Panoramica
Questo articolo spiega come funzionano le fatture pro forma in Amenitiz e come gestirle correttamente.
Le fatture pro forma ti permettono di preparare e condividere un documento non fiscale prima di emettere una fattura finale. Seguono regole di conformità specifiche che definiscono come possono essere salvate, modificate, inviate o emesse.
Questo articolo è utile se vuoi:
preparare una fattura non fiscale prima di finalizzare una vendita
emettere una fattura fiscale a partire da una fattura pro forma
capire cosa succede quando una fattura pro forma viene modificata, annullata o fatturata
Come creare una fattura pro forma
Opzione 1: creare una fattura pro forma dalla pagina Fatture
Puoi creare una fattura pro forma dalla sezione Fatture oppure direttamente da una prenotazione.
Istruzioni passo dopo passo
Vai su
Fatture→Fatture proforma.Clicca su
+ Nuova.
Seleziona il cliente, la lingua e l’azienda.
Conferma per aprire l’editor della fattura pro forma.
Aggiungi o verifica i dettagli della fattura.
Clicca su
Salva Pro Formaper finalizzare la fattura pro forma.
Una volta salvata, la fattura pro forma:
riceve un numero univoco e progressivo
viene firmata digitalmente e archiviata
appare nella lista delle fatture pro forma
📌 Nota: Ogni fattura Pro Forma riceve un numero sequenziale univoco quando viene salvata. Questa numerazione segue una sequenza cronologica continua e non può essere modificata.
Opzione 2: creare una fattura pro forma da una prenotazione
Puoi anche creare una fattura pro forma mentre prepari una fattura per una prenotazione.
Istruzioni passo dopo passo
Apri la prenotazione.
Vai alla scheda
Fatture.Clicca su
Crea fattura.
Seleziona gli elementi da fatturare e completa i dettagli della fattura.
Clicca su
Salva come Pro Forma.
Il documento verrà quindi salvato come fattura pro forma e apparirà nella lista delle fatture pro forma.
Come modificare una fattura pro forma salvata
Per apportare modifiche a una fattura pro forma:
Apri la fattura pro forma salvata.
Clicca su
Modifica.Apporta le modifiche necessarie.
Clicca su
Termina modifica.
📌 Nota
Ecco cosa succede dopo:
la fattura pro forma originale diventa Annullata
viene creata una nuova fattura pro forma con un nuovo numero progressivo
la nuova fattura pro forma diventa il documento attivo e valido
In questo modo lavori sempre sulla versione più aggiornata, mantenendo intatti anche i registri precedenti.
Come emettere una fattura fiscale da una fattura pro forma
Emettere una fattura è il passaggio in cui la fattura pro forma viene sostituita da un documento fiscale.
Apri una fattura pro forma con stato
Salvata.Clicca su
Emetti fattura.
Una volta emessa la fattura:
viene creata una fattura fiscale
lo stato della fattura pro forma diventa Fatturata
la fattura fiscale diventa il documento ufficiale per la contabilità e i pagamenti
📌 Nota: la fattura pro forma resta disponibile come riferimento, ma non viene più utilizzata per le azioni di fatturazione, perché non rappresenta più la situazione di fatturazione attuale.
Come scaricare o inviare una fattura pro forma
Puoi scaricare o inviare una fattura pro forma finché è il documento attivo per la fattura collegata.
Apri una fattura pro forma con stato
Salvata.Clicca su
Scarica PDFoInvia.
Se una fattura pro forma non è più disponibile per il download o l’invio, significa che:
è stata creata una fattura pro forma più recente, oppure
è già stata emessa una fattura fiscale
In entrambi i casi, la fattura pro forma non rappresenta più la situazione di fatturazione attuale. Dovresti usare invece la fattura pro forma più recente o la fattura già emessa.
Comprendere gli stati delle fatture pro forma
Le fatture pro forma possono avere i seguenti stati:
Salvata
La fattura pro forma è finalizzata e conforme.
È il documento attivo e può essere visualizzata, inviata, scaricata, modificata creando una nuova versione oppure emessa come fattura.
Annullata
La fattura pro forma non è più la versione attiva.
Questo accade di solito quando viene creata una fattura pro forma più recente o quando cambiano i dettagli di fatturazione.
Resta comunque disponibile come riferimento.
Fatturata
Da questa fattura pro forma è stata emessa una fattura fiscale.
La fattura pro forma resta disponibile a fini di registrazione, mentre la fattura diventa il documento da utilizzare per contabilità e pagamenti.
Regole da tenere presenti
Ogni fattura può essere associata a una sola Pro Forma valida.
Modificare una fattura pro forma crea sempre una nuova copia.
Se cambiano i dati del cliente o dell’azienda, la fattura pro forma esistente diventa Annullata e ne viene creata una nuova per riflettere i dati aggiornati.
Una volta emessa una fattura, le relative fatture pro forma vengono conservate come riferimento, mentre la fattura diventa il documento da usare per gestire fatturazione e contabilità.
FAQ
A cosa serve una fattura pro forma?
A cosa serve una fattura pro forma?
Una fattura pro forma è un documento non fiscale usato per presentare o confermare le condizioni di vendita prima di emettere una fattura finale.
Posso eliminare una fattura pro forma?
Posso eliminare una fattura pro forma?
No. Una volta salvate, le fatture pro forma non possono essere eliminate. Possono solo diventare Annullate tramite azioni di sistema.
Se una fattura pro forma non è più necessaria, può essere annullata manualmente tramite Annulla Pro Forma, oppure può diventare annullata automaticamente quando viene creata una versione più recente.
Perché non posso scaricare o inviare una fattura pro forma?
Perché non posso scaricare o inviare una fattura pro forma?
Solo le fatture pro forma con stato Salvata possono essere scaricate o inviate. Le fatture pro forma Annullate o Fatturate non sono più documenti validi.
Posso avere più di una fattura pro forma per la stessa prenotazione?
Posso avere più di una fattura pro forma per la stessa prenotazione?
Sì, ma solo una può essere valida alla volta. Se una nuova fattura pro forma si sovrappone a una già esistente, la fattura pro forma precedente diventa Annullata.