadas

    • Agrupam os encargos por tipo (por exemplo: alojamento, extras).

    • Fornecem um resumo mais limpo e de alto nível.

Para escolher o tipo de fatura por defeito:

  • Vai a Faturas → Definições.

  • Seleciona Modo detalhado ou Modo simplificado.

  • Clica em Guardar.

📌 Notas:

  • O modo selecionado aplica-se apenas a faturas futuras.

  • As faturas existentes não são afetadas.

  • As faturas criadas manualmente (Faturas → Faturas → Nova) são sempre simplificadas.

📌 Nota

Em Espanha e em Portugal, o painel a partir do qual emite uma fatura tem o seu próprio Tipo de fatura, que permite emiti-la sem seleccionar um cliente. Apesar do nome idêntico, é um documento fiscal distinto do formato detalhado/simplificado descrito acima — consulte como emitir uma fatura simplificada.

4. Compreender os estados das faturas e dos pagamentos

  • Estado da fatura

    • Rascunho: A fatura ainda não foi emitida. Pode ser editada.

    • Emitida: A fatura é final. Não pode ser editada e deve ser cancelada para efetuar alterações.

    • Cancelada: A fatura foi anulada.

  • Estado do pagamento

    • Pago: Valor total recebido

    • Não pago: Nenhum pagamento registado

    • Parcial: Pagamento parcial recebido

    • Pago em excesso: O pagamento excede o valor da fatura

5. Rever os detalhes da fatura

Para cada fatura podes verificar:

  • Data da fatura

  • Número da fatura (com base no prefixo e sequência definidos nas tuas definições de faturação). Em Portugal, as séries são registadas na Invopop e a numeração é atribuída automaticamente pela AT.

  • Informação do cliente ou hóspede

  • Valor total faturado

  • Pagamentos e transações associadas

6. Enviar, descarregar ou cancelar uma fatura

  • Localiza a fatura em Faturas → Faturas.

  • Clica no menu de três pontos junto à fatura.

  • Escolhe:

    • Ver detalhes

    • Descarregar PDF

    • Enviar por e-mail

    • Cancelar a fatura

Perguntas Frequentes

Posso editar uma fatura emitida?

Não. Uma vez emitida, a fatura não pode ser editada. Deves cancelá-la e criar uma nova.

Onde posso criar faturas?

Podes criar faturas:

Por que motivo não consigo emitir uma fatura a partir de uma reserva?

Normalmente, porque nem todos os pagamentos foram registados. Garante que todos os pagamentos da reserva estejam registados antes de emitir a fatura.

Quais são as causas dos problemas de ativação do perfil de faturação?

Geralmente são causados por informações empresariais em falta ou incorretas.

Para resolver:

  • Vai a Faturas → Definições → Informação da empresa.

  • Verifica se todos os campos obrigatórios estão preenchidos, incluindo:

    • Nome legal da empresa

    • Número de registo da empresa

    • Endereço

  • Revê a configuração do IVA:

    • Confirma se o número de IVA está correto

    • Garante que o IVA esteja ativado, se aplicável

Se faltar algum campo obrigatório ou se houver erros, a faturação não pode ser ativada e as faturas não podem ser emitidas.

Por que motivo recebo erros ao emitir uma fatura?

Os erros geralmente devem-se a informações em falta ou pagamentos incompletos. Verifica os seguintes pontos:

  • Verifica os pagamentos registados:

    • Abre a reserva associada à fatura

    • Garante que todos os pagamentos foram registados

  • Verifica os dados fiscais do cliente:

    • Acede aos dados do cliente na reserva ou fatura

    • Confirma que o NIF está válido e no formato correto

  • Remove caracteres especiais dos dados do cliente:

    • Revê campos como código postal e endereço

    • Elimina caracteres especiais ou símbolos que possam causar erros de validação

  • Preenche todos os campos obrigatórios do cliente:

    • Nome

    • Endereço

    • Informação fiscal, quando aplicável

Depois de concluída toda a informação obrigatória, tenta emitir novamente a fatura.

Posso reiniciar a sequência de numeração das faturas?

A numeração das faturas não pode ser alterada retroativamente.

Qualquer alteração ao prefixo ou à sequência deve ser feita antes da emissão das faturas. Em Portugal, as séries são registadas na Invopop e os números são atribuídos automaticamente pela AT quando cada documento é registado, pelo que não podes escolher a numeração. Uma série já registada na Invopop não pode ser eliminada: regista uma nova série para o mesmo tipo de documento e seleciona-a na Amenitiz em Faturas → Definições. Para mais detalhes, consulta Como ativar a faturação portuguesa.

O que acontece se uma fatura estiver paga em excesso?

Podes emitir um reembolso ou ajustar o saldo numa reserva futura.

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