📌 Lanzamiento por fases — La nueva integración con Chekin se está activando gradualmente para todos los hoteles. Si todavía no ves el Chekin Portal en tu barra lateral, tu cuenta aún no ha sido migrada — tu configuración actual de Chekin sigue funcionando como antes.
Resumen
Chekin recoge los datos de los huéspedes y los envía al SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) a través del portal SIBA en tu nombre. Esta guía aplica a propiedades en Portugal 🇵🇹.
Cuando activas Chekin desde el Marketplace de Amenitiz, ocurren tres cosas automáticamente:
El Chekin Portal aparece en la barra lateral de Amenitiz, en Planning → Chekin Portal. Gestiona reservas, credenciales SEF y envíos sin salir de Amenitiz.
Se crea un email automático de check-in online (en Mensajería → Plantillas) asociado a todas las habitaciones. Los huéspedes rellenan el formulario en tu propio sitio.
Los datos del huésped se sincronizan con Amenitiz automáticamente en cuanto se rellena el formulario.
Antes de empezar
Necesitas tus credenciales SIBA: número de Unidade hoteleira, Chave de autenticação y número de establecimiento. El número de establecimiento depende de cuántos hoteles ya tengas registrados en SIBA — si es el primero/único, será 0 (es el inicio de la secuencia); si ya gestionas otros, es el siguiente número.
El Método de Envio de tu perfil SIBA tiene que estar definido como Web Services. Página no Portal ya no es un método de envío válido — si tu perfil sigue así configurado, Chekin no podrá enviar los datos al SEF.
Confirma también que tu cuenta SEF-SEBA está correctamente configurada como Web Services y que el SEF está al corriente del cambio — sin esa confirmación por su parte, los datos no llegan.
Pedir al SIBA el cambio del método de envío a Web Services
Antes de conectar Chekin al SEF, tu perfil SIBA tiene que tener Web Services como método de envío. El proceso tiene cuatro pasos:
Pasos para cambiar el método de envío
Comprueba en el lado del SEF — entra en siba.ssi.gov.pt e intenta cambiar el método de envío a Web Service desde el portal.
Envía un email formal al SEF — escribe a [email protected] con tu NIF y los números de establecimiento, pidiendo el cambio a Web Service. Plantilla abajo.
Espera la confirmación del SEF — los tiempos dependen enteramente de ellos. No avances al paso siguiente hasta recibir la confirmación por email.
Actualiza Chekin — una vez el SEF confirme, ve al Chekin Portal, abre tu propiedad, y en la sección Authority Connection activa Automatically send info to → SEF-SIBA web service integration.
Plantilla de email para la solicitud (en portugués — el SEF solo procesa solicitudes en portugués):
Asunto: Pedido de alteração do método de envio de boletins - (NIF / Nombre de la empresa)
Cuerpo:
Cara equipa do SIBA,
Vimos por este meio solicitar a alteração do método de submissão dos boletins de alojamento para web service no(s) seguinte(s) estabelecimento(s):
NIF: [tu NIF aquí]
Estabelecimento(s): [códigos de establecimiento de todas las propiedades a cambiar]
Aguardo a vossa confirmação relativamente a esta atualização.
Cumprimentos,
[Tu nombre]
📌 Nota
No avances a conectar Chekin al SEF hasta recibir la confirmación del SIBA de que el método de envío ya ha sido cambiado a Web Services. De lo contrario, los datos no llegarán al SEF aunque Chekin esté correctamente configurado.
Parte 1 — Activar Chekin desde Amenitiz
Ve a Marketplace y busca Chekin.
Haz clic en Activar.
Introduce tu email y crea una contraseña.
Selecciona Hotel (hoteles y bed & breakfast) o Vacation Rental.
Haz clic en Crear cuenta.
📌 Nota
Si tienes más de una cuenta en SIBA, selecciona Vacation Rental en este paso.
⚠️ Aviso
El tipo de propiedad no se puede cambiar después. Para cambiar, contacta con soporte ([email protected]) — el cambio tiene que hacerse del lado de Amenitiz.
Parte 2 — Conectar SIBA / SEF en Chekin
Después de la activación, abre el Chekin Portal en Planning → Chekin Portal en la barra lateral de Amenitiz.
Ve a la pestaña Properties y haz clic en el nombre de tu propiedad.
En Property Info, rellena todos los campos y haz clic en Save Changes.
En Authority Connection:
Activa Automatically send info to y elige SEF-SIBA web service integration.
Introduce tus credenciales SIBA: Username = número de Unidade hoteleira, Password = Chave de autenticação, Establishment number = ver Antes de empezar.
Haz clic en Save Changes.
📌 Nota
Los campos que falten en Property Info bloquean los envíos al SEF.
Monitorizar el estado de las reservas
En el Chekin Portal, abre la pestaña Reservas para hacer seguimiento del rellenado de datos de los huéspedes. Cada huésped tiene un estado:
Completed — todos los datos del huésped se recogieron y enviaron al SEF.
Incomplete / On hold — faltan campos; Chekin aún no puede enviar.
Si un huésped no rellenó el formulario, reenvía el email desde el Chekin Portal o copia el enlace del formulario y compártelo directamente.
Si el envío automático de las 23:00 no se completó, abre la reserva, ve a Policía (Check-in) y haz clic en Send manually.
Sincronización de los datos del huésped
Cuando un huésped rellena el formulario, Amenitiz actualiza la ficha del cliente en la reserva automáticamente. También puedes obtener los datos manualmente con el botón Fetch Chekin info en la reserva. Consulta: Cómo importar la información del huésped desde Chekin.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrarme directamente en chekin.com?
¿Puedo registrarme directamente en chekin.com?
No. Activa desde Amenitiz → Marketplace → Chekin → Activar. Las cuentas creadas en chekin.com no se sincronizan.
¿Qué credenciales SIBA necesito?
¿Qué credenciales SIBA necesito?
El número de Unidade hoteleira (Username), la Chave de autenticação (Password) y el número de establecimiento. El número de establecimiento depende de cuántos hoteles ya tengas registrados en SIBA — si es el primero, es 0 (inicio de la secuencia); si ya gestionas otros, es el siguiente número.
Tengo más de una cuenta en SIBA — ¿qué tipo de propiedad debo elegir?
Tengo más de una cuenta en SIBA — ¿qué tipo de propiedad debo elegir?
Selecciona Vacation Rental cuando crees la cuenta Chekin.
¿A qué hora envía Chekin los datos al SEF?
¿A qué hora envía Chekin los datos al SEF?
Todas las noches a las 23:00 (hora local). También puedes enviar manualmente en cualquier momento desde el Chekin Portal.
¿Puedo cambiar el método de envío a Web Services yo mismo en el portal SIBA?
¿Puedo cambiar el método de envío a Web Services yo mismo en el portal SIBA?
Puedes intentarlo desde siba.ssi.gov.pt, pero el cambio solo es efectivo cuando el SEF lo confirma — así que el paso esencial es enviar el email formal a [email protected] con tu NIF y los números de establecimiento, y esperar la confirmación. Plantilla en la sección Pedir al SIBA el cambio del método de envío a Web Services.
Mis datos no llegan al SEF — ¿qué debo comprobar?
Mis datos no llegan al SEF — ¿qué debo comprobar?
Primero, confirma que el Método de Envío en SIBA está definido como Web Services (Página no Portal ya no es válido) y que el SEF ha confirmado el cambio. Después, en Chekin, comprueba que en Authority Connection la opción Automatically send info to → SEF-SIBA web service integration está activa y que todos los campos en Property Info están rellenados.
¿Puedo cambiar el tipo de propiedad después (Hotel ↔ Vacation Rental)?
¿Puedo cambiar el tipo de propiedad después (Hotel ↔ Vacation Rental)?
No. Contacta con soporte ([email protected]) — el cambio tiene que hacerse del lado de Amenitiz.
¿Todavía tengo que iniciar sesión en chekin.com?
¿Todavía tengo que iniciar sesión en chekin.com?
No. El Chekin Portal en la barra lateral de Amenitiz cubre todo: reservas, datos de los huéspedes, credenciales, informes.