Les devis vous permettent d'envoyer à un client une ou plusieurs options de chambres réservables dans un seul lien. Le client ouvre une page d'accueil dans sa langue, compare les options, en choisit une et peut payer en ligne dans la foulée. Lorsqu'il accepte, l'option choisie devient une réservation confirmée et les autres options sont annulées automatiquement.
Utilisez les devis pour les demandes en direct, les demandes de groupe, les clients réguliers, ou chaque fois que vous souhaitez proposer un choix sans échanger des PDF.
📌 Note
Les devis sont disponibles avec Advanced. Si votre établissement est sur Core, contactez Amenitiz pour en savoir plus sur la mise à niveau.
Avant de commencer
Pour permettre aux clients de payer en ligne, AmenitizPay doit être activé sur votre établissement.
Vous avez besoin d'au moins un type de chambre, un plan tarifaire et un profil client dans votre liste de clients pour créer votre premier devis.
Renseignez le pays sur le profil du client avant l'envoi — il détermine la langue que le client voit sur le devis.
Un devis bloque les chambres dans votre inventaire dès sa création. Gardez-le à l'esprit lorsque vous proposez plusieurs options à un client.
Configurer les paramètres de vos devis
Accédez à Planning → Devis → Paramètres.
Activez Expiration automatique des devis si vous souhaitez que les devis s'annulent d'eux-mêmes après un délai défini.
Définissez Expirer après (heures). La valeur par défaut est de 12 heures.
Activez Envoyer automatiquement l'e-mail de confirmation pour envoyer un e-mail au client dès la création du devis.
Activez Inclure le bouton de paiement dans l'e-mail pour ajouter un bouton AmenitizPay à l'e-mail.
Personnaliser la page d'accueil du client
Accédez à Planning → Devis → Paramètres et ouvrez la section Page d'accueil.
Rédigez un message de bienvenue pour chaque langue que vous prenez en charge.
Téléchargez une image de couverture (JPG ou PNG).
Choisissez une couleur d'accentuation pour les boutons et les éléments mis en avant sur la page.
Activez Afficher les conditions de réservation pour afficher vos conditions et votre politique d'annulation sur la page.
Cliquez sur Enregistrer.
Créer et envoyer un devis
Vous pouvez commencer un devis à partir de deux endroits :
Accédez à Planning → Devis et cliquez sur Créer un devis.
Ou ouvrez votre calendrier, cliquez sur la date et la chambre que vous souhaitez proposer, puis choisissez Créer un devis.
Les deux chemins ouvrent le même formulaire. Ensuite :
Choisissez un client existant ou créez-en un nouveau. Le pays sur le profil du client définit la langue du devis — assurez-vous qu'il est renseigné.
Choisissez la chambre, les dates d'arrivée et de départ, l'occupation et le plan tarifaire. Vous pouvez ajouter plusieurs chambres à la même option — par exemple deux chambres doubles et une suite pour un groupe familial.
Modifiez le prix total de chaque chambre dans l'option. Le total de l'option est la somme de tous les prix des chambres et des extras.
Ajoutez des extras de votre catalogue.
Cliquez sur Ajouter une autre option pour proposer des alternatives. Vous pouvez ajouter jusqu'à 3 options par devis.
Ajoutez une note pour le client (facultatif).
Activez Demander un paiement si vous souhaitez que le client paie à l'acceptation.
Cliquez sur Envoyer.
Si les e-mails automatiques sont activés, le client reçoit le devis immédiatement. Sinon, le devis reste en attente dans la liste des devis jusqu'à ce que vous le renvoyiez.
Ce que voit votre client
Le client reçoit un e-mail dans la langue de son pays, avec le nom et le logo de votre hôtel, les dates proposées, les chambres et le prix total. Le lien ouvre une page d'accueil adaptée aux mobiles où il peut :
Voir votre message de bienvenue et votre image de couverture.
Comparer chaque option côte à côte, avec les photos des chambres, les descriptions, les extras et le prix total.
Voir l'échéancier de paiement, le cas échéant.
Voir vos conditions d'annulation et de réservation, si elles sont activées.
Voir la date et l'heure d'expiration, si l'expiration automatique est activée.
Le client clique sur Confirmer sur l'option choisie. Si vous avez demandé un paiement, il est redirigé vers le paiement AmenitizPay. Une fois le paiement effectué, la réservation est confirmée et les autres options sont annulées automatiquement. Le client reçoit ensuite un e-mail de confirmation distinct récapitulant la réservation.
Statuts des devis
Chaque devis de votre liste affiche l'un des quatre statuts :
Actif — le client peut toujours ouvrir le lien, comparer les options et accepter.
Accepté — le client (ou vous, en son nom) a approuvé une option. L'option choisie devient une réservation confirmée.
Annulé — vous avez annulé le devis manuellement.
Expiré — l'expiration automatique s'est déclenchée. Le devis n'accepte plus de réponses.
Gérer un devis après l'envoi
Accédez à Planning → Devis.
Trouvez le devis dans la liste. Vous pouvez filtrer par statut, rechercher par nom ou e-mail du client, et trier par date d'expiration.
Cliquez sur Renvoyer pour envoyer à nouveau l'e-mail avec le même lien.
Cliquez sur Modifier pour changer le commentaire, le client, les prix des chambres, le nombre de clients dans une chambre, les extras ou les conditions de réservation et d'annulation affichées au client. Vous pouvez également ajouter ou retirer des chambres dans une option. Les dates ne peuvent pas être modifiées — annulez et recréez le devis si celles-ci doivent changer.
Cliquez sur Annuler pour libérer les chambres et marquer le devis comme annulé.
Cliquez sur Approuver pour confirmer le devis au nom du client, par exemple après un appel téléphonique.
Sur la vue détaillée d'un devis, vous pouvez également voir qui l'a approuvé — le client ou un membre de l'équipe — et quand.
Règles importantes
📌 Remarque : l'expiration est globale. Chaque devis utilise la même valeur Expirer après définie dans vos paramètres de devis. Il n'y a pas de réglage personnalisé par devis.
📌 Remarque : un devis bloque les chambres dans votre calendrier et met à jour votre inventaire dès sa création. Lorsque le client accepte une option, les chambres des autres options sont libérées automatiquement. Les devis annulés et expirés libèrent également leurs chambres.
⚠️ Avertissement : la langue que voit le client est déterminée par le pays sur son profil. Si le pays est manquant ou incorrect, le devis risque de partir dans la mauvaise langue. Vérifiez toujours le pays du client avant l'envoi.
⚠️ Avertissement : l'annulation d'un devis n'envoie pas d'e-mail au client. Si vous souhaitez l'en informer, envoyez votre propre message.
💡 Conseil : si vous modifiez un devis après que le client a déjà ouvert la page, demandez-lui d'actualiser pour voir le changement.
FAQ
Puis-je mettre plusieurs chambres dans la même option ?
Oui. Une seule option peut contenir plusieurs chambres — utile pour les groupes familiaux, les petits groupes ou toute réservation où le client souhaite prendre plusieurs chambres ensemble. Le total de l'option est la somme de tous les prix des chambres et des extras.
Puis-je définir une expiration différente pour chaque devis ?
Non. L'expiration est globale et s'applique à chaque devis que vous envoyez. Si vous avez besoin d'une exception ponctuelle, désactivez l'expiration automatique dans vos paramètres, envoyez le devis, et annulez-le manuellement lorsque vous êtes prêt.
Qu'advient-il des autres options lorsqu'un client en accepte une ?
Elles sont annulées automatiquement. Le client ne peut choisir qu'une seule option, et les autres sont libérées afin que les chambres redeviennent réservables.
Le client reçoit-il un e-mail lorsqu'un devis expire ?
Non. L'expiration est silencieuse — le devis est annulé et la page d'accueil affiche un message d'expiration si le client l'ouvre. Pour relancer, envoyez un nouveau devis.
Un client peut-il payer uniquement un acompte au lieu du montant total ?
Oui, si votre plan tarifaire définit un acompte. L'échéancier de paiement affiché au client reflète ce qui est configuré sur le plan tarifaire.
Puis-je modifier un devis après que le client l'a accepté ?
Oui. Tant que la réservation n'est pas entièrement confirmée, vous pouvez modifier le commentaire, réattribuer le client, ajuster les prix des chambres, le nombre de clients, les extras et les conditions, et ajouter ou retirer des chambres dans une option. Les dates ne peuvent pas être modifiées après la création.
Le devis bloque-t-il la chambre dans mon calendrier ?
Oui, dès sa création. Un devis en attente bloque les chambres et met à jour votre inventaire jusqu'à ce que le devis soit approuvé (les chambres restent avec la réservation confirmée) ou annulé / expiré (les chambres sont libérées).
Comment savoir si un client ou un membre de l'équipe a approuvé un devis ?
Ouvrez la vue détaillée du devis dans Planning → Devis. La ligne d'approbation indique si le client ou un membre de l'équipe l'a approuvé, le nom du membre de l'équipe (le cas échéant), ainsi que la date et l'heure.
Dans quelle langue le client voit-il le devis ?
Le client voit le devis dans la langue du pays sélectionné sur son profil — par exemple, un client dont le pays est la France voit le devis en français. Si le pays n'est pas renseigné, le devis revient à la langue par défaut de votre hôtel.
Puis-je créer un devis depuis le calendrier ?
Oui. Ouvrez votre calendrier, cliquez sur la date et la chambre que vous souhaitez proposer, puis choisissez Créer un devis. Le même formulaire s'ouvre que si vous étiez parti de Planning → Devis.