Panoramica

Imposta modelli di email che Amenitiz invia automaticamente ai tuoi ospiti nei momenti chiave del loro soggiorno — conferma di prenotazione, promemoria pre-arrivo, messaggi di ringraziamento post-soggiorno e qualsiasi punto di contatto personalizzato.

Puoi usarlo per:

Confermare le prenotazioni nel momento in cui vengono effettuate
Inviare info pre-arrivo (indicazioni, orario di check-in, parcheggio)
Fare follow-up dopo il soggiorno (richiesta di recensione, offerta di ritorno)
Inviare qualsiasi messaggio personalizzato in un momento scelto prima o dopo la prenotazione

Prima di iniziare

Devi avere accesso da amministratore al tuo account Amenitiz.
Il modello di conferma prenotazione esiste già per ogni struttura — puoi modificarne il contenuto ma non puoi eliminarlo né disattivarlo.
Tutti gli altri modelli sono personalizzati e sotto il tuo pieno controllo. Non c'è un limite al numero di modelli che puoi creare.
Gli allegati possono essere solo JPG, PNG o PDF.
Scrivi ogni modello una volta nella lingua predefinita della tua struttura e Amenitiz lo userà per ogni ospite, oppure compila una versione per lingua per un controllo più fine.

Istruzioni passo dopo passo

Aprire l'elenco dei modelli

Nella barra laterale, vai su Impostazioni → Modelli, oppure apri la scheda Messaggi e seleziona Modelli.

Creare un nuovo modello

Clicca su + Nuovo modello.
Compila i campi:
- Nome modello — riferimento interno, non visibile agli ospiti
- Metodo di invio — Email, Messaggistica OTA o "Messaggistica OTA se non è fornita un'email"
- Oggetto dell'email — la riga dell'oggetto; usa variabili per personalizzare
- Corpo del modello — il contenuto del messaggio; usa variabili per personalizzare
- Documenti — allega file JPG / PNG / PDF (opzionale)
- Orario di invio — quando deve partire l'email (vedi Opzioni di trigger sotto)
- Prenotazioni manuali — attiva l'opzione per inviare anche alle prenotazioni che crei manualmente
- Camere — limita il modello a camere specifiche (di default si applica a tutte)
- Attivazione — attiva o disattiva senza eliminare
Clicca su Anteprima per vedere come apparirà l'email all'ospite, con dati di esempio.
Clicca su Salva.

Opzioni di trigger

Un modello può essere inviato in uno qualsiasi di questi momenti:

Subito dopo la prenotazione — inviato pochi minuti dopo la creazione della prenotazione
N giorni dopo la prenotazione — per esempio, 3 giorni dopo che l'ospite ha prenotato
N giorni prima dell'arrivo — per esempio, 2 giorni prima del check-in (promemoria pre-arrivo)
N giorni dopo l'arrivo — per esempio, 1 giorno dopo il check-in (messaggio di benvenuto)
N giorni prima della partenza — per esempio, 1 giorno prima del check-out (offerta di late checkout)
N giorni dopo la partenza — per esempio, 2 giorni dopo il check-out (ringraziamento, richiesta di recensione)

Puoi anche impostare l'ora del giorno in cui l'email deve partire (es. 09:00). Gli orari vengono applicati nel fuso orario della tua struttura.

Variabili disponibili

Inserisci questi segnaposto nell'oggetto o nel corpo — Amenitiz li sostituisce con i valori reali della prenotazione al momento dell'invio.

Ospite

{{ civility_title }} — Sig., Sig.ra, Mr., Ms., …
{{ first_name }}, {{ last_name }}

Prenotazione

{{ reservation_number }}
{{ arrival_date }}, {{ departure_date }}
{{ room_name }}
{{ number_of_people }}, {{ number_of_rooms }}

Pagamento

{{ total_price }}
{{ amount_paid }}, {{ amount_due }}
{{ payment_status }} — pagato / non pagato / in corso
{{ payment_type }}

Struttura

{{ hotel_name }}, {{ hotel_address }}
{{ hotel_email }}, {{ hotel_phone }}

Check-in online (CheKin)

{{ chekin_signup_form_links }} — link al check-in online dell'ospite
{{ chekin_remote_access_urls }} — codici di serratura smart / accesso remoto

Come funzionano le lingue

Amenitiz sceglie la lingua giusta per ogni ospite seguendo questo ordine:

La lingua preferita dell'ospite, se conosciuta e supportata dalla tua struttura
La lingua più comune del paese dell'ospite
La lingua predefinita della tua struttura come ultimo ripiego

Basta creare ogni modello una sola volta nella tua lingua predefinita. Se vuoi una formulazione più precisa per un mercato specifico, compila anche l'oggetto e il corpo in quella lingua — Amenitiz la userà quando pertinente.

Regole importanti

📌 Nota — Il modello Conferma prenotazione viene creato automaticamente per ogni struttura. Puoi modificarne il contenuto ma non puoi eliminarlo né disattivarlo.

Importante — Le prenotazioni manuali (quelle che crei tu nell'amministrazione) non ricevono le email automatizzate per impostazione predefinita. Attiva l'opzione Prenotazioni manuali sul modello se vuoi che le ricevano.

⚠️ Attenzione — Le prenotazioni cancellate smettono di ricevere le email programmate immediatamente. Un ospite che cancella prima dell'invio del promemoria pre-arrivo non lo riceverà.

Guarda il nostro tutorial

Domande frequenti

Posso inviare messaggi automatici via WhatsApp?

No, WhatsApp non è supportato per i messaggi automatici al momento. Puoi inviare via email, chat di Booking.com o chat di Airbnb.

Un ospite che ha prenotato tramite Booking.com o Airbnb riceverà la mia email?

Sì, se imposti Metodo di invio su Messaggistica OTA (Booking.com & Airbnb) o Messaggistica OTA se non è fornita un'email. Il messaggio arriva nella chat interna dell'OTA. Le prenotazioni Booking.com che usano un'email alias passano sempre per la chat dell'OTA.

Quali tipi di file posso allegare?

Solo file JPG, PNG e PDF. Altri tipi di file non sono accettati.

Posso avere oggetto e corpo diversi per lingua?

Sì. Ogni modello memorizza un oggetto, un corpo e un elenco di allegati per lingua. Compilarli è opzionale — Amenitiz usa la versione nella lingua predefinita della struttura se una lingua è vuota.

C'è un limite al numero di modelli che posso creare?

No, puoi creare tutti i modelli personalizzati che vuoi.

Posso inviare un'email di prova a me stesso?

Usa il pulsante Anteprima sul modulo del modello — ti mostra esattamente come apparirà l'email a un ospite, con dati di esempio.

Cosa succede alle email programmate se la prenotazione viene cancellata?

Qualsiasi email programmata per quella prenotazione viene cancellata automaticamente. L'ospite non riceverà più email automatizzate per quella prenotazione.

Come creare email automatizzate per i tuoi ospiti