Visão geral
Este artigo explica como criar faturas a partir de uma reserva, escolher a quem a fatura é dirigida, alternar entre faturas detalhadas e simplificadas e enviar, transferir ou cancelar faturas.
📌 Nota
Em Portugal, as faturas são emitidas através da Invopop, o nosso parceiro de faturação certificado, e comunicadas à Autoridade Tributária (AT). Antes de emitir a primeira fatura, ative a faturação portuguesa — consulte Como ativar a faturação portuguesa.
Antes de começar
Tem de ter acesso à barra lateral de Administração.
A faturação portuguesa tem de estar ativada e os dados da empresa preenchidos.
Algumas ações dependem de os pagamentos já estarem registados.
Hóspede e cliente da fatura
Ao emitir uma fatura a partir de uma reserva, é importante perceber a diferença entre o hóspede e o cliente da fatura.
O hóspede pertence à reserva e é a pessoa que ficou alojada.
O cliente da fatura é o destinatário legal da fatura.
Podem ser a mesma pessoa, mas não têm de ser — por exemplo, o hóspede fica alojado e a fatura é emitida a uma empresa, a uma agência ou a outro terceiro.
Escolher ou alterar o cliente da fatura não altera o hóspede, a reserva, os encargos nem os pagamentos. Determina apenas a quem a fatura é dirigida.
O que aparece na sua fatura
Além dos dados do seu alojamento, dos dados do cliente e das linhas de encargos, cada fatura mostra:
O número da reserva.
O número do quarto e o número de hóspedes.
Os dados da pessoa que ficou alojada, quando a fatura é emitida a uma empresa. A empresa aparece como cliente da fatura e o hóspede aparece ao lado.
O seu logótipo, no PDF da fatura e na fatura fiscal oficial — consulte como personalizar o design das suas faturas para o carregar.
Quaisquer informações adicionais do cliente que tenha adicionado — veja abaixo.
Passo a passo
Criar uma fatura a partir de uma reserva
Vá a
Reservase abra a reserva.Abra o separador
Faturas, no painel do lado direito.Clique em
Criar novo.
Em
Faturar a, escolha a quem a fatura é dirigida: o hóspede ou outro cliente. Para acrescentar dados que não constam da ficha do cliente, como um número de encomenda, clique emAdicionar informações do cliente.
O cliente, o idioma da fatura e a empresa emissora aparecem no topo. Para os alterar, clique em
Editar. Todas as contas aparecem assinaladas. Retire a seleção das contas que não devem constar desta fatura.Clique em
Emitir Factura. O painel fecha-se e a nova fatura aparece no separador Faturas.
Depois de emitida, a Conta relacionada fica fechada: os encargos incluídos na fatura ficam bloqueados até a fatura ser cancelada.
📌 Nota
Pode criar várias faturas para a mesma reserva.
Para preparar um documento preliminar não fiscal que o cliente pode rever antes da fatura final, clique em Guardar pró-forma em vez de emitir. Consulte Como criar e gerir faturas pro forma.
Em Portugal, para faturar um sinal ou adiantamento, utilize Fiscalizar pagamentos — uma pro forma não substitui a fatura de adiantamento. Consulte como faturar um sinal ou adiantamento em Portugal.
Para faturar várias reservas ou contas de visitantes de uma só vez, use a página Contas — consulte Como encontrar, faturar e registar pagamentos das suas contas num só lugar.
Adicionar informações adicionais do cliente
Se um cliente precisar na fatura de uma informação que não faz parte da sua ficha — um número de encomenda, um centro de custo, uma referência — pode adicioná-la ao emitir a fatura.
No painel da fatura, clique em
Adicionar informações do cliente.Em
Informações adicionais do cliente, atribua a cada entrada uma etiqueta e a respetiva informação. As etiquetas que deixar vazias não aparecem na fatura.
Para as alterar depois, clique em Editar informações do cliente.
Escolher entre faturas detalhadas e simplificadas
As faturas detalhadas mostram os encargos discriminados por noite — úteis quando o hóspede precisa de total transparência de preços. As faturas simplificadas agrupam os encargos por tipo (alojamento, extras) e dão um resumo mais curto.
Vá a
Faturas→Definições.Selecione
DetalhadoouSimplificado.Clique em
Guardar.
📌 Nota
O formato escolhido aplica-se apenas a faturas futuras. As faturas já emitidas não mudam.
O painel de emissão tem também um campo Tipo de fatura, que permite emitir uma fatura simplificada sem selecionar um cliente. Apesar do nome parecido, é um documento fiscal diferente do formato descrito acima — consulte como emitir uma fatura simplificada.
Enviar, transferir ou cancelar uma fatura
Vá a
Faturas→Faturas.Clique no menu de três pontos junto à fatura.
Escolha ver os detalhes, transferir o PDF, enviar por e-mail ou cancelar a fatura.
Ao cancelar uma fatura, é criada uma nota de crédito. Os dois documentos ficam na reserva e os encargos voltam a ficar disponíveis para faturar.
Estados da fatura e do pagamento
Estado da fatura
Pro forma: documento preliminar não fiscal. Pode ser editado, enviado ao cliente e, mais tarde, convertido numa fatura emitida. As faturas pro forma têm a sua própria lista em Faturas → Faturas pro forma e uma numeração separada.
Emitida: a fatura é final. Não pode ser editada — para fazer alterações, tem de a cancelar.
Cancelada: a fatura foi cancelada com uma nota de crédito.
Estado do pagamento
Pago: valor total recebido.
Por pagar: nenhum pagamento registado.
Parcialmente pago: parte do valor recebido.
Pago em excesso: o pagamento excede o valor da fatura.
Perguntas frequentes
Posso editar uma fatura emitida?
Posso editar uma fatura emitida?
Não. Depois de emitida, a fatura não pode ser editada. Cancele-a, o que cria uma nota de crédito, e crie uma nova. Ao cancelar, os encargos voltam a ficar disponíveis na Conta para serem corrigidos ou faturados novamente.
Posso alterar o idioma de uma fatura emitida?
Posso alterar o idioma de uma fatura emitida?
Não. Uma fatura assume o idioma definido no seu cliente no momento da emissão, e o PDF já não pode ser alterado. Para a obter noutro idioma, altere o Idioma do cliente, cancele a fatura (o que cria uma nota de crédito) e emita uma nova.
Porque é que uma fatura emitida a uma empresa mostra os nomes dos hóspedes?
Porque é que uma fatura emitida a uma empresa mostra os nomes dos hóspedes?
Quando fatura uma empresa, o PDF acrescenta uma linha Hóspede(s) com os nomes da pessoa que reservou e dos hóspedes de cada quarto, para que a empresa saiba quem ficou alojado. Uma fatura emitida a um particular não mostra esta linha. É acrescentada automaticamente e não pode ser desativada.
A partir de onde posso criar faturas?
A partir de onde posso criar faturas?
A partir de uma reserva: Reservas → reserva → separador Faturas.
Em massa, a partir da página Contas — ponha o filtro Fatura em Sem fatura para ver só as contas que ainda precisam de uma. Consulte Como encontrar, faturar e registar pagamentos das suas contas num só lugar.
Como pro forma, antes da fatura final — consulte Como criar e gerir faturas pro forma.
Porque não consigo emitir uma fatura a partir de uma reserva?
Porque não consigo emitir uma fatura a partir de uma reserva?
Quando falta alguma informação, o motivo aparece a vermelho na parte inferior do painel, junto ao total. Normalmente, isto acontece porque nem todos os pagamentos da reserva estão registados. Registe-os e tente novamente. Outra causa comum é um número de identificação fiscal (NIF) inválido ou em falta nos dados do cliente.
Porque recebo erros ao emitir uma fatura?
Porque recebo erros ao emitir uma fatura?
Verifique estes pontos, por ordem:
Pagamentos: abra a reserva e confirme que todos os pagamentos estão registados.
NIF do cliente: confirme que é válido e está no formato correto. Para clientes de outros países da UE, pode validá-lo no VIES.
Número de documento no campo errado: nas reservas vindas de integrações, o número de passaporte ou do cartão de cidadão pode ficar no campo do NIF. Edite os dados do cliente e corrija o campo.
Caracteres especiais: retire símbolos de campos como o código postal e a morada.
Campos obrigatórios: confirme que o nome, a morada e os dados fiscais do cliente estão preenchidos.
O que causa problemas na ativação da faturação?
O que causa problemas na ativação da faturação?
Vá a Faturas → Definições → Informações da empresa.
Confirme que estão preenchidos o nome legal da empresa, o número de registo e a morada.
Confirme que o número de IVA está correto. Se receber um erro relacionado com o prefixo, retire o código do país (por exemplo, «PT») antes do número e guarde.
Se faltar algum campo obrigatório, a faturação não pode ser ativada e as faturas não podem ser emitidas.
Posso reiniciar a numeração das faturas?
Posso reiniciar a numeração das faturas?
Não. Em Portugal, as séries são registadas na Invopop e os números são atribuídos automaticamente pela AT quando cada documento é registado, por isso não pode escolher nem reiniciar a numeração. Uma série já registada na Invopop não pode ser eliminada: registe uma nova série para o mesmo tipo de documento e selecione-a em Faturas → Definições. Consulte Como ativar a faturação portuguesa.
O que acontece se uma fatura for paga em excesso?
O que acontece se uma fatura for paga em excesso?
Pode emitir um reembolso ou usar o saldo numa reserva futura.
Já faturei a reserva, mas algumas cobranças ainda precisam de fatura. Porquê?
Já faturei a reserva, mas algumas cobranças ainda precisam de fatura. Porquê?
Cada fatura fecha a conta a partir da qual é emitida. As cobranças que não incluiu, e as que forem adicionadas depois, como uma cobrança do restaurante ou do bar, passam para uma nova conta aberta da mesma reserva, e essa conta precisa da sua própria fatura. Para verificar, abra a reserva e aceda ao separador Contas: cada conta faturada mostra o número da fatura, por isso uma conta sem número ainda precisa de fatura. Antes de cancelar uma fatura que pensa estar duplicada, verifique aí a que conta pertence.
Qual é a diferença entre uma fatura pro forma e uma fatura emitida?
Qual é a diferença entre uma fatura pro forma e uma fatura emitida?
Uma fatura pro forma é um documento preliminar não fiscal: pode prepará-la, editá-la e partilhá-la com o cliente sem fechar a Conta nem afetar os seus registos fiscais. Quando estiver pronta, converta-a numa fatura emitida. Consulte Como criar e gerir faturas pro forma.
Em Itália, porque não encontro a fatura de um hóspede estrangeiro no portal da Agenzia delle Entrate?
Em Itália, porque não encontro a fatura de um hóspede estrangeiro no portal da Agenzia delle Entrate?
As faturas emitidas a um cliente de fora de Itália são enviadas para o SdI com o código de destinatário XXXXXXX. No portal da Agenzia delle Entrate, pesquise-as por esse código de destinatário e não pelo código fiscal do hóspede. Se mesmo assim não encontrar a fatura, contacte-nos através de [email protected].
Porque é que uma noite aparece numa linha à parte com um preço ligeiramente diferente?
Porque é que uma noite aparece numa linha à parte com um preço ligeiramente diferente?
Quando o total de uma estadia não se divide exatamente pelo número de noites, o preço é repartido pelas noites e a última noite fica com os cêntimos que sobram. Por exemplo, 200 € por 3 noites passam a 66,67 €, 66,67 € e 66,66 €. Se as suas faturas estiverem definidas como Simplificado, as noites com o mesmo preço são agrupadas numa só linha, por isso essa última noite aparece numa linha à parte. O total da fatura corresponde sempre ao total da reserva.