Visão geral
Este artigo explica como funcionam as faturas pro forma no Amenitiz e como geri-las corretamente.
As faturas pro forma permitem-lhe preparar e partilhar um documento não fiscal antes de emitir uma fatura final. Seguem regras específicas de conformidade que definem como podem ser guardadas, editadas, enviadas ou emitidas.
Este artigo é útil se precisar de:
Preparar uma fatura não fiscal antes de finalizar uma venda
Emitir uma fatura fiscal a partir de uma fatura pro forma
Compreender o que acontece quando uma fatura pro forma é editada, anulada ou faturada
Como criar uma fatura pro forma
Opção 1: criar uma fatura pro forma a partir da página Faturas
Pode criar uma fatura pro forma a partir da secção Faturas ou diretamente a partir de uma reserva.
Instruções passo a passo
Aceda a
Faturas→Faturas pro forma.Clique em
+ Novo.
Selecione o cliente, o idioma e a empresa.
Confirme para abrir o editor da fatura pro forma.
Adicione ou reveja os detalhes da fatura.
Clique em
Guardar Pro Formapara finalizar a fatura pro forma.
Depois de guardada, a fatura pro forma:
recebe um número único e sequencial
é assinada digitalmente e arquivada
aparece na lista de faturas pro forma
📌 Nota: Cada fatura Pro Forma recebe um número sequencial único quando é guardada. Esta numeração segue uma sequência cronológica contínua e não pode ser alterada.
Opção 2: criar uma fatura pro forma a partir de uma reserva
Também pode criar uma fatura pro forma enquanto prepara uma fatura para uma reserva.
Instruções passo a passo
Abra a reserva.
Aceda ao separador
Faturas.Clique em
Criar fatura.
Selecione os itens a faturar e complete os detalhes da fatura.
Clique em
Guardar como Pro Forma.
O documento será guardado como fatura pro forma e aparecerá na lista de Faturas pro forma.
Como editar uma fatura pro forma guardada
Para fazer alterações numa fatura pro forma:
Abra a fatura pro forma guardada.
Clique em
Editar.Faça as alterações necessárias.
Clique em
Terminar edição.
📌 Nota
Eis o que acontece a seguir:
A fatura pro forma original passa para o estado Anulada.
É criada uma nova fatura pro forma com um novo número sequencial.
A nova fatura pro forma torna-se o documento ativo e válido.
Isto garante que trabalha sempre com a versão mais atualizada, mantendo ao mesmo tempo os registos anteriores.
Como emitir uma fatura fiscal a partir de uma fatura pro forma
Emitir uma fatura é o passo em que a fatura pro forma é substituída por um documento fiscal.
Abra uma fatura pro forma com o estado
Guardada.Clique em
Emitir fatura.
Depois de emitir a fatura:
é criada uma fatura fiscal
o estado da fatura pro forma passa para Faturada
a fatura fiscal torna-se o documento oficial para contabilidade e pagamentos
📌 Nota: A fatura pro forma permanece disponível para consulta, mas deixa de ser utilizada para ações de faturação, pois já não representa a situação atual de faturação.
Como descarregar ou enviar uma fatura pro forma
Pode descarregar ou enviar uma fatura pro forma enquanto for o documento ativo da fatura associada.
Abra uma fatura pro forma com o estado
Guardada.Clique em
Descarregar PDFouEnviar.
Se uma fatura pro forma já não estiver disponível para descarregar ou enviar, significa que:
foi criada uma fatura pro forma mais recente, ou
já foi emitida uma fatura fiscal.
Em ambos os casos, a fatura pro forma já não representa a situação atual de faturação. Deve utilizar a fatura pro forma mais recente ou a fatura emitida.
Compreender os estados das faturas pro forma
As faturas pro forma podem ter os seguintes estados:
Guardada
A fatura pro forma está finalizada e em conformidade.
É o documento ativo e pode ser visualizada, enviada, descarregada, editada (criando uma nova versão) ou emitida como fatura.
Anulada
A fatura pro forma já não é a versão ativa.
Isto acontece normalmente quando é criada uma nova fatura pro forma ou quando os detalhes de faturação são alterados.
Permanece disponível para referência.
Faturada
Foi emitida uma fatura fiscal a partir desta fatura pro forma.
A fatura pro forma permanece disponível para registo, enquanto a fatura passa a ser o documento utilizado para contabilidade e pagamentos.
Regras a ter em conta
Cada fatura só pode ser associada a uma única Pro Forma válida.
Editar uma fatura pro forma cria sempre uma nova cópia.
Se os dados do cliente ou da empresa forem alterados, a fatura pro forma existente passa para Anulada e é criada uma nova para refletir os dados atualizados.
Depois de uma fatura ser emitida, as faturas pro forma associadas permanecem disponíveis para referência, enquanto a fatura passa a ser o documento utilizado para gerir faturação e contabilidade.
Perguntas frequentes
Para que serve uma fatura pro forma?
Para que serve uma fatura pro forma?
Uma fatura pro forma é um documento não fiscal utilizado para apresentar ou confirmar as condições de venda antes da emissão de uma fatura final.
Posso eliminar uma fatura pro forma?
Posso eliminar uma fatura pro forma?
Não. Depois de guardadas, as faturas pro forma não podem ser eliminadas. Apenas podem passar para o estado Anulada através de ações do sistema.
Se uma fatura pro forma já não for necessária, pode anulá-la manualmente utilizando Anular Pro Forma, ou pode ser anulada automaticamente quando uma versão mais recente é criada.
Porque não consigo descarregar ou enviar uma fatura pro forma?
Porque não consigo descarregar ou enviar uma fatura pro forma?
Apenas as faturas pro forma com o estado Guardada podem ser descarregadas ou enviadas. As faturas pro forma Anuladas ou Faturadas já não são documentos válidos.
Posso ter mais do que uma fatura pro forma para a mesma reserva?
Posso ter mais do que uma fatura pro forma para a mesma reserva?
Sim, mas apenas uma pode ser válida de cada vez. Se uma nova fatura pro forma se sobrepuser a uma existente, a anterior passa para o estado Anulada.