Os e-mails automáticos ajudam-no a comunicar com os seus hóspedes ao longo de toda a jornada — desde a confirmação da reserva até às instruções antes da chegada e o acompanhamento pós-estadia — sem precisar de enviar as mensagens manualmente.

Este guia explica como funcionam, como gerir o e-mail de confirmação e como criar e personalizar outras mensagens automáticas.

Aceda aos seus modelos de e-mail

Todos os modelos de e-mail — incluindo a confirmação de reserva e outras mensagens automáticas — são geridos no menu lateral, em Mensagens > Modelos.

A partir daí, pode:

Ver e editar os seus e-mails automáticos existentes
Criar novas mensagens para momentos específicos da jornada do hóspede
Adicionar ou atualizar o conteúdo adicional incluído no e-mail de confirmação

Compreender e gerir o e-mail de confirmação

O e-mail de confirmação é enviado automaticamente aos hóspedes assim que finalizam uma reserva através do seu motor de reservas. Inclui todos os detalhes essenciais da reserva, bem como um lembrete das suas condições comerciais (como a política de cancelamento e as condições de pagamento). Garante que o hóspede recebe um resumo claro e preciso, sem qualquer ação manual da sua parte.

Exemplo: Se um hóspede reservar três noites no seu quarto duplo superior, receberá de imediato um e-mail com as datas de check-in e check-out, o preço total, o método de pagamento e a política de cancelamento.

Como funciona o e-mail de confirmação

É enviado automaticamente para reservas feitas através do seu motor de reservas.
Hóspedes que reservam por OTAs (como Booking.com ou Expedia) recebem a confirmação diretamente da OTA.
Para reservas inseridas manualmente, o e-mail de confirmação não é enviado por defeito, mas pode enviá-lo manualmente a partir da página da reserva.
O idioma do e-mail é definido com base no país selecionado pelo hóspede no momento da reserva (se houver tradução disponível). Se não for selecionado nenhum país, o e-mail será enviado no idioma predefinido.

Nota: Se adicionar uma reserva manual sem indicar o país do cliente, o e-mail será enviado no idioma predefinido da sua conta.

Adicionar informação adicional ao e-mail de confirmação

Embora a estrutura, os dados da reserva e o momento de envio não possam ser alterados — para garantir a precisão da informação — pode adicionar conteúdo personalizado ao final do e-mail no editor de modelos.

Pode incluir:

Informações sobre a chegada (como estacionamento ou instruções de acesso)
Regras da casa ou políticas da propriedade
Serviços adicionais ou opções de upgrade
Recomendações locais ou uma mensagem de boas-vindas
Imagens ou ficheiros anexos, como um guia de boas-vindas, mapa da propriedade ou menu

Este conteúdo extra será sempre exibido abaixo dos dados de reserva e das condições de venda.

Criar e gerir outros e-mails automáticos

Além do e-mail de confirmação, pode criar e agendar outras mensagens automáticas em Mensagens > Modelos para enriquecer a experiência dos seus hóspedes. Estas mensagens podem ser enviadas antes da chegada, durante a estadia ou após o check-out para partilhar informações úteis, promover serviços adicionais ou recolher feedback.

Como funcionam os e-mails automáticos

São enviados por defeito a todos os hóspedes que reservem através do seu motor ou de OTAs ligadas ao seu channel manager.
Pode optar por enviá-los também para reservas manuais.
Só são enviados para reservas futuras. Se criar um e-mail depois de receber a reserva, este não será enviado para essa reserva.

Gestão

Alterações de conteúdo: a nova versão será enviada para todas as reservas futuras, mesmo que tenham sido feitas antes da alteração.
Alterações de configuração: aplicam-se apenas às novas reservas recebidas após a alteração.
Agendamento: pode definir quantos dias antes ou depois do evento o e-mail deve ser enviado e a hora exata.

Importante: Se uma reserva não tiver um endereço de e-mail (por exemplo, se a OTA não o partilhar), o e-mail automático não será enviado.

Exemplo: Pode programar um e-mail “Bem-vindo à nossa propriedade” para ser enviado dois dias antes da chegada às 10:00 com horários de check-in, previsão do tempo e ofertas de upgrade, e um e-mail “Obrigado pela sua estadia” no dia seguinte ao check-out com um link para deixar uma avaliação.

Perguntas frequentes

O que acontece se configurar um e-mail para um tipo de quarto específico, mas a reserva incluir vários tipos?

O e-mail será enviado na mesma. Por exemplo, se estiver configurado para reservas no Quarto Deluxe e a reserva também incluir um Quarto Standard, o hóspede receberá o e-mail.

Posso enviar e-mails automáticos para reservas inseridas manualmente?

Sim. Pode ativar essa opção em “Enviar este e-mail para reservas criadas manualmente” nas definições do e-mail. Se estiver desativada, as reservas manuais não irão receber o e-mail automático.

Qual o fuso horário utilizado para o envio dos e-mails automáticos?

Todos os e-mails automáticos são enviados com base no fuso horário CET/CEST (hora de Madrid), independentemente da localização do hóspede.

Como gerir os e-mails automáticos