Visão geral
Este artigo explica como criar faturas a partir de uma reserva, escolher a quem a fatura é dirigida, alternar entre faturas detalhadas e simplificadas e enviar, transferir ou cancelar faturas.
📌 Nota
Em Portugal, as faturas são emitidas através da Invopop, o nosso parceiro de faturação certificado, e comunicadas à Autoridade Tributária (AT). Antes de emitir a primeira fatura, ative a faturação portuguesa — consulte Como ativar a faturação portuguesa.
Antes de começar
Tem de ter acesso à barra lateral de Administração.
A faturação portuguesa tem de estar ativada e os dados da empresa preenchidos.
Algumas ações dependem de os pagamentos já estarem registados.
Hóspede e cliente da fatura
Ao emitir uma fatura a partir de uma reserva, é importante perceber a diferença entre o hóspede e o cliente da fatura.
O hóspede pertence à reserva e é a pessoa que ficou alojada.
O cliente da fatura é o destinatário legal da fatura.
Podem ser a mesma pessoa, mas não têm de ser — por exemplo, o hóspede fica alojado e a fatura é emitida a uma empresa, a uma agência ou a outro terceiro.
Escolher ou alterar o cliente da fatura não altera o hóspede, a reserva, os encargos nem os pagamentos. Determina apenas a quem a fatura é dirigida.
O que aparece na sua fatura
Além dos dados do seu alojamento, dos dados do cliente e das linhas de encargos, cada fatura mostra:
O número da reserva.
O número do quarto e o número de hóspedes.
Os dados da pessoa que ficou alojada, quando a fatura é emitida a uma empresa. A empresa aparece como cliente da fatura e o hóspede aparece ao lado.
O seu logótipo, no PDF da fatura e na fatura fiscal oficial — consulte como personalizar o design das suas faturas para o carregar.
Quaisquer informações adicionais do cliente que tenha adicionado — veja abaixo.
Passo a passo
Criar uma fatura a partir de uma reserva
Vá a
Reservase abra a reserva.Abra o separador
Faturas, no painel do lado direito.Clique em
Criar novo.
Em
Cliente a faturar, escolha a quem a fatura é dirigida: o hóspede ou outro cliente. Para corrigir os dados, clique emEditar dados do cliente.
Selecione as Contas e os encargos a incluir na fatura.
Clique em
Emitir Factura.
Depois de emitida, a Conta relacionada fica fechada: os encargos incluídos na fatura ficam bloqueados até a fatura ser cancelada.
📌 Nota
Pode criar várias faturas para a mesma reserva.
Para preparar um documento preliminar não fiscal que o cliente pode rever antes da fatura final, clique em Guardar como pro forma em vez de emitir. Consulte Como criar e gerir faturas pro forma.
Para faturar várias reservas ou contas de visitantes de uma só vez, use a página Contas — consulte Como encontrar, faturar e registar pagamentos das suas contas num só lugar.
Adicionar informações adicionais do cliente
Se um cliente precisar na fatura de uma informação que não faz parte da sua ficha — um número de encomenda, um centro de custo, uma referência — pode adicioná-la ao emitir a fatura.
No painel da fatura, clique em
Adicionar informações do cliente.Em
Informações adicionais do cliente, atribua a cada entrada uma etiqueta e a respetiva informação. As etiquetas que deixar vazias não aparecem na fatura.
Para as alterar depois, clique em Editar informações do cliente.
Escolher entre faturas detalhadas e simplificadas
As faturas detalhadas mostram os encargos discriminados por noite — úteis quando o hóspede precisa de total transparência de preços. As faturas simplificadas agrupam os encargos por tipo (alojamento, extras) e dão um resumo mais curto.
Vá a
Faturas→Definições.Selecione
DetalhadoouSimplificado.Clique em
Guardar.
📌 Nota
O formato escolhido aplica-se apenas a faturas futuras. As faturas já emitidas não mudam.
O painel de emissão tem também um campo Tipo de fatura, que permite emitir uma fatura simplificada sem selecionar um cliente. Apesar do nome parecido, é um documento fiscal diferente do formato descrito acima — consulte como emitir uma fatura simplificada.
Enviar, transferir ou cancelar uma fatura
Vá a
Faturas→Faturas.Clique no menu de três pontos junto à fatura.
Escolha ver os detalhes, transferir o PDF, enviar por e-mail ou cancelar a fatura.
Ao cancelar uma fatura, é criada uma nota de crédito. Os dois documentos ficam na reserva e os encargos voltam a ficar disponíveis para faturar.
Estados da fatura e do pagamento
Estado da fatura
Pro forma: documento preliminar não fiscal. Pode ser editado, enviado ao cliente e, mais tarde, convertido numa fatura emitida. As faturas pro forma têm a sua própria lista em Faturas → Faturas pro forma e uma numeração separada.
Emitida: a fatura é final. Não pode ser editada — para fazer alterações, tem de a cancelar.
Cancelada: a fatura foi cancelada com uma nota de crédito.
Estado do pagamento
Pago: valor total recebido.
Por pagar: nenhum pagamento registado.
Parcialmente pago: parte do valor recebido.
Pago em excesso: o pagamento excede o valor da fatura.
Perguntas frequentes
Posso editar uma fatura emitida?
Posso editar uma fatura emitida?
Não. Depois de emitida, a fatura não pode ser editada. Cancele-a, o que cria uma nota de crédito, e crie uma nova. Ao cancelar, os encargos voltam a ficar disponíveis na Conta para serem corrigidos ou faturados novamente.
A partir de onde posso criar faturas?
A partir de onde posso criar faturas?
A partir de uma reserva: Reservas → reserva → separador Faturas.
Em massa, a partir da página Contas — ponha o filtro Fatura em Sem fatura para ver só as contas que ainda precisam de uma. Consulte Como encontrar, faturar e registar pagamentos das suas contas num só lugar.
Como pro forma, antes da fatura final — consulte Como criar e gerir faturas pro forma.
Porque não consigo emitir uma fatura a partir de uma reserva?
Porque não consigo emitir uma fatura a partir de uma reserva?
Normalmente porque nem todos os pagamentos da reserva estão registados. Registe-os e tente novamente. Outra causa comum é um número de identificação fiscal (NIF) inválido ou em falta nos dados do cliente.
Porque recebo erros ao emitir uma fatura?
Porque recebo erros ao emitir uma fatura?
Verifique estes pontos, por ordem:
Pagamentos: abra a reserva e confirme que todos os pagamentos estão registados.
NIF do cliente: confirme que é válido e está no formato correto. Para clientes de outros países da UE, pode validá-lo no VIES.
Número de documento no campo errado: nas reservas vindas de integrações, o número de passaporte ou do cartão de cidadão pode ficar no campo do NIF. Edite os dados do cliente e corrija o campo.
Caracteres especiais: retire símbolos de campos como o código postal e a morada.
Campos obrigatórios: confirme que o nome, a morada e os dados fiscais do cliente estão preenchidos.
O que causa problemas na ativação da faturação?
O que causa problemas na ativação da faturação?
Vá a Faturas → Definições → Informações da empresa.
Confirme que estão preenchidos o nome legal da empresa, o número de registo e a morada.
Confirme que o número de IVA está correto. Se receber um erro relacionado com o prefixo, retire o código do país (por exemplo, «PT») antes do número e guarde.
Se faltar algum campo obrigatório, a faturação não pode ser ativada e as faturas não podem ser emitidas.
Posso reiniciar a numeração das faturas?
Posso reiniciar a numeração das faturas?
Não. Em Portugal, as séries são registadas na Invopop e os números são atribuídos automaticamente pela AT quando cada documento é registado, por isso não pode escolher nem reiniciar a numeração. Uma série já registada na Invopop não pode ser eliminada: registe uma nova série para o mesmo tipo de documento e selecione-a em Faturas → Definições. Consulte Como ativar a faturação portuguesa.
O que acontece se uma fatura for paga em excesso?
O que acontece se uma fatura for paga em excesso?
Pode emitir um reembolso ou usar o saldo numa reserva futura.
Qual é a diferença entre uma fatura pro forma e uma fatura emitida?
Qual é a diferença entre uma fatura pro forma e uma fatura emitida?
Uma fatura pro forma é um documento preliminar não fiscal: pode prepará-la, editá-la e partilhá-la com o cliente sem fechar a Conta nem afetar os seus registos fiscais. Quando estiver pronta, converta-a numa fatura emitida. Consulte Como criar e gerir faturas pro forma.