Panoramica

Questo articolo spiega come addebiti, conti, pagamenti e fatture sono collegati in Amenitiz e come interagiscono durante tutto il ciclo di vita di una prenotazione.

Utilizza questo articolo per capire perché alcune azioni sono disponibili o bloccate, come vengono calcolati gli importi dovuti e come la fatturazione e i rimborsi influiscono su una prenotazione.

Questo articolo è particolarmente utile se non ti è chiaro perché un conto è aperto o chiuso, perché alcuni addebiti non possono essere modificati o come i pagamenti appaiono sulle fatture.

Prima di iniziare

Questo articolo descrive il funzionamento del sistema; non è una guida passo dopo passo.
Le spiegazioni si riferiscono all’uso da desktop.
Alcune modifiche richiedono l’annullamento della fattura prima di poter essere apportate.

Come funziona la logica di fatturazione

1. Comprendere gli addebiti

Gli addebiti rappresentano tutto ciò che l’ospite deve per una prenotazione, come:

Alloggio
Extra
Tassa di soggiorno
Addebiti personalizzati

Gli addebiti sono sempre collegati a una prenotazione e vengono raggruppati in conti.

2. Comprendere i conti

I conti raggruppano gli addebiti.

Un conto è aperto o chiuso:

Conto aperto — contiene addebiti ancora attivi.
- Gli addebiti possono essere modificati o eliminati direttamente
- I nuovi addebiti vengono aggiunti automaticamente al conto aperto
- Può esistere un solo conto aperto per prenotazione alla volta
- Mostra lo stato Aperto
Conto chiuso — contiene addebiti finalizzati.
- Un conto si chiude non appena un pagamento viene collegato ad esso, o viene emessa una fattura per esso
- Una prenotazione può avere più conti chiusi
- Una volta chiuso, il conto non mostra più la parola "Chiuso" — al suo posto mostra un badge di stato del pagamento (vedi sotto)

Una volta chiuso, il conto mostra un badge di stato del pagamento che riflette quanto è stato pagato:

Non pagato — nessun pagamento ancora ricevuto
Parzialmente pagato — pagato in parte; il saldo residuo è mostrato come dovuto
Pagato — completamente saldato
Pagato in eccesso — i pagamenti ricevuti superano il totale del conto

⚠️ Importante

Il badge di stato del pagamento non blocca mai gli addebiti. Un badge "Pagato" o "Parzialmente pagato" non impedisce di modificare gli addebiti di quel conto. Gli addebiti vengono bloccati solo quando:

Viene emessa una fattura per il conto — annulla la fattura (che crea una nota di credito) per recuperare l'accesso in modifica, oppure
Esiste un pagamento programmato in sospeso per il conto (ad esempio, un link di pagamento inviato all'ospite) — annulla prima il pagamento programmato per recuperare l'accesso in modifica.

Un conto chiuso non collegato a una fattura e senza pagamenti in sospeso può anche essere diviso in più conti — vedi Come dividere un conto in più conti.

Le fatture Pro forma non chiudono i conti.

3. Comprendere i pagamenti

I pagamenti rappresentano l’importo ricevuto dall’ospite.

Regole importanti:

I pagamenti sono collegati alla prenotazione, non a singoli addebiti.
Una prenotazione può avere più pagamenti.
Un pagamento può coprire uno o più conti.

L’importo ancora da pagare della prenotazione viene calcolato confrontando:

il totale degli addebiti in tutti i conti
il totale dei pagamenti ricevuti

Quando i pagamenti coprono gli addebiti di un conto, il sistema può finalizzare quegli addebiti, facendo passare il conto da aperto a chiuso.

4. Comprendere le fatture fiscali

Le fatture fiscali sono documenti ufficiali generati a partire da uno o più conti.

Quando emetti una fattura:

I conti selezionati vengono chiusi
Gli addebiti diventano non modificabili
La fattura può includere uno o più pagamenti

Fatture Pro Forma:

Sono documenti preliminari non fiscali — non influiscono sui registri fiscali
Non chiudono i conti
Possono bloccare la modifica degli addebiti finché esistono

Per emettere o annullare una fattura, consulta l’articolo Come creare ed emettere una fattura.

5. Modifiche e annullamenti

Gli addebiti sono bloccati quando viene emessa una fattura per il conto, o quando esiste un pagamento programmato in sospeso sul conto
Per sbloccare addebiti bloccati da una fattura: annulla la fattura (si crea una nota di credito), modifica gli addebiti e ri-emetti
Per sbloccare addebiti bloccati da un pagamento in sospeso: annulla il pagamento programmato, poi modifica gli addebiti
L’annullamento di una fattura riapre il conto associato e rende gli addebiti nuovamente modificabili
Un badge di stato del pagamento da solo (Pagato, Parzialmente pagato, Non pagato, Pagato in eccesso) non blocca mai gli addebiti
Un conto chiuso non collegato a una fattura e senza pagamenti in sospeso può essere diviso in più conti — vedi Come dividere un conto in più conti

6. Rimborsi

I rimborsi devono sempre essere collegati al pagamento a cui si riferiscono.

I rimborsi emessi restituiscono denaro all’ospite
I rimborsi registrati servono solo a fini contabili
I rimborsi non modificano automaticamente le fatture emesse
I conti non sono influenzati dalla logica di rimborso

Per istruzioni dettagliate, consulta l’articolo Come rimborsare un pagamento.

FAQ

Posso dividere un conto chiuso in più conti?

Sì — se il conto è chiuso e non è collegato a nessuna fattura. Il conto chiuso viene sostituito dai nuovi conti che definisci, e i pagamenti e i rimborsi collegati all’originale vengono ridistribuiti tra essi. Vedi Come dividere un conto in più conti.

Perché vedo un importo dovuto anche se il conto è chiuso?

Un conto chiuso indica solo che gli addebiti sono stati fatturati. L’importo dovuto dipende dai pagamenti ricevuti.

Il badge di pagamento (Pagato, Parzialmente pagato, Non pagato, Pagato in eccesso) blocca gli addebiti?

No. Il badge di stato del pagamento non blocca mai gli addebiti in un conto chiuso. Gli addebiti sono bloccati solo quando viene emessa una fattura per il conto, o quando esiste un pagamento programmato in sospeso. Finché nessuna delle due condizioni è vera, clicca su Modifica in cima al conto chiuso per abilitare la modalità modifica e modificare gli addebiti.

Perché non riesco a modificare gli addebiti se il conto è aperto?

Di solito si tratta di una di queste due cause:

Esiste un pagamento programmato in sospeso associato al conto — ad esempio, un link di pagamento inviato all'ospite. Annulla il pagamento programmato per recuperare l'accesso in modifica.
È ancora presente una vecchia configurazione di fattura — se hai bisogno di un documento preliminare che non blocchi la modifica, usa una fattura Pro forma. Le fatture Pro forma non bloccano gli addebiti e possono essere convertite in fattura finale quando sei pronto.

Posso fatturare più conti insieme?

Sì, puoi includere in un’unica fattura più conti chiusi e addebiti dal conto aperto.

Cosa succede se elimino un addebito dopo il pagamento?

L’importo dovuto viene ricalcolato. La prenotazione può risultare sovrapagata o con un nuovo saldo da versare. Aggiorna la pagina per visualizzare i cambiamenti.

Posso dividere i pagamenti su più fatture?

Sì, i pagamenti non sono legati a singoli addebiti. Puoi scegliere quali pagamenti includere in ciascuna fattura.

Come funzionano insieme addebiti, conti, pagamenti e fatture