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Comment créer des e-mails automatisés pour vos clients

Configurez des modèles d'e-mails que Amenitiz envoie automatiquement à vos clients aux moments clés — confirmation, rappels avant l'arrivée et messages après le séjour.

Aperçu

Configurez des modèles d'e-mails que Amenitiz envoie automatiquement à vos clients aux moments clés de leur séjour — confirmation de réservation, rappels avant l'arrivée, messages de remerciement après le séjour, et tout autre point de contact personnalisé.

Vous pouvez l'utiliser pour :

  • Confirmer les réservations dès qu'elles sont effectuées

  • Envoyer des informations avant l'arrivée (itinéraire, heure d'arrivée, parking)

  • Faire un suivi après le séjour (demande d'avis, offre de retour)

  • Déclencher tout message personnalisé à un moment choisi avant ou après la réservation


Avant de commencer

  • Vous devez avoir un accès administrateur à votre compte Amenitiz.

  • Le modèle de confirmation de réservation existe déjà pour chaque hôtel — vous pouvez modifier son contenu, mais vous ne pouvez pas le supprimer ni le désactiver.

  • Tous les autres modèles sont personnalisés et entièrement sous votre contrôle. Il n'y a pas de limite au nombre de modèles que vous pouvez créer.

  • Les pièces jointes ne peuvent être qu'au format JPG, PNG ou PDF.

  • Écrivez chaque modèle une fois dans la langue par défaut de votre établissement et Amenitiz l'utilisera pour chaque client, ou remplissez une version par langue pour un contrôle plus fin.


Instructions étape par étape

Ouvrir la liste des modèles

  1. Dans la barre latérale, allez dans ParamètresModèles, ou ouvrez l'onglet Messagerie et sélectionnez Modèles.

Créer un nouveau modèle

  1. Cliquez sur + Nouveau modèle.

  2. Remplissez les champs :

    • Nom du modèle — référence interne, non visible par les clients

    • Méthode d'envoi — E-mail, Messagerie OTA ou « Messagerie OTA si aucune adresse e-mail n'est fournie »

    • Objet de l'e-mail — la ligne d'objet ; utilisez des variables pour personnaliser

    • Contenu du modèle — le contenu du message ; utilisez des variables pour personnaliser

    • Documents — joignez des fichiers JPG / PNG / PDF (facultatif)

    • Heure d'envoi — quand l'e-mail est envoyé (voir Options de déclenchement ci-dessous)

    • Réservations manuelles — activez pour envoyer aussi aux réservations que vous créez dans l'administration

    • Chambres — limitez le modèle à certaines chambres (par défaut s'applique à toutes)

    • Activation — activez ou désactivez sans supprimer

  3. Cliquez sur Aperçu pour voir comment l'e-mail apparaîtra à un client, avec des données d'exemple.

  4. Cliquez sur Sauvegarder.


Options de déclenchement

Un modèle peut être envoyé à n'importe lequel de ces moments :

  • Immédiatement après la réservation — envoyé dans les minutes qui suivent la création de la réservation

  • N jours après la réservation — par exemple, 3 jours après la réservation du client

  • N jours avant l'arrivée — par exemple, 2 jours avant le check-in (rappel avant arrivée)

  • N jours après l'arrivée — par exemple, 1 jour après le check-in (mot de bienvenue)

  • N jours avant le départ — par exemple, 1 jour avant le check-out (offre de late checkout)

  • N jours après le départ — par exemple, 2 jours après le check-out (remerciement, demande d'avis)

Vous pouvez aussi fixer l'heure de la journée à laquelle l'e-mail doit partir (ex. 09:00). Les heures sont appliquées dans le fuseau horaire de votre établissement.


Variables disponibles

Insérez ces variables dans l'objet ou le contenu — Amenitiz les remplace par les vraies valeurs de la réservation au moment de l'envoi.

Client

  • {{ civility_title }} — M., Mme, Mr., Ms., …

  • {{ first_name }}, {{ last_name }}

Réservation

  • {{ reservation_number }}

  • {{ arrival_date }}, {{ departure_date }}

  • {{ room_name }}

  • {{ number_of_people }}, {{ number_of_rooms }}

Paiement

  • {{ total_price }}

  • {{ amount_paid }}, {{ amount_due }}

  • {{ payment_status }} — payé / non payé / en cours

  • {{ payment_type }}

Établissement

  • {{ hotel_name }}, {{ hotel_address }}

  • {{ hotel_email }}, {{ hotel_phone }}

Check-in en ligne (CheKin)

  • {{ chekin_signup_form_links }} — liens de check-in en ligne du client

  • {{ chekin_remote_access_urls }} — codes de serrure connectée / accès à distance


Comment fonctionnent les langues

Amenitiz choisit la bonne langue pour chaque client selon cet ordre :

  1. La langue préférée du client, si elle est connue et prise en charge par votre établissement

  2. La langue la plus courante dans le pays du client

  3. La langue par défaut de votre établissement comme dernier recours

Il suffit de créer chaque modèle une seule fois dans votre langue par défaut. Si vous voulez une formulation plus ciblée pour un marché précis, remplissez aussi l'objet et le contenu dans cette langue — Amenitiz l'utilisera lorsque c'est pertinent.


Règles importantes

📌 Note — Le modèle Confirmation de réservation est créé automatiquement pour chaque établissement. Vous pouvez modifier son contenu, mais vous ne pouvez pas le supprimer ni le désactiver.

Important — Les réservations manuelles (celles que vous créez vous-même dans l'administration) ne reçoivent pas d'e-mails automatisés par défaut. Activez l'option Réservations manuelles sur le modèle si vous voulez qu'elles en reçoivent.

⚠️ Attention — Les réservations annulées arrêtent de recevoir les e-mails programmés immédiatement. Un client qui annule avant l'envoi du rappel avant arrivée ne le recevra pas.


Regardez notre tutoriel


FAQ


Puis-je envoyer des messages automatiques via WhatsApp ?

Non, WhatsApp n'est pas pris en charge pour les messages automatiques pour le moment. Vous pouvez envoyer par e-mail, chat Booking.com ou chat Airbnb.


Un client qui a réservé via Booking.com ou Airbnb recevra-t-il mon e-mail ?

Oui, si vous réglez Méthode d'envoi sur Messagerie OTA (Booking.com & Airbnb) ou Messagerie OTA si aucune adresse e-mail n'est fournie. Le message arrive dans le chat interne de l'OTA. Les réservations Booking.com utilisant une adresse alias passent toujours par le chat de l'OTA.


Quels types de fichier puis-je joindre ?

Uniquement les fichiers JPG, PNG et PDF. Les autres types de fichier ne sont pas acceptés.


Puis-je avoir un objet et un contenu différents par langue ?

Oui. Chaque modèle stocke un objet, un contenu et une liste de pièces jointes par langue. Les remplir est facultatif — Amenitiz utilise la version dans la langue par défaut de votre établissement si une langue est vide.


Y a-t-il une limite au nombre de modèles que je peux créer ?

Non, vous pouvez créer autant de modèles personnalisés que vous le souhaitez.


Puis-je m'envoyer un e-mail de test ?

Utilisez le bouton Aperçu sur le formulaire du modèle — il vous montre exactement comment l'e-mail apparaîtra à un client, avec des données d'exemple.


Que deviennent les e-mails programmés si la réservation est annulée ?

Tout e-mail programmé pour cette réservation est annulé automatiquement. Le client ne recevra plus aucun e-mail automatisé pour cette réservation.


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