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Come trovare, fatturare e registrare i pagamenti dei tuoi conti in un solo posto

Vedi tutti i conti della tua struttura — ospiti e visitatori — su una sola pagina.

Panoramica

La pagina Conti raccoglie tutti i conti della tua struttura — sia degli ospiti sia dei visitatori — su una sola pagina.

Usala per trovare i conti che non hai ancora fatturato o che non sono stati pagati, creare un conto per un visitatore che non ha mai prenotato una camera, ed emettere una fattura o registrare un pagamento per più conti alla volta.

È il modo più rapido per recuperare ciò che è rimasto in sospeso dopo il check-out, senza aprire ogni prenotazione una alla volta.

Prima di iniziare

  • Apri la pagina Conti dal menu laterale, in Conti.

  • Ti serve l'accesso ai pagamenti per registrare pagamenti ed emettere fatture.

  • Addebiti, conti, pagamenti e fatture sono collegati. Se non ti è chiaro perché un conto è aperto, chiuso o bloccato, leggi Come funzionano insieme addebiti, conti, pagamenti e fatture.

Passo passo

Trova i conti che ti servono

  1. Vai a Conti nel menu laterale.

  2. Filtra l'elenco con le opzioni in alto:

    • Data: Oggi, Questa settimana o Personalizzato

    • Stato di fatturazione: Non fatturati o Fatturati

    • Stato di pagamento: Non pagato, Pagato o Pagato in eccesso

    • Tipo: Ospiti o Visitatori

  3. Oppure cerca per nome o riferimento nel campo di ricerca.

💡 Suggerimento

Combina Non fatturati con un intervallo di date per trovare i conti già chiusi che hai dimenticato di fatturare. Combina Non pagato con un intervallo di date per trovare i conti non incassati.

Crea un conto senza prenotazione

  1. Clicca su Nuovo conto.

  2. Clicca su Aggiungi addebito e inserisci la voce, la quantità, il prezzo unitario e l'IVA.

  3. Clicca su Crea pagamento per registrare ciò che il visitatore ha pagato, oppure su Crea fattura per fatturare l'addebito.

📌 Nota

Un conto visitatore non è collegato a nessuna camera. Usalo per gli extra al banco, i day pass o i consumi del ristorante. Per collegare l'addebito a una prenotazione esistente, clicca su Assegna a una prenotazione.

Registra un pagamento per uno o più conti

  1. Spunta la casella accanto a ogni conto, oppure usa Seleziona tutto.

  2. Apri il menu azioni e clicca su Registra pagamento.

  3. Conferma l'importo e salva.

Emetti una fattura per uno o più conti

  1. Spunta i conti da fatturare, oppure usa Seleziona tutto.

  2. Apri il menu azioni e clicca su Emetti fattura.

📌 Nota

Un conto chiuso deve essere fatturato per intero, quindi non puoi selezionare singoli addebiti al suo interno. Non puoi nemmeno mischiare addebiti non fatturati con conti che hanno già una fattura. Puoi dividere il conto se vuoi fatturare gli addebiti separatamente.

📌 Nota

In Spagna e in Portogallo, il pannello da cui emetti una fattura ha un Tipo di fattura che consente di emetterla senza selezionare un cliente. Vedi come emettere una fattura semplificata.

Incassare un pagamento AmenitizPay su un conto senza prenotazione

  1. Nella pagina Conti, seleziona il conto da incassare oppure aprilo.

  2. Clicca su Crea pagamento.

  3. Se la tua struttura ha più di un account AmenitizPay, scegli in alto nel pannello, sopra l'elenco dei conti, quello che deve ricevere il denaro.

  4. Scegli un metodo di pagamento. Carta, link di pagamento, terminale di pagamento e bonifico bancario sono tutti disponibili, insieme alle opzioni manuali per il denaro già incassato.

  5. Conferma il pagamento.

📌 Nota

I voucher sono l'unica eccezione: richiedono una prenotazione e non possono essere emessi per un conto senza prenotazione. Tutto il resto del pannello di pagamento funziona come su una prenotazione — vedi come creare un pagamento su una prenotazione.

Domande frequenti

Un conto risulta Pagato in eccesso: cosa faccio?

Se la stessa prenotazione ha un altro conto ancora da saldare, sposta su quel conto l'importo in eccesso invece di rimborsare l'ospite e incassare di nuovo — vedi come riassegnare un pagamento in eccesso a un altro conto. Se il denaro spetta davvero all'ospite, rimborsalo — vedi come rimborsare un pagamento.

Quali metodi di pagamento posso usare su un conto senza prenotazione?

Gli stessi metodi AmenitizPay di una prenotazione: carta, link di pagamento, terminale di pagamento e bonifico bancario. Ci sono anche le opzioni manuali — contanti, assegno, terminale esterno, bonifico manuale — per il denaro già incassato. Vedi come creare un pagamento su una prenotazione per il funzionamento di ciascun metodo.

Ho più di un account AmenitizPay: quale viene accreditato?

Scegli l'account in alto nel pannello di pagamento, sopra l'elenco dei conti, prima di selezionare un metodo. Se Amenitiz non riesce a individuare l'account applicabile, il pannello segnala che non è stato possibile individuare il conto di pagamento della struttura: controlla la configurazione in come dividere i pagamenti AmenitizPay tra diversi conti bancari.

Posso emettere un voucher per un conto senza prenotazione?

No. I voucher richiedono una prenotazione. Rimborsa invece il pagamento — vedi come rimborsare un pagamento.

Perché non vedo la pagina Conti?

La pagina Conti è disponibile per gli utenti che possono gestire i pagamenti. Se non compare nel tuo menu, chiedi a un amministratore della struttura di controllare i tuoi permessi.

Cos'è un conto visitatore?

Un conto per qualcuno che ha usato un servizio nella tua struttura senza prenotare una camera — per esempio un day pass, un consumo al ristorante o un extra al banco. Non è collegato a nessuna prenotazione.

Posso fatturare o incassare più conti insieme?

Sì. Spunta più conti con le loro caselle, poi usa Registra pagamento o Emetti fattura dal menu azioni per gestirli insieme.

Perché non posso selezionare singoli addebiti su un conto?

I conti chiusi devono essere fatturati per intero, quindi i singoli addebiti non possono essere selezionati. Solo un conto aperto o i suoi addebiti possono essere selezionati in parte.

Perché non posso modificare gli addebiti di un conto?

Gli addebiti di un conto sono bloccati quando si verifica una di queste tre condizioni:

  • Una fattura emessa è collegata al conto — annulla la fattura (si crea una nota di credito) per sbloccare gli addebiti.

  • Una fattura Pro forma esiste per la prenotazione — elimina la Pro forma per sbloccare il conto, poi ricreala dopo le modifiche.

  • Un pagamento programmato in sospeso è associato al conto (ad esempio, un link di pagamento inviato all'ospite) — annulla prima il pagamento programmato.

Un badge di pagamento da solo (Pagato, Parzialmente pagato, Non pagato, Pagato in eccesso) non blocca mai gli addebiti. Vedi Come funzionano insieme addebiti, conti, pagamenti e fatture.

Posso dividere un conto da questa pagina?

La divisione non si fa dall'elenco Conti. Il conto si divide dalla prenotazione: vai a Prenotazioni o Planning, apri la prenotazione, clicca su Vedi dettagli prenotazione poi sulla scheda Addebiti, e clicca su Dividi conto sul conto chiuso. Il conto deve essere chiuso, non collegato ad alcuna fattura, e senza pagamenti programmati in sospeso. Vedi Come dividere un conto in più conti.

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