Panoramica

Le fatture si emettono da una prenotazione: scegli a chi è intestata la fattura e quali addebiti include. In questo articolo vedi come creare una fattura, inviarla o scaricarla, annullarla e scegliere tra fatture dettagliate e semplificate. Trovi anche il significato di ogni stato della fattura e del pagamento.

Prima di iniziare

Lo strumento di fatturazione è configurato e le informazioni sulla tua società sono complete — vedi come configurare lo strumento di fatturazione.
I dati obbligatori del destinatario sono compilati — vedi Dati obbligatori del destinatario più sotto.
Gli addebiti da fatturare sono sulla prenotazione.

Passo passo

Creare una fattura da una prenotazione

Vai su Prenotazioni e apri la prenotazione.
Apri la scheda Fatture e clicca su Genera una fattura.
Scegli a chi è intestata la fattura: l'ospite o un cliente. Per aggiungere dati che non sono nella scheda del cliente, come un numero d'ordine, clicca su Aggiungi informazioni sul cliente.
Il cliente, la lingua della fattura e la società emittente compaiono in alto. Per cambiarli, clicca su Modifica. Tutti i conti sono già spuntati. Togli la spunta dai conti che non devono comparire in questa fattura.
Clicca su Emetti fattura. Il pannello si chiude e la nuova fattura compare nella scheda Fatture.

Gli addebiti della fattura passano in un conto chiuso e restano bloccati, a meno che tu non annulli la fattura. Puoi creare più fatture per la stessa prenotazione.

💡 Suggerimento

Per condividere una fattura preliminare prima di emettere quella definitiva, clicca su Salva pro forma invece di Emetti fattura. Una pro forma non è un documento fiscale e non chiude il conto. Vedi come creare e gestire le fatture pro forma.

Fatturare più prenotazioni insieme

Per fatturare insieme più prenotazioni o conti di visitatori, usa la pagina Conti. Imposta il filtro Fattura su Senza fattura per vedere solo i conti ancora da fatturare. Vedi come trovare, fatturare e registrare i pagamenti dei tuoi conti in un unico posto.

Inviare, scaricare o annullare una fattura

Vai su Fatture → Fatture.
Clicca sul menu a tre puntini accanto alla fattura.
Clicca su Scarica come PDF, Invia la fattura per e-mail o Annulla fattura.

Annullando una fattura si crea una nota di credito. Entrambi i documenti restano sulla prenotazione e gli addebiti tornano disponibili per essere fatturati.

Scegliere fatture dettagliate o semplificate

Una fattura dettagliata mostra gli addebiti notte per notte. Una fattura semplificata li raggruppa per tipo, ad esempio alloggio ed extra.

Vai su Fatture → Impostazioni.
Seleziona Dettagliata o Semplificata.
Clicca su Salva.

📌 Nota

In Spagna e in Portogallo, il pannello di emissione della fattura ha anche la scelta Tipo di fattura. La sua opzione semplificata è un documento fiscale diverso, che si può emettere senza selezionare un cliente — vedi come emettere una fattura semplificata.

A chi è intestata la fattura

L'ospite è la persona che ha soggiornato. Il cliente della fattura è il destinatario legale della fattura, ad esempio una società o un'agenzia. Possono essere la stessa persona, ma non è obbligatorio.

Scegliere il cliente della fattura cambia solo l'intestatario. Non cambia l'ospite, la prenotazione, gli addebiti né i pagamenti.

Cosa compare sulla tua fattura

Oltre ai dati della tua struttura, ai dati del cliente e alle righe degli addebiti, ogni fattura riporta:

Il numero di prenotazione.
Il numero della camera e il numero di ospiti.
L'ospite che ha soggiornato, quando la fattura è intestata a una società.
Il tuo logo — vedi come personalizzare il design delle fatture.
Le informazioni aggiuntive sul cliente inserite con Aggiungi informazioni sul cliente. Le voci lasciate vuote non compaiono. Per modificarle, clicca su Modifica le informazioni sul cliente.

Dati obbligatori del destinatario

Per le società

Ragione sociale.
Indirizzo completo: via, CAP (5 cifre), città e paese.
Partita IVA valida. Per le società extra UE si può omettere se non esiste un sistema IVA equivalente.

Per le persone fisiche

Nome e cognome.
Indirizzo completo: via, CAP (5 cifre), città e paese. Se il CAP non è noto, puoi usare un valore segnaposto, ad esempio 00000.
Codice fiscale valido. Per gli ospiti stranieri può restare vuoto, salvo identità fiscale locale.

Il codice destinatario è facoltativo. Se è presente, la fattura viene trasmessa automaticamente tramite il sistema di fatturazione elettronica.

Stati della fattura e del pagamento

Stato della fattura

Pro forma: un documento preliminare, non fiscale. Lo trovi in Fatture → Fatture proforma, con una numerazione propria.
Emesso: la fattura è definitiva e non può essere modificata.
Annullata: la fattura è stata annullata con una nota di credito.

Stato del pagamento

Pagata: è stato ricevuto l'importo totale.
Non pagata: non è stato registrato alcun pagamento.
Parziale: è stata ricevuta una parte dell'importo.
Sovrapagato: i pagamenti superano l'importo della fattura.

⚠️ Importante

Una fattura emessa non può essere modificata. Per cambiarla, annullala ed emettine una nuova.
La numerazione delle fatture non riparte da sola all'inizio dell'anno. Ogni numero è il nome della tua serie seguito da un numero progressivo. Per iniziare una nuova sequenza, cambia il nome della serie — vedi come configurare lo strumento di fatturazione.
Un nuovo nome della serie si applica dopo la tua prossima chiusura giornaliera, quindi le fatture emesse prima mantengono quello attuale. In Portogallo si applica subito.

Domande frequenti

Posso modificare una fattura emessa?

No. Annullala, operazione che crea una nota di credito, poi emetti una nuova fattura con i dati corretti.

Posso cambiare la lingua di una fattura emessa?

No. Una fattura prende la lingua impostata sul suo cliente al momento dell'emissione, e il PDF non può più cambiare. Per averla in un'altra lingua, modifica la Lingua del cliente, annulla la fattura (creando così una nota di credito) ed emettine una nuova.

Perché una fattura intestata a un'azienda riporta i nomi degli ospiti?

Quando fatturi a un'azienda, il PDF aggiunge una riga Ospite/i con i nomi della persona che ha prenotato e degli ospiti di ogni camera, così l'azienda vede chi ha soggiornato. Una fattura intestata a un privato non mostra questa riga. Viene aggiunta automaticamente e non si può disattivare.

Perché non riesco a emettere una fattura?

Quando manca qualcosa, il motivo compare in rosso in fondo al pannello, accanto al totale. Le cause più comuni sono:

Dati del cliente mancanti. Controlla i dati obbligatori del destinatario. Verifica che la partita IVA sia valida su VIES.
Caratteri speciali. Togli i simboli da campi come l'indirizzo e il CAP.
Un numero di documento nel campo del codice fiscale. Le prenotazioni che arrivano da un canale a volte riportano lì un numero di passaporto o di carta d'identità. Apri la prenotazione, modifica i dati del cliente e correggilo.
Informazioni sulla società incomplete. Vedi la domanda successiva.

Perché la mia fatturazione non può essere attivata?

Di solito perché mancano alcune informazioni sulla società o sono errate. Vai su Fatture → Impostazioni → Informazioni sulla società e controlla ragione sociale, numero di iscrizione, indirizzo e partita IVA. Se ricevi un errore sulla partita IVA, togli il codice del paese davanti (ad esempio IT), salva e riprova.

Posso cambiare il numero di una fattura già emessa?

No. Una volta emessa, una fattura mantiene il suo numero. Un nuovo nome della serie vale solo per le fatture emesse dopo la sua applicazione. Se vuoi una nuova sequenza per l'anno, cambia il nome della serie prima di emettere la prima fattura dell'anno.

Cosa succede se una fattura è stata sovrapagata?

Puoi rimborsare la differenza all'ospite o tenerla come saldo per una prenotazione futura.

Che rapporto c'è tra conti e fatture?

Un conto raggruppa gli addebiti di una prenotazione. Gli addebiti già fatturati sono in un conto chiuso; quelli non ancora fatturati restano nel conto aperto. Annullando una fattura, i suoi addebiti tornano modificabili e fatturabili.

Ho fatturato la prenotazione, ma alcuni addebiti devono ancora essere fatturati. Perché?

Ogni fattura chiude il conto da cui viene emessa. Gli addebiti che non hai incluso, e quelli aggiunti dopo, come un addebito del ristorante o del bar, passano a un nuovo conto aperto della stessa prenotazione, e quel conto ha bisogno di una sua fattura. Per controllare, apri la prenotazione e vai alla scheda Conti: ogni conto fatturato mostra il numero della fattura, quindi un conto senza numero deve ancora essere fatturato. Prima di annullare una fattura che pensi sia un duplicato, controlla lì a quale conto appartiene.

Che differenza c'è tra una pro forma e una fattura emessa?

Una pro forma è un documento preliminare che puoi modificare e condividere prima che la vendita sia definitiva. Non chiude i conti e non fa parte dei tuoi registri fiscali. Una fattura emessa è definitiva. Puoi convertire una pro forma in una fattura emessa — vedi come creare e gestire le fatture pro forma.

Perché non trovo la fattura di un ospite straniero nel portale dell'Agenzia delle Entrate?

Le fatture intestate a un cliente estero vengono inviate allo SdI con codice destinatario XXXXXXX. Nel portale dell'Agenzia delle Entrate, cercale con questo codice destinatario e non con il codice fiscale dell'ospite. Se non trovi ancora la fattura, scrivici a [email protected].

Perché una notte compare su una riga a parte con un prezzo leggermente diverso?

Quando il totale di un soggiorno non si divide esattamente per il numero di notti, il prezzo viene distribuito sulle notti e l'ultima notte riceve i centesimi rimanenti. Ad esempio, 200 € per 3 notti diventano 66,67 €, 66,67 € e 66,66 €. Se le tue fatture sono impostate su Semplificata, le notti con lo stesso prezzo vengono raggruppate in una sola riga, quindi quell'ultima notte compare su una riga a parte. Il totale della fattura corrisponde sempre al totale della prenotazione.

Come creare, gestire e scaricare le fatture