Panoramica

Questo articolo spiega come addebiti, conti, pagamenti e fatture sono collegati in Amenitiz e come interagiscono durante tutto il ciclo di vita di una prenotazione.

Utilizza questo articolo per capire perché alcune azioni sono disponibili o bloccate, come vengono calcolati gli importi dovuti e come la fatturazione e i rimborsi influiscono su una prenotazione.

Questo articolo è particolarmente utile se non ti è chiaro perché un conto è aperto o chiuso, perché alcuni addebiti non possono essere modificati o come i pagamenti appaiono sulle fatture.

Prima di iniziare

Questo articolo descrive il funzionamento del sistema; non è una guida passo dopo passo.
Le spiegazioni si riferiscono all’uso da desktop.
Alcune modifiche richiedono l’annullamento della fattura prima di poter essere apportate.

Come funziona la logica di fatturazione

1. Comprendere gli addebiti

Gli addebiti rappresentano tutto ciò che l’ospite deve per una prenotazione, come:

Alloggio
Extra
Tassa di soggiorno
Addebiti personalizzati

Gli addebiti sono sempre collegati a una prenotazione e vengono raggruppati in conti.

2. Comprendere i conti

I conti sono contenitori che raggruppano gli addebiti. Esistono due tipi:

Conti aperti: Contengono addebiti ancora attivi.

Gli addebiti possono essere modificati o eliminati (a meno che non sia in preparazione una fattura Pro Forma).
I nuovi addebiti vengono aggiunti automaticamente al conto aperto.
Può esistere un solo conto aperto per prenotazione.

Conti chiusi: Contengono addebiti finalizzati.

Un conto può diventare chiuso quando:

viene emessa una fattura, oppure
vengono registrati pagamenti che saldano quegli addebiti.

I conti chiusi possono:

mostrare un riferimento di fattura (ad esempio INV-31) se esiste una fattura;
consentire ancora la modifica se non è collegata alcuna fattura.
essere divisi in più conti se non è collegata alcuna fattura

Se un conto chiuso è collegato a una fattura emessa, gli addebiti non possono essere modificati a meno che la fattura non venga annullata (nota di credito). Le fatture Pro Forma non chiudono i conti.

3. Comprendere i pagamenti

I pagamenti rappresentano l’importo ricevuto dall’ospite.

Regole importanti:

I pagamenti sono collegati alla prenotazione, non a singoli addebiti.
Una prenotazione può avere più pagamenti.
Un pagamento può coprire uno o più conti.

L’importo ancora da pagare della prenotazione viene calcolato confrontando:

il totale degli addebiti in tutti i conti
il totale dei pagamenti ricevuti

Quando i pagamenti coprono gli addebiti di un conto, il sistema può finalizzare quegli addebiti, facendo passare il conto da aperto a chiuso.

4. Comprendere le fatture fiscali

Le fatture fiscali sono documenti ufficiali generati a partire da uno o più conti.

Quando emetti una fattura:

I conti selezionati vengono chiusi
Gli addebiti diventano non modificabili
La fattura può includere uno o più pagamenti

Fatture Pro Forma:

Sono documenti preliminari non fiscali — non influiscono sui registri fiscali
Non chiudono i conti
Possono bloccare la modifica degli addebiti finché esistono

Per emettere o annullare una fattura, consulta l’articolo Come creare ed emettere una fattura.

5. Modifiche e annullamenti

Se una fattura è stata emessa, non è possibile modificare gli addebiti
Per modificarli, è necessario annullare la fattura (si crea una nota di credito)
L’annullamento riapre il conto associato e rende gli addebiti nuovamente modificabili
Un conto chiuso non collegato a una fattura può essere diviso in più conti — vedi Come dividere un conto in più conti

6. Rimborsi

I rimborsi devono sempre essere collegati al pagamento a cui si riferiscono.

I rimborsi emessi restituiscono denaro all’ospite
I rimborsi registrati servono solo a fini contabili
I rimborsi non modificano automaticamente le fatture emesse
I conti non sono influenzati dalla logica di rimborso

Per istruzioni dettagliate, consulta l’articolo Come rimborsare un pagamento.

FAQ

Posso dividere un conto chiuso in più conti?

Sì — se il conto è chiuso e non è collegato a nessuna fattura. Il conto chiuso viene sostituito dai nuovi conti che definisci, e i pagamenti e i rimborsi collegati all’originale vengono ridistribuiti tra essi. Vedi Come dividere un conto in più conti.

Perché vedo un importo dovuto anche se il conto è chiuso?

Un conto chiuso indica solo che gli addebiti sono stati fatturati. L’importo dovuto dipende dai pagamenti ricevuti.

Perché non riesco a modificare gli addebiti se il conto è aperto?

Questo può accadere se è ancora presente una vecchia configurazione di fattura. Se hai bisogno di un documento preliminare che non blocchi la modifica, usa una fattura Pro Forma. Le fatture Pro Forma non bloccano gli addebiti e possono essere convertite in fattura finale quando sei pronto.

Posso fatturare più conti insieme?

Sì, puoi includere in un’unica fattura più conti chiusi e addebiti dal conto aperto.

Cosa succede se elimino un addebito dopo il pagamento?

L’importo dovuto viene ricalcolato. La prenotazione può risultare sovrapagata o con un nuovo saldo da versare. Aggiorna la pagina per visualizzare i cambiamenti.

Posso dividere i pagamenti su più fatture?

Sì, i pagamenti non sono legati a singoli addebiti. Puoi scegliere quali pagamenti includere in ciascuna fattura.

Come funzionano insieme addebiti, conti, pagamenti e fatture