Os orçamentos permitem-lhe enviar ao hóspede uma ou mais opções de quarto reserváveis num único link. O hóspede abre uma página de destino no seu idioma, compara as opções, escolhe uma e pode pagar online de imediato. Quando aceita, a opção escolhida torna-se uma reserva confirmada e as restantes opções são canceladas automaticamente.
Utilize os orçamentos para pedidos diretos, pedidos de grupo, hóspedes recorrentes ou sempre que quiser oferecer opções sem trocar PDFs de um lado para o outro.
📌 Nota
Os orçamentos estão disponíveis no Advanced. Se a sua propriedade tem o Core, contacte a Amenitiz para saber mais sobre a atualização.
Antes de começar
Para permitir que os hóspedes paguem online, o AmenitizPay tem de estar ativo no seu alojamento.
Necessita de, pelo menos, um tipo de quarto, um plano tarifário e um perfil de hóspede na sua lista de clientes para criar o seu primeiro orçamento.
Defina o país no perfil do hóspede antes de enviar — é o que determina o idioma que o hóspede vê no orçamento.
Um orçamento reserva os quartos no seu inventário assim que o cria. Tenha isto em conta ao oferecer várias opções a um hóspede.
Configure as definições dos seus orçamentos
Vá a Planeamento → Orçamentos → Definições.
Ative Expirar orçamentos automaticamente se quiser que os orçamentos se cancelem sozinhos após um período definido.
Defina Expirar após (horas). O valor predefinido é 12 horas.
Ative Enviar email de confirmação automaticamente para enviar o email ao hóspede assim que criar o orçamento.
Ative Incluir botão de pagamento no email para adicionar um botão AmenitizPay ao email.
Personalize a página de destino do hóspede
Vá a Planeamento → Orçamentos → Definições e abra a secção Página de destino.
Escreva uma Mensagem de boas-vindas para cada idioma que suporta.
Carregue uma Imagem de capa (JPG ou PNG).
Escolha uma Cor de destaque para os botões e realces da página.
Ative Mostrar termos de reserva para apresentar os seus termos e a política de cancelamento na página.
Clique em Guardar.
Crie e envie um orçamento
Pode iniciar um orçamento a partir de dois locais:
Vá a Planeamento → Orçamentos e clique em Criar orçamento.
Ou abra o seu calendário, clique na data e no quarto que pretende oferecer e escolha Criar orçamento.
Ambas as vias abrem o mesmo formulário. De seguida:
Escolha um hóspede existente ou crie um novo. O país no perfil do hóspede define o idioma do orçamento — certifique-se de que está preenchido.
Escolha o quarto, as datas de chegada e partida, a ocupação e o plano tarifário. Pode adicionar vários quartos à mesma opção — por exemplo, dois duplos e uma suíte para um grupo familiar.
Edite o preço total de cada quarto na opção. O total da opção é a soma de todos os preços dos quartos e dos extras.
Adicione quaisquer extras do seu catálogo.
Clique em Adicionar outra opção para oferecer alternativas. Pode adicionar até 3 opções por orçamento.
Adicione uma nota para o hóspede (opcional).
Ative Solicitar pagamento se quiser que o hóspede pague ao aceitar.
Clique em Enviar.
Se os emails automáticos estiverem ativados, o hóspede recebe o orçamento de imediato. Caso contrário, o orçamento fica em espera na lista de Orçamentos até que o reenvie.
O que o seu hóspede vê
O hóspede recebe um email no idioma do seu país com o nome e o logótipo do seu hotel, as datas propostas, os quartos e o preço total. O link abre uma página de destino adaptada a dispositivos móveis onde:
Vê a sua mensagem de boas-vindas e a imagem de capa.
Compara cada opção lado a lado, com fotografias dos quartos, descrições, extras e preço total.
Vê o calendário de pagamentos, se aplicável.
Vê os seus termos de cancelamento e de reserva, se estiverem ativados.
Vê a data e a hora de expiração, se a expiração automática estiver ativada.
O hóspede clica em Confirmar na opção escolhida. Se tiver solicitado pagamento, é encaminhado para o checkout do AmenitizPay. Assim que o pagamento é concluído, a reserva é confirmada e as restantes opções são canceladas automaticamente. O hóspede recebe então um email de confirmação separado com o resumo da reserva.
Estados do orçamento
Cada orçamento na sua lista apresenta um de quatro estados:
Ativo — o hóspede ainda pode abrir o link, comparar opções e aceitar.
Aceite — o hóspede (ou o próprio, em nome dele) aprovou uma opção. A opção escolhida torna-se uma reserva confirmada.
Cancelado — cancelou o orçamento manualmente.
Expirado — a expiração automática foi acionada. O orçamento já não aceita respostas.
Faça a gestão de um orçamento após o envio
Vá a Planeamento → Orçamentos.
Encontre o orçamento na lista. Pode filtrar por estado, pesquisar por nome ou email do hóspede e ordenar por data de expiração.
Clique em Reenviar para enviar o email novamente com o mesmo link.
Clique em Editar para alterar o comentário, o cliente, os preços dos quartos, o número de hóspedes num quarto, os extras ou os termos de reserva e de cancelamento apresentados ao hóspede. Também pode adicionar ou remover quartos numa opção. As datas não podem ser editadas — cancele e recrie o orçamento se estas precisarem de ser alteradas.
Clique em Cancelar para libertar os quartos e marcar o orçamento como cancelado.
Clique em Aprovar para confirmar o orçamento em nome do hóspede, por exemplo, após um telefonema.
Na vista de detalhe de um orçamento, pode também ver quem o aprovou — o hóspede ou um colega de equipa — e quando.
Regras importantes
📌 Nota: a expiração é global. Todos os orçamentos utilizam o mesmo valor Expirar após definido nas suas definições de Orçamentos. Não existe uma substituição por orçamento.
📌 Nota: um orçamento reserva os quartos no seu calendário e atualiza o seu inventário assim que o cria. Quando o hóspede aceita uma opção, os quartos das restantes opções são libertados automaticamente. Os orçamentos cancelados e expirados também libertam os seus quartos.
⚠️ Aviso: o idioma que o hóspede vê é determinado pelo país no seu perfil. Se o país estiver em falta ou incorreto, o orçamento pode ser enviado no idioma errado. Verifique sempre o país do hóspede antes de enviar.
⚠️ Aviso: cancelar um orçamento não envia um email ao hóspede. Se quiser que ele saiba, envie a sua própria mensagem.
💡 Dica: se editar um orçamento depois de o hóspede já ter aberto a página, peça-lhe que a atualize para ver a alteração.
Perguntas frequentes
Posso colocar vários quartos na mesma opção?
Sim. Uma única opção pode conter vários quartos — útil para grupos familiares, pequenos grupos ou qualquer reserva em que o hóspede pretenda reservar mais do que um quarto em conjunto. O total da opção é a soma de todos os preços dos quartos e dos extras.
Posso definir uma expiração diferente para cada orçamento?
Não. A expiração é global e aplica-se a todos os orçamentos que enviar. Se precisar de uma exceção pontual, desative a expiração automática nas suas definições, envie o orçamento e cancele-o manualmente quando estiver pronto.
O que acontece às restantes opções quando um hóspede aceita uma?
São canceladas automaticamente. O hóspede só pode escolher uma opção e as restantes são libertadas para que os quartos voltem a ficar disponíveis para reserva.
O hóspede recebe um email quando um orçamento expira?
Não. A expiração é silenciosa — o orçamento é cancelado e a página de destino apresenta uma mensagem de expiração se o hóspede a abrir. Para dar seguimento, envie um novo orçamento.
Pode o hóspede pagar apenas um depósito em vez do valor total?
Sim, se o seu plano tarifário definir um depósito. O calendário de pagamentos apresentado ao hóspede reflete o que está configurado no plano tarifário.
Posso editar um orçamento depois de o hóspede o ter aceite?
Sim. Até a reserva estar totalmente confirmada, pode editar o comentário, reatribuir o cliente, ajustar os preços dos quartos, o número de hóspedes, os extras e os termos, e adicionar ou remover quartos numa opção. As datas não podem ser alteradas após a criação.
O orçamento bloqueia o quarto no meu calendário?
Sim, a partir do momento em que o cria. Um orçamento pendente reserva os quartos e atualiza o seu inventário até que o orçamento seja aprovado (os quartos permanecem com a reserva confirmada) ou cancelado / expirado (os quartos são libertados).
Como sei se foi um hóspede ou um colega de equipa a aprovar um orçamento?
Abra a vista de detalhe do orçamento em Planeamento → Orçamentos. A linha de aprovação mostra se foi o hóspede ou um colega de equipa a aprová-lo, o nome do colega de equipa (se aplicável) e a data e a hora.
Em que idioma o hóspede vê o orçamento?
O hóspede vê o orçamento no idioma do país selecionado no seu perfil — por exemplo, um hóspede com o país França vê o orçamento em francês. Se o país não estiver definido, o orçamento recorre ao idioma predefinido do seu hotel.
Posso criar um orçamento a partir do calendário?
Sim. Abra o seu calendário, clique na data e no quarto que pretende oferecer e escolha Criar orçamento. Abre-se o mesmo formulário que se tivesse começado a partir de Planeamento → Orçamentos.