El reporte de ocupación es uno de los primeros números que debes consultar para saber cómo va tu propiedad. Te muestra cuántas habitaciones vendiste, cuántas tenías disponibles y qué porcentaje estuvo ocupado en un periodo determinado.
La ocupación varía mucho según la temporada, el día de la semana, el clima, los eventos locales y la competencia — analízala siempre en contexto.
Generar el reporte
1. Abre la lista de Informes
Desde la barra lateral de administrador, ve a Informes > Informes. Desplázate hasta encontrar Reporte de ocupación.
2. Selecciona el reporte
Marca la casilla junto al Reporte de ocupación. Aparecerá una ventana — haz clic en Siguiente.
3. Elige fechas y envía
Elige la dirección de correo electrónico de destino y el rango de fechas que quieres analizar. Haz clic en Enviar informes. Recibirás el archivo Excel en tu bandeja de entrada en poco tiempo.
Qué contiene el reporte
El archivo Excel incluye las siguientes secciones (una columna por mes en tu rango de fechas):
Ventas de habitaciones por día — una cuadrícula de 31 filas × N meses con las habitaciones vendidas cada noche.
No-shows — total de reservas con no-show por mes.
Cancelaciones — total de reservas canceladas por mes (contadas por fecha de cancelación).
Ocupación por plan de tarifas — noches vendidas por plan tarifario (Estándar, No reembolsable, etc.).
Ocupación por tipo de cliente — noches vendidas a particulares vs. empresas, más el porcentaje vendido a empresas.
Ocupación por tipo de habitación — para cada categoría, las noches vendidas y el porcentaje de ocupación.
Reservas totales — total de reservas por mes.
Índice de ocupación — porcentaje global de ocupación por mes.
Crecimiento — variación del índice de ocupación entre meses (verde si sube, rojo si baja).
Cómo se calcula cada número
Habitaciones vendidas — se cuentan por noche de estancia dentro del periodo seleccionado. Solo se incluyen las noches dentro de tu rango. La noche de salida no se cuenta.
Ejemplo: una reserva del 1 al 5 de mayo cubre 4 noches (1, 2, 3 y 4). Una segunda reserva del 4 al 8 de mayo aporta solo el 4 de mayo a una exportación del 1 al 5 de mayo. Total = 5 noches. Los días 6, 7 y 8 quedan fuera del rango y se ignoran.
Habitaciones disponibles — número total de habitaciones por categoría × número de noches del periodo, menos las habitaciones bloqueadas en el calendario (Fuera de servicio o Fuera de inventario).
Índice de ocupación — habitaciones vendidas ÷ habitaciones disponibles, en porcentaje. Las reservas canceladas no cuentan como vendidas.
Ejemplo: 22 habitaciones disponibles, 9 reservadas → 9 / 22 = 40,9%. Si se cancela 1 reserva, pasa a 8 / 22 = 36,4%.
Tipo de cliente — depende de si el cliente vinculado a la reserva está marcado como particular o empresa en su ficha.
Crecimiento — diferencia entre el índice de ocupación de un mes y el del mes anterior dentro de la exportación.
Reglas importantes
Las cancelaciones se cuentan por fecha de cancelación, no por fecha de estancia. Una reserva cancelada en mayo para una estancia en noviembre aparece en los totales de mayo.
Las reservas canceladas se excluyen de las habitaciones vendidas y del índice de ocupación.
Las habitaciones marcadas como Fuera de servicio o Fuera de inventario en el calendario se restan de las disponibles.
Las reservas de casas rurales / cottages se muestran como una fila por cada habitación vinculada — no como una línea aparte del cottage. Así los totales por categoría son precisos.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre no-shows y cancelaciones?
¿Qué diferencia hay entre no-shows y cancelaciones?
Un no-show es una reserva confirmada cuyo huésped no llegó. Una cancelación es una reserva anulada explícitamente antes de la llegada. Ambas tienen su propia línea de resumen mensual y se contabilizan por separado.
¿Por qué no veo mi cottage como una línea aparte?
¿Por qué no veo mi cottage como una línea aparte?
Cuando se reserva un cottage, el reporte muestra cada habitación vinculada en lugar del propio cottage. Esto mantiene precisos los totales de habitaciones vendidas y de ocupación por categoría.
¿Las cancelaciones cuentan por fecha de estancia o de cancelación?
¿Las cancelaciones cuentan por fecha de estancia o de cancelación?
Por fecha de cancelación. Si cancelas el 5 de mayo una reserva de noviembre, la cancelación aparece en el reporte de mayo — independientemente de cuándo iba a ser la estancia.
¿Por qué mi ocupación es más baja de lo esperado?
¿Por qué mi ocupación es más baja de lo esperado?
Suele haber dos motivos: las reservas canceladas se quitan de las habitaciones vendidas, y las habitaciones bloqueadas en el calendario (Fuera de servicio / Fuera de inventario) se quitan de las disponibles. Revisa ambas antes de comparar con otras fuentes.
¿Por qué las noches no coinciden con mi número de reservas?
¿Por qué las noches no coinciden con mi número de reservas?
El reporte cuenta noches vendidas, no reservas. Una reserva de 4 noches suma 4 a las habitaciones vendidas (no 1). Solo se incluyen las noches dentro de tu rango de fechas de exportación.