I preventivi consentono di inviare a un ospite una o più opzioni di camere prenotabili tramite un unico link. L'ospite apre una landing page nella propria lingua, confronta le opzioni, ne sceglie una e può pagare online direttamente lì. Quando accetta, l'opzione scelta diventa una prenotazione confermata e le altre opzioni vengono annullate automaticamente.
Utilizzi i preventivi per richieste dirette, richieste di gruppo, ospiti abituali o ogni volta che desidera offrire una scelta senza scambiarsi PDF avanti e indietro.
📌 Nota
I preventivi sono disponibili con Advanced. Se la sua struttura è su Core, contatti Amenitiz per informazioni sull'aggiornamento.
Prima di iniziare
Per consentire agli ospiti di pagare online, AmenitizPay deve essere attivo sulla sua struttura.
Le occorre almeno una tipologia di camera, un piano tariffario e un profilo ospite nel suo elenco clienti per creare il suo primo preventivo.
Imposti il paese nel profilo dell'ospite prima dell'invio — determina la lingua che l'ospite vede sul preventivo.
Un preventivo blocca le camere nel suo inventario non appena viene creato. Lo tenga presente quando offre diverse opzioni a un ospite.
Configurare le impostazioni dei preventivi
Vada su Planning → Preventivi → Impostazioni.
Attivi Scadenza automatica dei preventivi se desidera che i preventivi si annullino da soli dopo un tempo prestabilito.
Imposti Scadenza dopo (ore). Il valore predefinito è 12 ore.
Attivi Invia automaticamente l'email di conferma per inviare un'email all'ospite non appena crea il preventivo.
Attivi Includi il pulsante di pagamento nell'email per aggiungere un pulsante AmenitizPay all'email.
Personalizzare la landing page dell'ospite
Vada su Planning → Preventivi → Impostazioni e apra la sezione Landing page.
Scriva un Messaggio di benvenuto per ciascuna lingua supportata.
Carichi un'Immagine di copertina (JPG o PNG).
Scelga un Colore d'accento per i pulsanti e gli elementi in evidenza della pagina.
Attivi Mostra le condizioni di prenotazione per visualizzare le sue condizioni e la politica di cancellazione sulla pagina.
Clicchi su Salva.
Creare e inviare un preventivo
Può avviare un preventivo da due punti:
Vada su Planning → Preventivi e clicchi su Crea preventivo.
Oppure apra il suo calendario, clicchi sulla data e sulla camera che desidera offrire e scelga Crea preventivo.
Entrambi i percorsi aprono lo stesso modulo. Quindi:
Scelga un ospite esistente o ne crei uno nuovo. Il paese nel profilo dell'ospite imposta la lingua del preventivo — si assicuri che sia compilato.
Scelga la camera, le date di arrivo e partenza, l'occupazione e il piano tariffario. Può aggiungere più camere alla stessa opzione — ad esempio due matrimoniali e una suite per un gruppo familiare.
Modifichi il prezzo totale per ciascuna camera nell'opzione. Il totale dell'opzione è la somma di tutti i prezzi delle camere e degli extra.
Aggiunga eventuali extra dal suo catalogo.
Clicchi su Aggiungi un'altra opzione per offrire alternative. Può aggiungere fino a 3 opzioni per preventivo.
Aggiunga una nota per l'ospite (facoltativo).
Attivi Richiedi pagamento se desidera che l'ospite paghi al momento dell'accettazione.
Clicchi su Invia.
Se le email automatiche sono attivate, l'ospite riceve il preventivo immediatamente. In caso contrario, il preventivo rimane nell'elenco dei preventivi finché non lo invia nuovamente.
Cosa vede il suo ospite
L'ospite riceve un'email nella lingua del proprio paese con il nome e il logo del suo hotel, le date proposte, le camere e il prezzo totale. Il link apre una landing page ottimizzata per dispositivi mobili dove l'ospite:
Vede il suo messaggio di benvenuto e l'immagine di copertina.
Confronta ciascuna opzione fianco a fianco, con foto delle camere, descrizioni, extra e prezzo totale.
Vede il piano di pagamento, se applicabile.
Vede le sue condizioni di cancellazione e prenotazione, se attivate.
Vede la data e l'ora di scadenza, se la scadenza automatica è attiva.
L'ospite clicca su Conferma sull'opzione scelta. Se ha richiesto il pagamento, viene indirizzato al checkout AmenitizPay. Una volta effettuato il pagamento, la prenotazione viene confermata e le altre opzioni vengono annullate automaticamente. L'ospite riceve quindi un'email di conferma separata che riepiloga la prenotazione.
Stati del preventivo
Ogni preventivo nel suo elenco mostra uno dei quattro stati:
Attivo — l'ospite può ancora aprire il link, confrontare le opzioni e accettare.
Accettato — l'ospite (o lei, per suo conto) ha approvato un'opzione. L'opzione scelta diventa una prenotazione confermata.
Annullato — ha annullato il preventivo manualmente.
Scaduto — è intervenuta la scadenza automatica. Il preventivo non accetta più risposte.
Gestire un preventivo dopo l'invio
Vada su Planning → Preventivi.
Trovi il preventivo nell'elenco. Può filtrare per stato, cercare per nome o email dell'ospite e ordinare per data di scadenza.
Clicchi su Invia di nuovo per inviare nuovamente l'email con lo stesso link.
Clicchi su Modifica per cambiare il commento, il cliente, i prezzi delle camere, il numero di ospiti in una camera, gli extra o le condizioni di prenotazione e cancellazione mostrate all'ospite. Può anche aggiungere o rimuovere camere in un'opzione. Le date non possono essere modificate — annulli e ricrei il preventivo se occorre cambiarle.
Clicchi su Annulla per liberare le camere e contrassegnare il preventivo come annullato.
Clicchi su Approva per confermare il preventivo per conto dell'ospite, ad esempio dopo una telefonata.
Nella vista dettaglio di un preventivo può anche vedere chi lo ha approvato — l'ospite o un membro del team — e quando.
Regole importanti
📌 Nota: la scadenza è globale. Ogni preventivo utilizza lo stesso valore di Scadenza dopo definito nelle impostazioni dei preventivi. Non è possibile impostare un valore diverso per ogni preventivo.
📌 Nota: un preventivo blocca le camere nel suo calendario e aggiorna il suo inventario non appena viene creato. Quando l'ospite accetta un'opzione, le camere nelle altre opzioni vengono liberate automaticamente. Anche i preventivi annullati e scaduti liberano le proprie camere.
⚠️ Avviso: la lingua che l'ospite vede è determinata dal paese nel suo profilo. Se il paese è mancante o errato, il preventivo potrebbe essere inviato nella lingua sbagliata. Verifichi sempre il paese dell'ospite prima dell'invio.
⚠️ Avviso: l'annullamento di un preventivo non invia un'email all'ospite. Se desidera informarlo, invii un suo messaggio.
💡 Suggerimento: se modifica un preventivo dopo che l'ospite ha già aperto la pagina, gli chieda di aggiornarla per vedere la modifica.
FAQ
Posso inserire più camere nella stessa opzione?
Sì. Una singola opzione può contenere più camere — utile per gruppi familiari, piccoli gruppi o qualsiasi prenotazione in cui l'ospite desidera prendere più di una camera insieme. Il totale dell'opzione è la somma di tutti i prezzi delle camere e degli extra.
Posso impostare una scadenza diversa per ogni preventivo?
No. La scadenza è globale e si applica a ogni preventivo che invia. Se le occorre un'eccezione una tantum, disattivi la scadenza automatica nelle impostazioni, invii il preventivo e lo annulli manualmente quando è pronto.
Cosa succede alle altre opzioni quando un ospite ne accetta una?
Vengono annullate automaticamente. L'ospite può scegliere una sola opzione e le altre vengono liberate in modo che le camere tornino prenotabili.
L'ospite riceve un'email quando un preventivo scade?
No. La scadenza è silenziosa — il preventivo viene annullato e la landing page mostra un messaggio di scadenza se l'ospite la apre. Per dare seguito, invii un nuovo preventivo.
Un ospite può pagare solo un acconto invece dell'importo totale?
Sì, se il suo piano tariffario prevede un acconto. Il piano di pagamento mostrato all'ospite riflette quanto configurato nel piano tariffario.
Posso modificare un preventivo dopo che l'ospite lo ha accettato?
Sì. Finché la prenotazione non è completamente confermata, può modificare il commento, riassegnare il cliente, regolare i prezzi delle camere, il numero di ospiti, gli extra e le condizioni, e aggiungere o rimuovere camere in un'opzione. Le date non possono essere modificate dopo la creazione.
Il preventivo blocca la camera nel mio calendario?
Sì, dal momento in cui lo crea. Un preventivo in sospeso blocca le camere e aggiorna il suo inventario finché il preventivo non viene approvato (le camere rimangono con la prenotazione confermata) o annullato / scaduto (le camere vengono liberate).
Come faccio a sapere se un ospite o un membro del team ha approvato un preventivo?
Apra la vista dettaglio del preventivo in Planning → Preventivi. La riga di approvazione mostra se il preventivo è stato approvato dall'ospite o da un membro del team, il nome del membro del team (se applicabile) e la data e l'ora.
In quale lingua l'ospite vede il preventivo?
L'ospite vede il preventivo nella lingua del paese selezionato nel suo profilo — ad esempio, un ospite con paese Francia vede il preventivo in francese. Se il paese non è impostato, il preventivo utilizza come ripiego la lingua predefinita del suo hotel.
Posso creare un preventivo dal calendario?
Sì. Apra il suo calendario, clicchi sulla data e sulla camera che desidera offrire e scelga Crea preventivo. Si apre lo stesso modulo come se avesse iniziato da Planning → Preventivi.