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Como encontrar, faturar e registar pagamentos das suas contas num só sítio

Veja todas as contas do seu alojamento — hóspedes e visitantes — numa só página.

Resumo

A página Contas reúne todas as contas do seu alojamento — tanto de hóspedes como de visitantes — numa única página.

Use-a para encontrar contas que ainda não faturou ou que não foram pagas, criar uma conta para um visitante que nunca reservou quarto, e emitir uma fatura ou registar um pagamento para várias contas ao mesmo tempo.

É a forma mais rápida de detetar o que ficou em aberto depois do check-out, sem ter de abrir cada reserva uma a uma.

Antes de começar

  • Abra a página Contas a partir do menu lateral, em Contas.

  • Precisa de acesso a pagamentos para registar pagamentos e emitir faturas.

  • Cobranças, contas, pagamentos e faturas estão ligados. Se não tem a certeza porque uma conta está aberta, fechada ou bloqueada, leia Como funcionam em conjunto cobranças, contas, pagamentos e faturas.

Passo a passo

Encontre as contas que precisa

  1. Vá a Contas no menu lateral.

  2. Filtre a lista com as opções no topo:

    • Data: Hoje, Esta semana ou Personalizado

    • Estado de faturação: Não faturadas ou Faturadas

    • Estado de pagamento: Não pago, Pago ou Pago em excesso

    • Tipo: Hóspedes ou Visitantes

  3. Ou pesquise por nome ou referência no campo de pesquisa.

💡 Dica

Combine Não faturadas com um intervalo de datas para encontrar contas já fechadas que se esqueceu de faturar. Combine Não pago com um intervalo de datas para encontrar contas por cobrar.

Crie uma conta sem reserva

  1. Clique em Nova conta.

  2. Clique em Adicionar cobrança e introduza o item, a quantidade, o preço unitário e o IVA.

  3. Clique em Criar pagamento para registar o que o visitante pagou, ou em Criar fatura para faturar a cobrança.

📌 Nota

Uma conta de visitante não está ligada a nenhum quarto. Use-a para extras avulsos, day passes ou consumos no restaurante. Para ligar a cobrança a uma reserva existente, clique em Atribuir a uma reserva.

Registe um pagamento para uma ou várias contas

  1. Marque a caixa junto a cada conta, ou use Selecionar tudo.

  2. Abra o menu de ações e clique em Registar pagamento.

  3. Confirme o montante e guarde.

Emita uma fatura para uma ou várias contas

  1. Marque as contas que quer faturar, ou use Selecionar tudo.

  2. Abra o menu de ações e clique em Emitir fatura.

📌 Nota

Uma conta fechada tem de ser faturada na totalidade, por isso não pode selecionar cobranças individuais dentro dela. Também não pode misturar cobranças não faturadas com contas que já tenham uma fatura. Pode dividir a conta se quiser faturar as cobranças em separado.

📌 Nota

Em Espanha e em Portugal, o painel a partir do qual emite uma fatura tem um Tipo de fatura que permite emiti-la sem seleccionar um cliente. Consulte como emitir uma fatura simplificada.

Cobrar com o AmenitizPay uma conta sem reserva

  1. Na página Contas, selecione a conta que quer cobrar ou abra-a.

  2. Clique em Criar pagamento.

  3. Se o seu alojamento tiver mais do que uma conta AmenitizPay, escolha no topo do painel, acima da lista de contas, a que deve receber o dinheiro.

  4. Escolha um método de pagamento. Cartão, link de pagamento, terminal de pagamento e transferência bancária estão todos disponíveis, a par das opções manuais para o dinheiro que já recebeu.

  5. Confirme o pagamento.

📌 Nota

Os vouchers são a única exceção: requerem uma reserva e não podem ser emitidos para uma conta sem reserva. Tudo o resto no painel de pagamento funciona como numa reserva — consulte como criar um pagamento numa reserva.

Perguntas frequentes

Uma conta aparece como Pago em excesso: o que devo fazer?

Se a mesma reserva tiver outra conta por pagar, mova o valor em excesso para essa conta em vez de reembolsar o cliente e voltar a cobrar — consulte como reatribuir um pagamento em excesso a outra conta. Se o dinheiro pertencer realmente ao cliente, reembolse-o — consulte como reembolsar um pagamento.

Que métodos de pagamento posso usar numa conta sem reserva?

Os mesmos métodos do AmenitizPay que numa reserva: cartão, link de pagamento, terminal de pagamento e transferência bancária. Também tem as opções manuais — numerário, cheque, terminal externo, transferência bancária manual — para o dinheiro que já recebeu. Consulte como criar um pagamento numa reserva para ver como funciona cada método.

Tenho mais do que uma conta AmenitizPay: qual é creditada?

Escolha-a no topo do painel de pagamento, acima da lista de contas, antes de selecionar um método. Se a Amenitiz não conseguir determinar a conta aplicável, o painel indica que não foi possível determinar a conta de pagamento do alojamento — verifique a sua configuração em como dividir pagamentos do AmenitizPay entre diferentes contas bancárias.

Posso emitir um voucher para uma conta sem reserva?

Não. Os vouchers requerem uma reserva. Reembolse antes o pagamento — consulte como reembolsar um pagamento.

Porque não vejo a página Contas?

A página Contas está disponível para utilizadores que podem gerir pagamentos. Se não aparece no seu menu lateral, peça a um administrador do seu alojamento para verificar as suas permissões.

O que é uma conta de visitante?

Uma conta para alguém que usou um serviço no seu alojamento sem reservar quarto — por exemplo um day pass, um consumo no restaurante ou um extra avulso. Não está ligada a nenhuma reserva.

Posso faturar ou receber o pagamento de várias contas ao mesmo tempo?

Sim. Marque várias contas com as respetivas caixas e use Registar pagamento ou Emitir fatura no menu de ações para as tratar em conjunto.

Porque não consigo selecionar cobranças individuais numa conta?

As contas fechadas têm de ser faturadas na totalidade, por isso as cobranças individuais não podem ser selecionadas. Só uma conta aberta ou as suas cobranças podem ser selecionadas em parte.

Porque não consigo editar as cobranças de uma conta?

Se a conta está ligada a uma fatura emitida, as suas cobranças ficam bloqueadas. Cancele a fatura — o que gera uma nota de crédito — para poder editá-las de novo. Consulte Como funcionam em conjunto cobranças, contas, pagamentos e faturas.

Posso dividir uma conta a partir desta página?

A divisão não se faz a partir da lista de Contas. Divide-se uma conta a partir da reserva: vá a Reservas ou Planeamento, abra a reserva, clique em Ver detalhes da reserva e depois no separador Encargos, e clique em Dividir conta na conta fechada. A conta tem de estar fechada e sem fatura associada. Consulte Como dividir uma conta em várias contas.

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