Os e-mails automáticos permitem comunicar com os hóspedes ao longo da sua estadia — da confirmação da reserva às instruções antes da chegada e ao seguimento após a saída — sem enviar cada mensagem à mão.

Este guia explica como funciona o e-mail de confirmação, como tratar as reservas manuais e como criar outras mensagens automáticas.

Todos os modelos — e-mail de confirmação e e-mails automáticos — são geridos em Mensagens > Modelos (ou no novo caminho Definições > Modelos). A partir daí pode:

• Ver e editar os e-mails automáticos existentes

• Criar novas mensagens para momentos específicos da estadia

• Adicionar ou atualizar o conteúdo personalizado incluído no e-mail de confirmação

O e-mail de confirmação é uma mensagem automática enviada ao hóspede assim que conclui uma reserva no seu motor de reservas. Inclui os detalhes da reserva e um lembrete das suas condições de venda (política de cancelamento, condições de pagamento).

• Motor de reservas — envio automático.

• OTAs (Booking.com, Expedia, etc.) — o hóspede recebe a confirmação diretamente da OTA.

• Reservas adicionadas manualmente — não é enviado automaticamente. Pode acioná-lo manualmente na página da reserva (ver abaixo).

Quando cria uma reserva no painel, o e-mail de confirmação do sistema não é enviado. Para o enviar:

1. Abra a reserva no painel.

2. Clique em Enviar e-mail de confirmação.

3. O e-mail é enviado imediatamente ao titular da reserva (e aos hóspedes, se aplicável).

O idioma é definido pelo país do hóspede no momento da reserva, quando existe tradução. Se não for selecionado nenhum país (inclusive nas reservas manuais sem país), o e-mail é enviado no seu idioma padrão.

Os dados principais da reserva, a estrutura e o momento de envio não podem ser alterados — é isso que garante que os hóspedes recebem informações fiáveis. Pode, ainda assim, adicionar o seu conteúdo ao fim do e-mail a partir do editor de modelos.

Use-o para partilhar:

• Detalhes de chegada e check-in (estacionamento, instruções de acesso)

• Regulamento interno e políticas do alojamento

• Serviços extra ou upgrades disponíveis

• Recomendações locais ou uma mensagem de boas-vindas

• Imagens ou anexos (guia de boas-vindas, mapa, menu)

O seu conteúdo personalizado aparece sempre abaixo dos dados da reserva e das condições de venda.

Exemplo de e-mail de confirmação:

Além da confirmação, pode programar outros e-mails automáticos em Mensagens > Modelos para partilhar informações, fazer upsell ou recolher feedback antes, durante ou após a estadia.

• Enviados por defeito aos hóspedes que reservam através do seu motor ou das OTAs ligadas pelo channel manager.

• Podem estender-se às reservas adicionadas manualmente ativando a opção Enviar este e-mail também às reservas criadas manualmente no e-mail.

• Enviados apenas para reservas futuras. Se criar um e-mail automático depois de receber uma reserva, essa reserva não o recebe.

• Se uma reserva chega perto ou depois do horário programado, o sistema tenta mesmo assim enviar a mensagem — pode haver um atraso até 30 minutos.

• Alterações de conteúdo — o novo texto aplica-se a todas as reservas futuras, incluindo as feitas antes da alteração.

• Alterações de configuração (horário, evento gatilho, quarto, opção para reservas manuais) — aplicam-se apenas às reservas recebidas depois da alteração.

• Programação — envio imediato após um evento (por exemplo, ao criar a reserva) ou com um desfasamento definido (dias antes ou depois do evento) e uma hora concreta.

Também pode enviar os detalhes manualmente por WhatsApp, diretamente a partir da plataforma Amenitiz — no desktop e na app móvel.