Panoramica

Questo articolo spiega come creare, gestire e scaricare le fatture. Viene anche indicato quali informazioni sono obbligatorie prima dell’emissione.

È fondamentale inserire correttamente i dati dell’azienda e del cliente. Informazioni mancanti o errate possono impedire l’emissione della fattura.

Comprendere la differenza tra ospite e cliente della fattura

Quando emetti una fattura da una prenotazione, è importante distinguere tra l'ospite e il cliente della fattura.

L'ospite è associato alla prenotazione e rappresenta la persona che ha soggiornato.
Il cliente della fattura è il destinatario legale del documento.
Ospite e cliente della fattura possono essere la stessa persona, ma non è obbligatorio.

Ad esempio, un ospite può soggiornare nella struttura mentre la fattura è intestata a:

Un'azienda
Un'agenzia
Un altro soggetto

Selezionare o modificare il cliente della fattura:

Non cambia l’ospite
Non modifica la prenotazione
Non incide su addebiti o pagamenti

Le fatture vengono sempre generate dalla prenotazione e dai relativi addebiti. La scelta del cliente della fattura serve solo a definire a chi sarà intestato il documento.

Prima di iniziare

Prima di creare una fattura, assicurati che:

Hai accesso al menu Admin.
Il tuo profilo di fatturazione sia completo.
I dati obbligatori del cliente e dell’azienda siano corretti.
I pagamenti legati alle prenotazioni siano stati registrati, se richiesto.

Se mancano dati obbligatori o non sono validi, l’emissione della fattura potrebbe non riuscire.

Istruzioni passo passo

1. Accedi all’area Fatture

Accedi al menu Admin.
Vai su Fatture → Fatture.
Da qui puoi:
- Visualizzare tutte le fatture
- Scaricare, inviare o annullare le fatture esistenti

2. Controlla i dati obbligatori

Prima di emettere una fattura, verifica che tutti i campi richiesti siano completi, in base al tipo di destinatario.

Per aziende:
- Ragione sociale
- Indirizzo completo:
  - Via
  - CAP (5 cifre)
  - Città
  - Paese
- Partita IVA:
  - Deve essere valida legalmente e sintatticamente
  - Per aziende extra UE può essere omessa se non esiste un sistema IVA equivalente
Per persone fisiche (ospiti):
- Nome e cognome
- Indirizzo completo:
  - Via
  - CAP (5 cifre)
  - Città
  - Paese
- Codice fiscale:
  - Deve essere valido legalmente e sintatticamente
  - Per ospiti stranieri può essere lasciato vuoto, salvo identità fiscale locale
  - Se il CAP non è noto, si può usare un valore segnaposto (es. 00000)
Codice destinatario (opzionale)
Se presente, la fattura viene trasmessa automaticamente tramite il sistema di fatturazione elettronica.

3. Creare una fattura

Dalla prenotazione
- Vai su Prenotazioni
- Apri la prenotazione
- Vai nella scheda Fatture
- Clicca su Genera una fattura
- Scegli il destinatario: ospite o cliente
- Seleziona gli importi da includere
- Clicca su Genera

📌 Nota: È possibile creare più fatture per la stessa prenotazione. Se non tutti i pagamenti sono stati registrati, la fattura rimane modificabile. Una volta registrati tutti i pagamenti, la fattura diventa definitiva e non può più essere modificata.

Devi fatturare più prenotazioni o conti contemporaneamente?

Per fatturare più conti in una volta — più prenotazioni o conti di visitatori — usa la pagina Conti. Vedi Come trovare, fatturare e registrare i pagamenti dei tuoi conti in un solo posto.

4. Scegliere tra fattura dettagliata e semplificata

Sono disponibili due formati:

Dettagliata: mostra i costi per notte
Semplificata: raggruppa per tipologia (es. alloggio, extra)

Per impostare il formato predefinito:

Vai su Fatture → Impostazioni
Seleziona Dettagliata o Semplificata
Clicca su Salva

📌 Nota: Il formato selezionato si applica solo alle nuove fatture. Le fatture esistenti non verranno modificate.

5. Stato delle fatture e dei pagamenti

Stato fattura:
- Pro Forma: un documento preliminare non fiscale. Può essere modificato, inviato al cliente e successivamente convertito in fattura finale emessa. Le fatture Pro Forma hanno una sezione dedicata in Fatture → Fatture Pro Forma e seguono una numerazione sequenziale separata
- Emessa: la fattura è definitiva e non modificabile. Per modificarla, è necessario annullarla
- Annullata: la fattura è stata invalidata
Stato pagamento:
- Pagata: l’intero importo è stato ricevuto
- Non pagata: nessun pagamento registrato
- Parziale: pagamento ricevuto solo in parte
- Sovrapagata: l’importo ricevuto è superiore al totale della fattura

6. Inviare, scaricare o annullare una fattura

Vai su Fatture → Fatture
Trova la fattura che ti interessa
Clicca sul menu con tre puntini per:
- Visualizzare i dettagli
- Scaricare il PDF
- Inviare la fattura via email
- Annullare la fattura

Domande frequenti

Perché non riesco a emettere una fattura?

Probabilmente mancano dei dati obbligatori o non sono validi. Controlla che:

I dati aziendali siano completi
La partita IVA o il codice fiscale sia corretto
I campi relativi all’indirizzo siano compilati correttamente
I pagamenti siano stati registrati, se richiesto

Posso modificare una fattura emessa?

No. Una volta emessa, una fattura non può essere modificata. È necessario annullarla e crearne una nuova.

Da dove posso creare le fatture?

Puoi creare fatture da una prenotazione (scheda Fatture della prenotazione). Per fatturare più prenotazioni o conti di visitatori in una volta, usa la pagina Conti — vedi Come trovare, fatturare e registrare i pagamenti dei tuoi conti in un solo posto. Puoi anche creare fatture Pro Forma (documenti preliminari non fiscali) — vedi Come creare e gestire le fatture Pro Forma.

Posso azzerare la numerazione delle fatture?

La numerazione delle fatture non può essere modificata retroattivamente. Ti consigliamo di controllare o aggiornare la numerazione solo all’inizio del nuovo anno solare, prima di emettere qualsiasi fattura. Una volta emessa una fattura, il numero e il prefisso sono bloccati e non possono essere modificati.

Cosa succede se una fattura è stata sovrapagata?

Puoi emettere un rimborso oppure utilizzare l’importo in eccesso per una prenotazione futura.

Come creare, gestire e scaricare le fatture